Основы методологии PRINCE2: комплексный подход к управлению проектами

Определение и история методики

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) представляет собой всесторонне разработанную и всемирно признанную методологию управления проектами, чьи корни уходят к заре информационных технологий и эволюционировали на протяжении десятилетий, чтобы соответствовать меняющемуся бизнес-ландшафту.

Версия PRINCE2, выпущенная в 1996 году, стала значимым обновлением, которое отошло от узкой специализации в ИТ и предложило универсальный подход, применимый к любым типам проектов. Это обновление сделало методологию более гибкой и подходящей для разнообразных бизнес-сред.

Ключевым моментом в истории методологии стало введение PRINCE2 6th Edition в 2017 году, которая предложила улучшения, учитывающие последние тренды и практики в управлении проектами, включая более четкое определение ролей и обязанностей, а также усиление акцента на адаптивность методологии к различным проектным средам.

С 2018 года PRINCE2 начал активно интегрироваться с Agile-подходами, что привело к созданию PRINCE2 Agile. Это стало ответом на возрастающую потребность в гибкости и способности быстро реагировать на изменения, что является ключевым аспектом в современных динамичных бизнес-условиях.

PRINCE2 остается предпочтительным стандартом в Великобритании и многих других странах мира благодаря своей структурированности, четкости процессов и универсальности. Адаптируемость методологии к различным типам и масштабам проектов делает ее востребованной в разных секторах от строительства и инженерии до IT и маркетинга.

Во всем мире PRINCE2 признана не только как методология, но и как стандарт де-факто для управления проектами с многочисленными курсами и сертификациями, которые подтверждают компетенции специалистов в данной области. Это признание основывается на десятилетиях опыта, непрерывного усовершенствования и успеха в самых разных индустриях по всему миру.

Обзор методологии

Методология PRINCE2, являясь одной из самых распространенных в мире практик управления проектами, представляет собой набор стандартизированных процедур, призванных оптимизировать процесс достижения запланированных результатов при минимальных рисках и затратах. Она основана на трех китах: принципах, процессах и темах, которые формируют полноценную структуру для управления проектами любой сложности.

7 принципов технологии управления проектами

Методология PRINCE2 строится на семи фундаментальных принципах, которые обеспечивают эффективное управление проектами. Каждый принцип имеет ключевое значение для систематизации процесса достижения поставленных целей:

• Обоснованное продолжение проекта. Принцип подразумевает, что любой проект должен быть экономически обоснован и продолжать существовать только при условии, что это обоснование остается в силе. Это требует регулярного анализа и подтверждения того, что проект все еще приносит бизнес-пользу и оправдывает вложенные в него ресурсы и усилия.

• Извлечение уроков. Проекты редко стартуют в полном вакууме. В этом принципе акцентируется важность использования опыта, полученного в ходе предыдущих проектов. Это означает, что команда проекта должна исследовать и документировать успешные стратегии и ошибки из прошлого для их учета в будущих проектах.

• Четкие роли и ответственности. Проектная команда должна иметь четкую организационную структуру с определенными ролями и ответственностями для каждого участника. Это включает в себя выстраивание эффективного взаимодействия между всеми сторонами, затронутыми проектом, — от руководителей до исполнителей.

• Управление стадиями. Управление проектом должно осуществляться поэтапно с установлением ключевых точек для оценки прогресса и принятия решений о продолжении проекта. Разбиение проекта на стадии позволяет более эффективно контролировать ресурсы и риски, а также обеспечивает возможность для корректировки планов и стратегий.

• Управление по исключениям. Этот принцип PRINCE2 предусматривает установление пределов толерантности для каждого уровня управления проектом. Если эти пределы риска или отклонений от плана превышаются, это должно быть немедленно доведено до сведения высшего управления. Таким образом, руководство принимает решение на основе исключений, а не участвует в ежедневном управлении.

• Ориентация на продукт. Центральное место в PRINCE2 занимает фокусировка на конечных продуктах проекта. Это означает, что проект планируется и реализуется с акцентом на достижение конкретных, заранее определенных результатов, а не просто на выполнение запланированных действий.

• Адаптация к окружающей среде проекта. PRINCE2 признает, что не существует универсального подхода к управлению всеми проектами. Методология должна быть гибкой и адаптироваться к особенностям проекта, таким как размер, сложность, значимость, риски и требования заинтересованных сторон.

7 основных процессов в PRINCE2

В методологии PRINCE2 процессный подход играет ключевую роль, обеспечивая четкую структуру для управления каждым аспектом проекта. Вот более детальное рассмотрение каждого из семи основных процессов:

• Подготовка проекта (Starting up a Project). На этом этапе осуществляется подготовительная работа до официального начала проекта. Она включает в себя идентификацию и анализ исходных данных проекта, проверку его жизнеспособности, выбор команды и подготовку инициирующих документов. Процесс подготовки проекта гарантирует, что все основные вопросы рассмотрены, прежде чем будут вложены серьезные ресурсы.

• Инициация проекта (Initiating a Project). Этот процесс охватывает разработку более детального плана проекта, включая бизнес-обоснование, определение структуры управления и разработку всех необходимых стратегий управления рисками, качеством, коммуникациями и т. д. Инициация проекта закладывает фундамент для последующих процессов управления.

