Повестка делового совещания

Деловое общение играет ключевую роль в современном бизнесе. Проведение деловых совещаний является важным инструментом для эффективного управления компанией, принятия стратегических решений и решения текущих задач. Рассмотрим основные правила проведения, ошибки, которые могут возникнуть, а также способы составления повестки дня.
Повестка делового совещания
Повестка делового совещания

Существует несколько типов деловых совещаний, каждый из которых используется для решения разных задач и целей. Рассмотрим основные из них:

  • деловая беседа представляет собой разговор между двумя или более людьми, цель которого — обмен информацией и мнениями по конкретному вопросу. Этот тип совещаний чаще всего используется для решения оперативных задач;

  • собрание. Собрание представляет собой формальную встречу, на которой участники совещания докладывают о своих достижениях, проблемах и планах на будущее. Также на собраниях обсуждаются вопросы, связанные с финансовой отчетностью, стратегическими планами и так далее;

  • переговоры. Переговоры используются для решения сложных вопросов и конфликтных ситуаций, когда необходимо добиться взаимопонимания и достижения компромисса между сторонами;

  • дискуссии. Дискуссии проводятся с целью выявления и обсуждения различных взглядов на тему, с целью принятия обоснованного решения. Дискуссии могут проводиться как формально, так и неформально.

Необходимость проведения деловых совещаний

Проведение деловых совещаний необходимо в тех случаях, когда требуется принять важные решения, обсудить текущие задачи и достижения, разработать планы на будущее, а также для установления связей между участниками команды.

Правила проведения совещаний

Для эффективного проведения совещания необходимо следовать определенным правилам, которые помогут добиться максимально эффективных результатов. Ниже представлены основные правила:

  • четкое распланирование повестки и распределение отвечающих. Перед началом совещания необходимо разработать четкую повестку дня, определить время, место и участников. Кроме того, важно определить тех, кто будет отвечать за каждый вопрос на повестке;

  • старайтесь не сводить разговор к сторонним темам. Во время проведения совещания старайтесь сосредоточиться на теме и не отвлекаться на сторонние темы. Если кто-то начинает разговаривать о других вопросах, которые не связаны с темой совещания, важно быстро вернуться к главной теме;

  • избегайте лишней эмоциональности. Эмоциональность может негативно повлиять на результаты совещания. Поэтому важно сохранять спокойствие и сосредоточенность на главной теме;

  • отвечающие должны предоставить максимально понятную для всех информацию. Участники совещания должны предоставить всю необходимую информацию, связанную с темой совещания, и ответить на все вопросы, чтобы все участники были в курсе текущей ситуации;

  • руководство высказывает свое мнение в самом конце совещания. Руководство должно высказать свое мнение только после того, как все участники высказали свои мнения и вопросы были обсуждены. Это поможет избежать преждевременных решений и дать всем участникам возможность выразить свое мнение.

Классификация совещаний

В зависимости от формы проведения, совещания могут быть разделены на несколько типов:

  • диктаторские, участники не имеют возможности высказывать свое мнение, все решения принимаются только одним лицом — лидером;

  • автократичные. Участники могут высказывать свое мнение, но окончательное решение принимает руководитель;

  • сегрегативные. Проводятся для разделения участников на группы и обсуждения тем, связанных только с конкретной группой;

  • дискуссионные. В таких совещаниях все участники могут свободно высказывать свое мнение и обсуждать различные варианты решения проблемы;

  • произвольные не имеют четкой формы проведения, и участники могут общаться между собой в любом порядке.

Несоблюдение определенных правил может привести к возникновению ошибок при проведении делового совещания. Рассмотрим основные из них:

  • Не определена главная тема. Если участники совещания не знают, что конкретно обсуждается, они не могут внести свой вклад в решение проблемы.

  • Участники не подготовлены к обсуждению. Если участники совещания не подготовлены к обсуждению вопросов, они не могут достаточно глубоко войти в тему и дать квалифицированные ответы.

  • Вынесение на обсуждение вопросов разного объема и содержания. Если на совещании обсуждаются разные вопросы, которые никак не связаны между собой, это может привести к затягиванию времени и отвлечению от главной темы.

Если на совещании появляются вопросы, которые не были включены в повестку дня, это может вызвать затруднения в организации работы.

Существует множество инструментов, которые могут помочь в составлении повестки дня для совещания. Некоторые из них являются онлайн-сервисами, которые позволяют создавать и хранить повестки дня в облачном хранилище, а также делиться ими с другими участниками совещания.

Для правильного проведения совещания необходимо составить правильную повестку дня. Рассмотрим основные шаги, которые необходимо выполнить:

  • Составление списка целей и задач совещания. Перед проведением совещания необходимо определить, какие цели и задачи должны быть достигнуты.

  • Расписание основной повестки. После определения целей и задач необходимо составить список вопросов, которые будут обсуждаться на совещании.

  • Назначение участников. Для проведения эффективного совещания необходимо определить, кто будет участвовать в нем и какая роль будет отведена каждому участнику.

  • Установление времени и контроль регламента. Наконец, необходимо определить время, когда совещание будет проводиться, и установить контроль за тем, чтобы каждый вопрос был обсужден в заданное время.

Современные технологии, такие как Projecto, позволяют хранить все необходимые данные о проведенных обсуждениях. Они включает в себя записи документов, список присутствующих участников, поставленные задачи и полученные выводы.

Интеграция Projecto в работу вашей компании поможет максимально использовать потенциал совещаний и повысить эффективность работы коллектива. Будьте проактивны и используйте все возможности, чтобы достичь успеха в вашем бизнесе.

