Существует ли метод, обеспечивающий максимально эффективное решение поставленных задач? Сегодня многие авторитетные источники говорят о GTD-планировании, разработанном известным бизнес-тренером Д. Алленом, как о методологии, способной ответить на множество вопросов управления бизнесом. Между тем, сам автор называл свою систему способом рационального управления временем.
На самом деле авторская методика во многом посвящена проблеме доведения любых дел до их успешного завершения. В этой статье мы рассмотрим её основные аспекты и узнаем самые важные секреты GTD-планирования.
Что такое GTD-планирование
В переводе с английского языка GTD — это аббревиатура, которая расшифровывается как Getting the Things Done, или доведение дел до конца. Основными постулатами книги, написанной Д. Алленом о своей системе, являются избавление от посторонних мыслей и концентрация на решаемой задаче. Методика применима для самых разных сфер деятельности, но наибольшее распространение она получила в бизнес-среде.
Автор не сразу пришёл к своей идее: прежде чем разработать метод GTD планирования, он успел сменить несколько десятков разных профессий. Возможно, именно это помогло ему сформулировать основные правила эффективного распределения времени и приоритетов при решении текущих и стратегических задач.
Книга, посвящённая методологии GTD, впервые была издана в 2001 году и очень быстро стала невероятно популярной. В последующие годы Аллен написал ещё две книги, посвящённые тем же вопросам. В 2015 году он переиздал свою первую работу, существенно исправив и дополнив первоначальную версию. В настоящее время его работа переведена более чем на 20 языков и издана во многих странах мира, а юридические права на метод GTD-планирования переданы компании Crucial Learning.
Коротко о сути метода
В основу методологии GTD положена простая, но от этого не менее здравая идея: чтобы достигнуть успеха, нужно выбрать наиболее важную и актуальную задачу и сосредоточиться на её решении, не отвлекаясь на прочие, менее существенные на текущий момент проблемы.
Автор считает, что наш мозг является великолепным генератором идей, но они забываются так же быстро, как и рождаются. Поэтому их необходимо тут же записывать любым способом — на бумагу, на диктофон, в память компьютера или телефона. Все идеи необходимо собирать в одном месте, Аллен называет его Корзиной. В дальнейшем они будут трансформироваться в задачи и распределяться согласно приоритетам.
Эти действия позволяют очистить мышление от проблем, которые не позволяют сосредоточиться на решении основной задачи. Энергия мысли больше не расходуется на запоминание других идей, которые, возможно, важны и необходимы, но вряд ли своевременны. Зафиксированные идеи будут извлечены из Корзины и обдуманы позже, после решения текущих задач.
Для эффективного решения текущих задач Аллен предлагает воспользоваться тремя базовыми моделями, причём делать это одновременно:
управление процессом работы. Модель предполагает разбивку рабочего процесса на этапы — сбор, обработку и систематизацию задач и информации для их решения, обзор полученных данных и непосредственные действия для реализации путей решения. Действуя по этому алгоритму, можно добиться высокого уровня контроля любых процессов;
обзор ситуации. В этой модели насчитывается шесть уровней. Первый уровень — текущие дела, второй — проекты, третий — круг постоянных обязанностей, в который входят регулярные и цикличные процессы, четвёртый — краткосрочные планы, охватывающие максимум 1–2 года, пятый — планы на ближайшие пять лет, шестой — вся жизнь в целом. Проводить обзор необходимо не реже раза в неделю, чтобы постоянно видеть общую картину в близкой и отдалённой перспективе, правильно оценивать имеющиеся в распоряжении ресурсы и корректировать вектор движения;
естественное планирование. К этой модели следует прибегать лишь в том случае, когда первые две не дали ожидаемого эффекта. Упрощённо она представляет собой практическое применение классической общей теории менеджмента. Первый этап — определение основных принципов и формулировка целей, далее следует поиск путей для их достижения (мозговой штурм или иной подходящий метод), организация рабочего процесса и по его завершении планирование дальнейших действий.
Для чего нужна методология GTD
Аллен создавал свой метод как универсальный способ решения любых задач — производственных, в сфере бизнеса или личной жизни. Подход, которые он предлагает, позволяет справиться с любой проблемой, расставить приоритеты в самой запутанной ситуации, оценить ресурсы и нагрузки. Основное преимущество — системность подхода к планированию и конкретным действиям по реализации планов.
Как правило, отсутствие успехов у людей становится следствием рассеянности, бессистемности, хаотичности действий. Потеря контроля над ситуацией, переоценка ресурсов или сил ведёт к провалу. Напротив, правильная расстановка приоритетов и трезвая оценка ресурсов позволяют справиться с наиболее сложными задачами в любой сфере деятельности.