• Направление проекта (Directing a Project). На этой стадии руководство организации обеспечивает стратегический надзор и принимает ключевые решения, которые не входят в компетенцию проектного менеджера. Это включает одобрение начала проекта, его стадий, а также любые необходимые корректировки или решение о прекращении проекта.

• Управление стадиями проекта (Controlling a Stage). Процесс управления стадиями проекта касается мониторинга и контроля за текущей стадией проекта, идентификации любых отклонений от плана и управления такими вопросами. Это также включает регулярное отчетное делопроизводство и оценку статуса проекта для высшего руководства.

• Управление границами стадии (Managing Stage Boundaries). В PRINCE2 каждая стадия проекта имеет свои границы, и управление этими границами подразумевает оценку и пересмотр планов и стратегий перед переходом к следующей стадии. Этот процесс включает подготовку отчетов о производительности стадии и планов для следующей стадии, а также обновление проектного плана и бизнес-обоснования при необходимости.

• Управление доставкой продуктов (Managing Product Delivery). Здесь фокусируются на управлении интерфейсами между проектным менеджером и командой, выполняющей работу. Обеспечивает, выполнение работы, доставку продуктов в соответствии с планами и осуществление приемки завершенных работ.

• Закрытие проекта (Closing a Project). Этот процесс происходит после того, как все работы выполнены и проект готов к закрытию. Включает в себя финальную доставку продукта заказчику, освобождение ресурсов проекта, оценку того, насколько проект был управляем, и выявление уроков для будущего использования.

7 тем и инструментов к ним

Методология PRINCE2 включает в себя семь тем, которые являются основными аспектами управления проектом. К каждой теме применяются инструменты и техники, которые помогают в реализации и контроле проекта:

• Бизнес-обоснование (Business Case). Тема бизнес-обоснования включает в себя разработку и поддержание документа, который оправдывает экономическую целесообразность проекта. Инструменты для бизнес-обоснования включают анализ стоимости и выгод, методы оценки возврата инвестиций и сроков окупаемости, а также контрольные точки для пересмотра бизнес-целей в ходе проекта.

• Организация (Organization). Эта тема касается структуры управления проектом и распределения ролей и ответственностей в проектной команде. Инструменты здесь включают матрицу распределения ответственности (например, RACI-матрица), организационные диаграммы и описания должностей и ролей.

• Качество (Quality). Тема качества обеспечивает, что проектные продукты будут соответствовать установленным стандартам и требованиям. Инструменты для управления качеством включают планы управления качеством, регистры качества, проверочные листы, аудиты и процедуры контроля качества.

• Планы (Plans). Планирование является фундаментальной темой PRINCE2 и включает создание подробных планов для каждой стадии проекта. Инструменты планирования включают методы составления гант-диаграмм, метод критического пути для определения зависимостей и сроков, а также программное обеспечение для управления проектами.

• Риски (Risks). Управление рисками направлено на минимизацию потенциальных проблем в проекте. Инструменты для этого включают регистр рисков, SWOT-анализ, матрицы вероятности и воздействия риска, а также стратегии митигации рисков.

• Изменения (Change). Эта тема регулирует, как проект отвечает на изменения. Инструменты управления изменениями включают систему учета изменений, процедуры утверждения изменений, регистр проблем и запросов на изменение.

• Прогресс (Progress). Тема прогресса позволяет контролировать и сравнивать фактическое продвижение проекта по сравнению с планом. Инструменты для отслеживания прогресса включают методы отслеживания, системы статусных отчетов, точки контроля проекта и методы анализа отклонений.

Как выглядит связка PRINCE2 + Agile

Связка PRINCE2 и Agile представляет собой эффективное сочетание структурированного подхода к управлению проектами и гибкости, необходимой для современной динамичной среды. PRINCE2, выступая в роли высокоуровневого фреймворка, накладывает строгую структуру на ключевые этапы жизненного цикла проекта, такие как инициализация, планирование и завершение.

• Адаптация к гибким методологиям. PRINCE2 легко адаптируется к различным гибким методологиям, таким как SCRUM и канбан. При этом основное внимание уделяется стадии реализации, где и проявляется вся гибкость Agile-подходов.

• Стадия реализации. На стадии реализации PRINCE2 допускает применение Agile-практик, таких как итеративная разработка, постоянное взаимодействие с заказчиком и готовность к изменениям.

Инструменты для внедрения PRINCE2

Внедрение PRINCE2 подразумевает использование как специализированных программных продуктов, так и более общих инструментов для управления проектами:

• специализированные программы. Программные продукты, такие как «in-Step PRINCE2 Edition», предназначены специально для внедрения и работы по методологии PRINCE2;

• универсальные инструменты планирования. Несмотря на наличие специализированных решений, PRINCE2 также можно успешно интегрировать с другими инструментами для планирования проектов, включая облачные платформы. Это объясняется тем, что методология PRINCE2 не предъявляет сверхсложных требований и может быть адаптирована к широкому спектру инструментов.