Более 60% россиян предпочитают совершать покупки в интернете, а более 70% покупателей выбирают безналичный способ расчета. Поэтому предпринимателям важно принимать онлайн-оплаты, и делать это законно. Для приема платежей в интернете нужна облачная онлайн-касса.
Что такое облачная онлайн-касса
Это виртуальная касса, к которой ИП подключается через интернет. Но она отличается от привычного физического терминала.
Если вы работаете преимущественно онлайн, продаете или оказываете услуги, то такая касса вам подходит. Через нее проходят онлайн-платежи и отправляются электронные чеки.
Облачная касса, как правило, оформляется в аренду. Хранится в дата-центре и обслуживается компанией-арендодателем.
Функционал виртуальный кассы для интернет-магазина тот же, что и у привычного физического терминала. Проведение оплаты соответствует требованиям ФНС и 54-ФЗ.
Особенности облачной кассы для ИП
Как я уже сказал, цифровую кассу оформляют в аренду. Вместе с арендой компании-провайдеры предоставляют:
хранение ККТ в дата-центре;
удаленную регистрацию в ФНС;
договор с ОФД;
обслуживание и техническую поддержку;
выгодную ставку на комиссию интернет-эквайринга;
быстрое реагирование на сбои в цепочке оплаты.
Покупая физическую кассу, предприниматель не получает такого сервиса, а занимается обслуживанием самостоятельно. То, как выстроена работа с облачной кассой — и есть главная ее особенность.
Отмечу, самостоятельно хранить кассу сложно: нужен стабильный интернет, сотрудник в найме или на аутсорсе, разбирающийся в ККТ (на случай сбоя).
Фискализация онлайн-платежей и отсутствие бумажного чека.
Облачная онлайн-касса подходит ИП, если клиенты оплачивают покупки/услуги через сайт/интернет-магазин/социальные сети/мессенджеры. После покупки клиент получает электронный чек на почту или по СМС. Бумажный чек виртуальная касса не печатает.
Автоматическое закрытие/открытие смены.
На облачной кассе не надо открывать и закрывать смены, как на стационарной. Весь процесс автоматизирован. Виртуальная касса работает 24/7: проводит платеж и отправляет чеки круглосуточно.
Интеграция с CMS и интернет-эквайрингом.
Облачная касса подключается практически к любой CMS интернет-магазина (у каждого провайдера свои условия, узнавайте заранее подходит ли касса к вашей CMS).
Также ИП надо подобрать интернет-эквайринг для законной работы по 54-ФЗ (комиссии на платежи от 0,4%). У каждого банка свои условия сотрудничества.
Фискальный накопитель.
Хотя касса и облачная, но купить фискальный накопитель потребуется по закону. Здесь все стандартно: выбираете ФН на 15 или 36 месяцев.
Одна касса на все магазины.
В рознице приходится докупать терминал, если поток клиентов увеличивается. В интернете одна облачная касса справляется с большим входящим потоком.
Поэтому она может обслуживать сразу несколько сайтов или продажи с разных каналов (интернет-магазина, социальных сетей, мессенджеров).
Как работает облачная онлайн-касса для ИП
Объясню схему работы цифровой кассы:
Покупатель выбирает и оплачивает товар/услугу в интернет-магазине.
Платеж поступает на расчетный счет ИП.
Облачная касса формирует электронный чек и отправляет его ОФД.
ОФД рассылает чек ФНС и клиенту (на почту/в СМС).
Все данные об онлайн-платежах хранит фискальный накопитель, как и на физическом терминале.
Облачная онлайн-касса для интернет-магазина работает без участия предпринимателя. Процесс формирования и отправки чеков автоматизирован.
Предприниматели могут отслеживать оплаты в личном кабинете в режиме онлайн. В нем собрана вся статистика, а данные удобно отображаются в виде схем и графиков.
Кому подходит облачная онлайн-касса
Как говорил выше, использовать кассу могут те, кто работает онлайн. К ним относятся:
интернет-магазины;
клининговые службы;
разъездная торговля;
службы доставки;
онлайн-школы;
предприниматели, оказывающие услуги на выезде;
вендинговые аппараты;
таксопарки и грузоперевозки.