Как реализовывать GTD
Практически всем нам свойственна определённая «параллельность» мышления, когда при выполнении одной задачи мы размышляем о совершенно посторонних вещах. Но такая многозадачность допустима, если выполняемые действия просты и примитивны. Например, Агата Кристи обдумывала сюжеты своих книг во время мытья посуды. Но если вы ищете эффективное решение для бизнеса и одновременно размышляете о домашних делах — добиться успеха крайне сложно, а вот сделать ошибку вполне реально.
Поэтому первый шаг к повышению собственной эффективности — очистка сознания от лишних мыслей. Чтобы сосредоточиться на текущей задаче, приобретите привычку записывать посторонние мысли и тем самым избавляться от них, откладывать на потом. Наиболее удачный формат таких записей — список предстоящих дел. Для этого сегодня существует множество приложений для ПК или телефона.
Но на этом система GTD не заканчивается. Рассмотрим поэтапный алгоритм управления процессом:
Сбор. Перенесите все посторонние мысли, которые отвлекают вас от работы над основной задачей, в Корзину, чтобы обдумать их позже. В качестве Корзины можно использовать записную книжку, папку для электронных документов в компьютере, специальное планировочное приложение на телефоне и т. д. Важно, что содержимое Корзины регулярно пересматривается и обрабатывается. Можно делать это ежедневно или каждые несколько дней, но не реже раза в неделю.
Обработка. Нельзя за один раз обрабатывать больше одного элемента Корзины. Предлагается четыре основных способа. Первый, самый простой, выполняемый в одно действие, — вы просто выполняете отложенное действие, например звоните маме или заказываете нужную вещь в магазине. Второй — вы поручаете выполнение другому человеку. Третий — вы вносите задачу в свой план мероприятий и привязываете выполнение к определённой дате. Четвёртый — если задача достаточно сложна и требует планирования, переносите её в перечень проектов.
Организация. Выполненные задачи удаляете из списка. Те, которые только будут выполняться, переносите в раздел планирования на будущее. Можно без определённой даты или срока выполнения, просто в качестве отметки «когда-нибудь я это выполню». В результате у вас формируются списки входящих задач, отложенных на потом, перечень текущих дел, календарный план с задачами, требующими привязки к конкретным датам, список отложенных дел и папка с проектами, нуждающимися в проработке и планировании.
Обзор. На этом этапе вы прорабатываете списки входящих и текущих дел, определяете самую важную и актуальную задачу на сегодняшний день. Многие предпочитают браться только за простые и лёгкие дела, откладывая решение сложных проблем на неопределённое время. В рамках GTD-планирования следует прорабатывать список, не пропуская ни одного пункта, даже если хочется перейти к менее проблемному делу.
Реализация. По окончании работы со списками следует перейти к непосредственному выполнению намеченных задач. Если списки составлены правильно, а по каждой задаче составлен реалистичный пошаговый план действий, то работа над ним будет приносить не только материальные результаты, но и моральное удовлетворение.
Основные принципы GTD
Методология GTD — отнюдь не набор жёстких правил, требующих неукоснительного выполнения. Она задаёт направление, в котором вы можете продвигаться, чтобы стать более эффективным, рациональнее использовать своё время и доводить до завершения каждое начатое дело. Основные принципы системы заключаются в следующем:
регулярно разгружайте мозг, перенося входящую информацию на бумагу или цифровой носитель. Это позволяет выбросить из головы посторонние мысли и сосредоточиться на основной текущей задаче;
выполняемую задачу разбивайте на несколько простых шагов, каждый из которых выполняется в одно действие. Такой подход упрощает реализацию самых сложных планов и приносит моральное удовлетворение процессом;
построение приоритетных списков помогает выделить наиболее срочные и важные дела, которыми следует заняться в первую очередь. В начале списка ставьте задачи, требующие немедленного выполнения. Чтобы не запутаться, используйте приложения-планировщики, которые будут напоминать вам о необходимости сделать определённые шаги — отправлять сообщения в чате или СМС, привлекать внимание звонком будильника, отсылать электронные письма и т. д.;
выделите определённое время для работы со списками незавершённых и отложенных дел. Эта работа не должна быть длительной, обычно вполне хватает нескольких минут на пересмотр и анализ, после чего обязательно переходите к практическим действиям. Оставляйте в списках только те задачи, выполнение которых для вас действительно важно;
не откладывайте сложную и трудоёмкую работу на потом. Разбейте её на множество коротких простых шагов, каждый из которых можно сделать без особых затруднений, и целеустремлённо двигайтесь по плану. Главное — не останавливаться, и тогда вы будете играючи справляться с наиболее объёмными и запутанными заданиями.
Начать дискуссию