Где используются подобные программы? В сложных и комплексных задачах, в работу над которыми вовлечена группа людей. В проектах, требующих планирования и четкого распределения ресурсов. Там, где необходимо ведение контроля за работой сотрудников. Где нужно оперативно формулировать задания, вести коллективные обсуждения, принимать совместные решения. Словом, в любом бизнесе с численностью команды свыше десяти человек. В более мелких формациях руководитель еще способен держать в голове все планы и задачи или записывать их на бумаге. Об этом говорят нормы управляемости.
Нередко управленцы применяют в планировании приложения типа таск-менеджеров. Однако существует и более продвинутый, универсальный софт.
Каковы же плюсы подобного профессионального ПО для менеджмента? Рассмотрим их в деталях.
Преимущество 1. Рост эффективности менеджмента
Любая сфера деятельности требует своего инструментария. И чем более он современен, удобен, эффективен, тем более продуктивной будет работа того, кто им пользуется. А значит, и результаты будут лучше.
Конечно, инструментами, в нашем случае — программами, еще нужно уметь правильно пользоваться. Но для профессионального и нацеленного на результат управленца это ведь не проблема.
Эффективность софта оценивается комплексно, ведь на нее влияет несколько факторов. О некоторых из них мы поговорим чуть позже.
Преимущество 2. Повышение эффективности работы подчиненных
Во многом качество работы сотрудников зависит от поведения руководства. Но использование специализированного софта для бизнес-планирования и коммуникации с коллективом несет дополнительные удобства и рядовым работникам. Это положительно сказывается на результатах их труда. Участники команды без промедлений узнают о порученных им задачах, легко проводят оценку масштаба предстоящей работы, в любое время имеют возможность уточнить детали, согласовать коррективы.
Преимущество 3. Абсолютная прозрачность и полный контроль
Если вся информация о стоящих задачах, ответственных за их исполнение лицах, текущем статусе работы и имеющемся прогрессе находится перед глазами руководителя, ему легче принимать оперативные решения. Специализированное ПО позволяет наладить взаимодействие между всеми частями и уровнями проекта, делает информацию доступной из любой точки и в любой момент времени. Руководитель может контролировать все рабочие вопросы без исключения.
Преимущество 4. Упрощение отчетности
Деятельность каждой компании сопряжена с периодическим подведением промежуточных и конечных итогов. Они фиксируются на уровне как организации в целом, так и отдельных ее подразделений — отделов, филиалов, департаментов. Это могут быть недельные, месячные и годовые отчеты. Порой организации практикуют и более гибкий подход к отчетности. Профильный софт позволяет собирать данные о текущем состоянии задач ежедневно и круглосуточно и генерировать отчетность за любой период. Все, что для этого требуется, — своевременное внесение сотрудниками в систему соответствующей информации о планах, закрытых задачах, индивидуальных ключевых показателях.
Преимущество 5. Создание пространства для коммуникации
Разумеется, единая система не в состоянии охватить все темы межличностного общения в коллективе. Однако то, что касается профессиональной сферы и реализации проекта, в ней очень удобно развивать и контролировать. Это помогают делать отслеживаемые групповые чаты с общими обсуждениями актуальных рабочих вопросов, диалоги отдельных сотрудников друг с другом. Личные переписки и общие чаты позволяют в любой момент времени восстановить хронологию событий, приведших к тем или иным результатам, учесть это в дальнейшем, использовать в составлении распоряжений и инструкций. Кроме того, интерфейс ПО дает возможность хранить деловую переписку после увольнения работников и обращаться к ней по мере необходимости.
Преимущество 6. Информационная безопасность
Данный пункт органично связан с предыдущим. Если компания не содержит специальных служб и отделов, обеспечивающих защиту информации, эти функции частично возьмет на себя профильное управленческое ПО. Оно позволит решить целый ряд проблем информационной безопасности; исключит вероятность утраты доступа к клиентским базам (а ведь они составляют ядро любой организации); сохранит деловую переписку и всю информацию по незакрытым задачам, встречам и другим событиям — так что болезнь, увольнение сотрудника или просто его исчезновение не принесет каких-либо негативных последствий; обезопасит коммерческие тайны и снизит риск попадания важных сведений к конкурентам, третьим лицам и в СМИ. Все это возможно организовать путем грамотного распределения прав доступа и полномочий пользователей в системе.
Преимущество 7. Автоматизация многих процессов
Эффективность менеджмента и реализации проекта во многом связаны с автоматизацией управленческих процессов. Изначальная цель разработки профессионального софта для менеджмента — снятие лишней нагрузки с руководства и автоматизация его деятельности. В профильном ПО легко формируются отчеты, выполняется документооборот, согласовываются вопросы, утверждаются задачи, действует система уведомлений. Причем спектр возможностей для автоматизации адаптируется под нужды конкретной компании.
Преимущество 8. Гибкость планирования
Если в систему включены все отделы, подразделения, службы и их сотрудники, у руководителя все под контролем. Он всегда в курсе того, кто чем занимается, и оперативно ставит перед подчиненными новые задачи. Минимум нестыковок, наложений и иных трудностей. При этом в продвинутом управленческом софте предусмотрена обратная связь с сотрудниками. При ознакомлении с заданием, к примеру, специалист может составить в специальной форме мотивированный отказ, сообщить о его причинах. Это позволяет руководству быстро реагировать и вносить коррективы в инструкции.
Преимущество 9. Снижение издержек
Софт по управлению проектами оптимизирует бизнес-процессы. Он обеспечивает качественное планирование, разумную автоматизацию, удобное взаимодействие внутри команды, контроль работы. А правильная оптимизация всегда влечет за собой сокращение затрат на ведение бизнеса.
Преимущество 10. Минимизация числа ошибок
Это одна из главных причин, побуждающих организации использовать автоматизированные системы. Поскольку часть функций берет на себя софт, это снижает вероятность негативного воздействия на работу и результат человеческого фактора. Риск возникновения ошибок минимален.
Это были главные плюсы. Из второстепенных же можно подчеркнуть возможность интеграции с внешними системами, проведения аналитики, наличие готовых схем взаимодействия и бизнес-процессов, агрегирование данных пользователей.
Начать дискуссию