Метод «помидора» для повышения эффективности продуктовых команд. Преимущества и недостатки

Что это такое

Несложно догадаться, что под названием «помидор» в данном случае понимается своего рода кухонный таймер, позволяющий установить короткий временной промежуток, в большинстве случаев до получаса.

Причина появления названия Pomorodo максимально проста: создана методика была в Италии, а в южной европейской стране зачастую кухонные таймеры изготавливают в виде именно этого сочного и любимого всеми итальянцами овоща. В России подобной приверженности при производстве таймеров нет, поэтому теоретически в нашей стране могло быть совершенно иное название, например метод «яблока». Удивительно, но максимально простой и при этом полезный для хозяйки кухонный прибор стал названием полноценной методики управления проектами.

Принципы метода Pomodoro

Современный человек существует в условиях непрерывного роста прокрастинации, когда огромные объемы информации становятся причиной рассеянного внимания, постоянного отвлечения человека от основной цели. В результате этого страдает продуктивность. Для того чтобы мозг мог полностью сконцентрироваться на единственной цели, необходимо наличие четких ориентиров, за которые он будет цепляться.

Использование таймера (а можно применять и более технологичные устройства, например приложения на смартфоне, программы для установки на ПК и так далее) позволяет структурировать время на периоды, когда человек занимается исключительно решением основополагающей задачи, а когда отдыхает или уделяет время решению многообразия других задач, рассеивающих внимание и концентрацию.

В результате создаются условия контролируемой прокрастинации: человек имеет точное представление о существовании у него определенного времени, когда он имеет возможность отвлечься на что-либо.

Основные принципы подхода Pomodoro

В первую очередь формируется общий список задач, стоящих перед командой. Далее они ранжируются в соответствии со степенью важности и срочностью реализации. Для распределения по последнему параметру целесообразно использовать матрицу Эйзенхауэра. Далее остается только запустить таймер, установив его на 25–30 минут. Конкретное время выбирается индивидуально с учетом предпочтений самих участников команды. При этом время не рекомендуется устанавливать свыше получаса, так как в этом случае начинает накапливаться естественная усталость, снижающая уровень концентрации и внимания членов команды. В течение этого времени предусмотрена полная концентрация на решении поставленных задач с учетом их приоритетности, никаких отклонений.

После истечения времени срабатывает таймер. Дальше у команды есть около 5–8 минут перерыва, во время которого каждый человек волен заниматься совершенно любыми делами. В это время можно отвлечься на соцсети, заняться перепиской в e-mail, начать решать другие, менее важные задачи. Главное, чтобы человек отвлекся от основной деятельности. Дальше начинается еще один рабочий цикл. После того как проведено три-четыре полноценных периода активной работы, стоит сделать более длительный перерыв, продолжительностью от 15 минут до получаса.

Оптимальной принято считать продолжительность «помидора» в 30 минут, из которых 25 минут мозгового штурма и 5 минут перерыва. Наличие «ровных» цифр упрощает управление: например, после четырех «помидоров» подряд можно сделать перерыв протяженностью 20–30 минут. Если перерывы будут по 20 минут, то для четырех циклов получается 8 часов работ и час перерывов — стандартный рабочий день.

Естественно, что на протяжении 8 часов подряд человек не имеет возможности полностью концентрироваться на работе, вопрос только в эффективности использования времени, и метод Pomodoro позволяет добиться этой рациональности за счет регламентации времени для концентрации и перерывов.

При этом временной цикл также является условностью, его можно увеличивать или уменьшать в зависимости от особенностей состава команды и ее способности к длительной непрерывной работе с высокой интенсивностью.

Как быть при наличии помех

Как же быть, есть в процессе решения основной задачи появляются внешние факторы, мешающие концентрации, например телефонные звонки клиентов, коллеги с просьбой о помощи и так далее? Естественно, что в такой ситуации уровень концентрации падает.

Алгоритм реакции на внешние раздражители:

• При обращениях, не являющихся задачей от руководителя, необходимо сообщить о собственной занятости в текущий момент, указать время, когда можно будет вернуться к этому вопросу и полноценно заняться его рассмотрением или решением;

• новая задача вносится в общий план действий в рамках существующей системы тайм-слотирования с сохранением привязки к стандартным по продолжительности Pomodoro;

• решение новой задачи должно выполняться в период, предусмотренный первоначально определенным для этого временным интервалом.

В результате работник одновременно сохраняет первоначальную цепь задач и собственную репутацию в коллективе, избегает конфликтных ситуаций.

Основные преимущества Pomodoro

При сравнении с другими методиками управления проектами метод Pomodoro имеет следующие преимущества:

• простота реализации. Не требуется внедрение сложных инструментов, специальных программных продуктов и календарей контроля. При этом нет никакой разницы, в какой форме будет реализован таймер (физический или приложение на смартфоне/ПК);

• простота совмещения. Методика может быть легко интегрирована в системы управления вместе с другими методиками. Использование тайминга возможно совместно с любыми управленческими стандартами, фактически Pomodoro только повышает концентрацию;

• уменьшение действия отвлекающих факторов. Для рабочих периодов рекомендуется отключение смартфонов, иных источников информации, чтобы участники максимально сконцентрировались на определенном им круге задач;

• уменьшение выгорания персонала. Излишнее перенапряжение становится причиной эмоционального выгорания сотрудников. Наличие регламентированных через непродолжительный интервал перерывов позволяет избежать этого;

• рост эффективности выполнения задач. Данный показатель основной в управленческой деятельности, поэтому метод направлен на достижение основополагающих задач.

Недостатки подхода

При всех своих достоинствах методика имеет и «узкие» места, о которых не стоит утаивать:

• модель не подходит для решения сложных задач, требующих больших временных затрат. Для использования Pomodoro потребуется дробить задачу на более мелкие подзадачи, но добиться этого позволяет не каждый проект. Кроме того, процесс дробления трудоемок, оптимальным решением станет привлечение для решения этой задачи самого работника в рамках его тайм-слотов. Для сложных задач целесообразно ведение электронных календарей и планировщиков;

• невозможность применения метода для отдельных должностей, предусматривающих существование различных отвлекающих факторов. Например, специалисты по работе с клиентами не могут переносить встречи с ними, так как это негативно скажется на их личной и корпоративной репутации;

• сложности планирования. Проблемы зачастую возникают не только с физическим распределением времени, но и подстраиванием своей деятельности под эти циклы. Рано или поздно придется сталкиваться с ситуацией, когда время слота заканчивается в самый разгар изучения задачи, требуя прерываться. После перерыва начинать необходимо сначала, а это негативно влияет на мотивацию;

• методика не совсем подходит для привычной российскому работодателю практики единственного обеда, а не его дробления на несколько более мелких частей в течение всего дня.

Выводы

Метод Pomodoro необходимо относить к микроуровню, так как он направлен на организацию труда индивида или малой группы, управление рабочим временем. Данная модель не вписывается в привычные стандарты организации труда, но она всегда предусматривает наличие гибкости для адаптации под конкретные условия. Основная цель методики заключается в переходе к фиксированным по времени периодам мозговой активности, когда человек полностью концентрируется на решении поставленной задачи, что в конечном итоге позволяет добиваться лучших результатов.

В этом случае метод не только прост для понимания и реализации, но и позволяет демонстрировать хорошие показатели прироста эффективности.