Если бизнес работает только на розницу, то виртуальная касса не подойдет. Если ИП совмещает два канала продаж, то он может установить и стационарную, и облачную кассу.
Преимущества облачной кассы
Легкое подключение без бумажной работы. Провайдер чаще всего берет на себя подключение кассы. ИП надо предоставить удаленный доступ к сайту. Также компания-арендодатель готова заняться регистрацией в ФНС, договором ОФД, подключением интернет-эквайринга.
Полное техническое обслуживание и хранение в дата-центре. Если случится поломка, то кассу тут же заменят. При любых сбоях поддержка быстро решает проблему.
Аренда кассы в первый год выходит дешевле, чем покупка. На старте — это отличный вариант для экономии.
Автоматизированный процесс работы кассы. Не нужен сотрудник, который бы контролировал открытие/закрытие смены, отправку чеков и бесперебойную работу.
Ведение учета товаров, просмотр истории оплат через личный кабинет в любое время и в любом месте.
Минусы:
Облачная касса не подходит для работы в рознице.
Как подключить облачную онлайн-кассу
Подключить облачную кассу для интернет-магазина просто:
Заключаете договор об аренде виртуальной кассы для сайта.
Приобретаете самостоятельно или через компанию-арендодателя фискальный накопитель.
Проходите удаленную регистрацию в ФНС (помогает провайдер).
Подбираете интернет-эквайринг для сайта (помогает провайдер).
Заключаете договор с ОФД самостоятельно или через компанию-арендодателя.
Предоставляете удаленные доступы к сайту для подключения кассы или делаете все самостоятельно (зависит от компании, некоторые не занимаются настройкой).
Вы готовы принимать онлайн-платежи!
Выгоднее найти компанию, которая возьмет на себя все вышеперечисленные шаги.
Вопросы и ответы
Чем физическая касса отличается от облачной?
Обе кассы используется для фискализации платежей, но работают на разные сферы. Облачная для интернет-пространства, стационарная для розницы.
Характеристика | Физическая онлайн-касса | Облачная касса |
Хранение | В месте проведения продаж | В дата-центре |
Покупка кассы | Можно купить в собственность | Арендуется у компании |
Обслуживание | Занимается предприниматель | Занимается компания-провайдер |
Договор с ОФД | Предприниматель заключает сам | Предоставляется бесплатно с тарифом на аренду |
Количество рабочих мест | 1 аппарат = 1 сотрудник | Сотрудники не нужны, одна касса может обработать тысячи чеков |
Отправка/выдача чеков | Чаще бумажный чек или электронный через ОФД | Электронный чек по почтеl или в СМС |
Способы оплаты | Наличные, банковская карта, СБП по QR-коду | Наличные, безналичные, по QR-коду, через платежную ссылку, СБП |
На каком налоговом режиме разрешено использовать облачную кассу?
Облачную кассу можно использовать на налоговом режиме: УСН, ОСНО. Напомню, что самозанятым касса не нужна по закону.
Облачная касса подходит для любого сайта?
Интеграция виртуальной кассы возможна практически с любой CMS. Этот вопрос надо уточнять у компании. Как правило, все популярные CMS интегрируются с облачными кассами.
Часть компаний передает только инструкцию по подключению либо берет за услугу доп. плату.
Использовать облачную кассу законно?
Да, облачная касса соответствует требованиям 54-ФЗ. Работает с фискальным накопителем, передает данные в ОФД, которые отправляются в ФНС. Электронные чеки также законны и юридически равноценны бумажным.
Облачную кассу можно использовать на выезде?
Можно, если установить мобильное приложение. Оно позволяет использовать телефон в качестве кассы. Приложение поддерживает популярные способы оплаты (СБП, банковская карта).
Обязательно подключать интернет-эквайринг?
Работа без интернет-эквайринга нарушает действующее законодательство. Только через банковскую услугу деньги покупателя принимаются и отправляются на расчетный счет ИП. Облачная касса делает платеж законным и формирует чеки.
Начать дискуссию