Начать дискуссию

Маршрутизация грузоперевозок программным роботом RPA

Мы разработали программного робота RPA, и… робот превзошел все ожидания нашего заказчика (одна из крупнейших транспортных компаний страны).

Маршрутизация грузоперевозок программным роботом RPA

Пользователи не могут войти в приложение «Т-Инвестиции»

Клиенты брокера пожаловались на сбой в работе мобильного приложения «Т-Инвестиции».

НДФЛ

Командированные за границу для строительства атомных станций априори будут налоговыми резидентами РФ

Физлица, которые в течение года были в России менее 183 дней, являются нерезидентами РФ. Но есть исключения для ряда случаев. Таких исключений станет больше.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как без проблем с налоговой работать с самозанятыми

Кроме чеков, заказчики должны заключать с самозанятыми договоры, получать первичные документы, а также следить за лимитом их доходов.

Более 79 млн проводок, 12 млн казначейских платежей и 2 млн мероприятий по кадровому администрированию и расчету зарплаты: «Северсталь – ЦЕС» исполнилось 15 лет

В июле свое 15-летие празднует «Северсталь – ЦЕС» – профессиональная сервисная компания, специализирующаяся на предоставлении услуг консалтинга, аутсорсинга и автоматизации сквозных бизнес-процессов, построении и управлении общими центрами обслуживания, разработке и внедрении цифровых продуктов и ИТ-сервисов, включая решения на базе SAP и 1С.

Шохин: государство не должно контролировать соблюдение соглашений и коллдоговоров

Российский союз промышленников и предпринимателей (РСПП) принял участие в совещании по вопросам совершенствования законодательства о занятости и изменений в ТК.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

❗️ 15 июля стартовало обучение в летней школе бухгалтера. Скорее присоединяйтесь!

Вчера, 15 июля, в летней школе бухгалтера прошли первые занятия. Сегодня последний день, когда вы можете приобрести любой курс повышения квалификации, а также курсы профпереподготовки для бухгалтеров на УСН и финансовому менеджменту со скидками до -78%. Выбирайте курс и приступайте к обучению!

КоАП РФ

Штрафы за неуведомление о начале предпринимательской деятельности вырастут в два раза

Роспотребнадзор хочет, чтобы предприниматели чаще сообщали ведомству о начале деятельности. Штрафы за неуведомление для юридических лиц могут вырасти до 48 тысяч рублей.

МИР

Карты «Мир» начали принимать в Мьянме

Пока что платежная система «Мир» в Мьянме работает только в некоторых ресторанах и торговых центрах.

Бухгалтерский учет

Бухучет для начинающих: рассказываем о дебетах, кредитах и первичке простым языком

Как устроена профессия бухгалтера, с какими задачами он работает и что означают все эти странные сокращения (НДС, ПСН, ЕСН и др.) — разбираемся в основах бухгалтерии.

Иллюстрация: Вера Ревина /Клерк.ру

Раздельный учет по госконтрактам исполнителей: зачем это нужно и как избежать штрафов

Минфин предложил внести изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), которые предусматривают введение санкций за несоблюдение правил ведения раздельного учета при исполнении госконтрактов.

Раздельный учет по госконтрактам исполнителей: зачем это нужно и как избежать штрафов

Роструд: из основных работников в совместители можно перейти только через увольнение

Устроиться на работу по совместительству, не имея основной, нельзя. Даже если это временная работа на 0,5 ставки и позиционируется как подработка.

Ипотека

Ипотека на индивидуальное жилищное строительство достигла рекордных 385 млрд рублей

Построить дом по собственному проекту в три раза дешевле, чем приобрести квартиру в крупном городе.

Ведение бизнеса

Как продавать товары за границу из России: интернет-магазин или маркетплейс

​​Многие предприниматели рассматривают выход на зарубежный рынок для расширения своего бизнеса. Такой шаг позволяет привлечь новых клиентов, увеличить прибыль, сформировать новые бизнес-связи за счет экспорта товаров за границу.

Как продавать товары за границу из России: интернет-магазин или маркетплейс

Налоговики активно ищут нарушителей среди продавцов маркетплейсов

На систематической основе налоговики будут вести выборочный контроль за уплатой налогов продавцами маркетплейсов.

Чек-лист налоговых рисков 2024 и как их минимизировать

По данным ФНС число проверок бизнеса снижается, но при этом растет их эффективность. На выездную проверку одной организации в 2023 году в целом по России налоговые доначисления составили 63 млн руб. (в 2022 году — 49 млн руб.). Если проверка началась, то, скорее всего, она окончится добровольной доплатой или доначислениями. Но лучше повода для нее не давать.

Чек-лист налоговых рисков 2024 и как их минимизировать

Для расчета налога на имущество учитывают обесценение и изменения справедливой стоимости ОС

Учет основных средств в бухучет идет по ФСБУ 6/2020, МСФО 36 «Обесценение активов» и МСФО 13 «Оценка справедливой стоимости».

👎 Освобожденных от НДС упрощенцев не освободили от счетов-фактур

Если доход за предыдущий год не превышает 60 млн рублей, в текущем году при УСН будет освобождение от НДС по статье 145 НК.

8

Как повысить продуктивность команды

Доход и успешность компании во многом зависит от качества работы и эффективности ее сотрудников. О том, как повысить продуктивность рабочих групп в онлайн и офлайн форматах рассказал основатель REC’s Group Артемий Кушнарев.

Интересные материалы

НДФЛ

Выплата при увольнении на пенсию не облагается НДФЛ в пределах тройной зарплаты

Компенсационные выплаты, связанные с увольнением, не облагаются НДФЛ.