Тайм-менеджмент. 8 способов спланировать дела на день

Список дел

Царь зверей в мире планирования. Дела могут быть любые —- бытовые или рабочие, в виде заметки в телефоне или списка на листе бумаги.

✅ Основа основ. Списки дел — фундамент для других методов планирования.

✅ Просто и понятно. Ведение списка дел не требует обучения и понятно на уровне интуиции: есть задача — запиши её в список. Изи.

✅ Можно применить техники тайм-менеджмента. Скажем, отводить под одну задачу из списка час и сфокусированно делать её.

✅ Самодисциплина. Фиксируя задачи, мы поручаем себе их выполнить, так что это немного дисциплинирует.

✅ Разгружает голову. Наша голова предназначена для генерации идей, а не для их хранения — так сказал кто-то умный, мы согласны.

❌ Не подойдёт для длительного планирования и масштабных проектов.

❌ Не помогает оценить свои силы. Хорошо, если дел немного и половину можно сделать сразу же. А если их вагон и маленькая тележка с расплывчатыми объёмами и временем, то список ложится мёртвым грузом.

Список приоритизированных дел

То же список дел, но написанный в порядке убывания важности задач. Важность может оцениваться срочностью или объёмом.

✅ Тот же список дел, только лучше. Теперь риск не успеть сделать важную задачу снижается.

✅ То, что действительно важно, влезет в день. Если силы ушли на глажку и поход в магазин, а потом вспомнилась та статья с дедлайном, ресурсов на написание уже не хватит.

✅ Буст эффективности. Важные задачи сильнее влияют на нашу жизнь, и когда мы выполняем их в первую очередь, то добиваемся лучших результатов.

❌ Также не подходит для длительного планирования.

❌ Не учтёт всякие встречи и звонки. Они вроде и важные, а будут висеть в списке дел в начале вплоть до выполнения.

Список 1-3-5

Способ, при котором в день выполняется по девять задач: одна крупная, три средних и пять мелких. Считается, что этого достаточно, чтобы быть продуктивным в течение дня.

✅ Этот способ «идёт» от задач — то есть ты заранее определяешь, что надо сделать. Все дела делаются, а не только крупные. В обычном списке мелкие задачи завалены приоритетными, а с этим методом у них появляется право голоса — и гарантия выполнения.

✅ Максимальная концентрация. Метод помогает сделать все девять задач, распорядившись ограниченным временем.

✅ Удовлетворение от выполненных задач. Бывает, что в списке двадцать дел, и даже если сделать половину, чувства удовольствия не будет. Там ещё много! А с фиксированным списком такой проблемы не будет.

❌ Можно просчитаться. Если задача из конца списка окажется важной и большой, сил уже не будет.

❌ Бывает сложно расставить приоритеты. Когда важная задача не одна, а сразу три или пять, трудно выделить из них главную.

❌ Иногда и девять задач — ту мач. Наш мозг обычно концентрируется на пяти-семи мыслях, а тут сразу девять дамокловых вещей.

Матрица Эйзенхауэра

Делит задачи на четыре группы: важно и срочно; важно и не срочно; неважно и срочно; неважно и не срочно.

✅ Это просто. Для заполнения матрицы достаточно ответить на два вопроса: Это важно? Это срочно?

✅ Универсальность. Этот метод применим в работе, учёбе и бытовых делах.

✅ Подходит для долгосрочного планирования — задачи можно разложить на день, неделю, месяц и даже год. По этому принципу можно распланировать даже бэклог продукта.

❌ Релевантность и отдача тоже важны для планирования, а в матрице фигурируют только важность и срочность.

Расписание дня

То же самое, что и список дел, только с разбивкой по часам. Так проще всего планировать созвоны и встречи.Ещё можно делать временные блоки под выполнение дел (разбор чатов или почты, изучение статистики, что-то типа обеда) или крупных задач (написание текста, подготовка макета, ещё один обед).

✅ Хорошо упорядочивает день.

✅ Задача точно не потеряется.

✅ Снижается тревожность — всё определено, минимум хаоса.

❌ Можно накидать задач больше, чем часов в сутках, или недооценить их объём — тогда поедет всё расписание.

❌ Не всё в наших силах. Встречи и созвоны могут двигаться, обед сорваться.

Блочное расписание дня

Это объединение похожих дел в блоки. Например, в утреннем — душ, зарядка и завтрак, в дневном — рабочие дела, а вечером — приятности для себя.

✅ Подходит для постоянного ежедневного расписания. Блоки можно оставить, а наполнение менять.

✅ Подходит для тех, кому сложно войти в рабочую колею после отпуска, или совам — чтобы плавно и без стресса входить в новый рабочий день.

✅ Баланс между сферами жизни — для каждого занятия свой блок и своё время. Это помогает не путаться в работе и личных делах.

❌ Для этого способа нужна стабильность. Если планы постоянно сдвигаются, а время их выполнения меняется — такой метод только всё усугубит.

Расписание дня от отдыха

Идея метода — планировать время для отдыха и развлечений, а работу делать по желанию и в свободное от отдыха время. Его разработал психолог, так что лежание на диване можно назвать научным подходом к работе.

Кстати, таким способом можно спланировать неделю — к примеру, сначала внести в расписание массаж в пятницу, поход в кино в выходные, баню в среду. А вокруг уже планировать работу.

✅ Отдыхай, чтобы работать, — звучит, как абсолютный кайф. Десять баллов из десяти.

✅ Борьба с прокрастинацией. Теперь ты не думаешь, как бы найти время на отдых, а наоборот.

✅ Отсутствие выгорания приводит к большей продуктивности. Ноу стресс ➡ биг прогресс.

❌ Не подходит в условиях жёсткой загрузки и строгого графика.

❌ Не подходит, если ты не умеешь отдыхать.

❌ Начальнику такое лучше не показывать.

Жёсткие задачи VS Мягкие задачи

Этот метод делит дела на запланированные с чётким сроком, датой, временем и дела с плавающим выполнением. Например, к жёстким будет относиться созвон с коллегами, к мягким — посещение выставки.

✅ Подойдёт тем, чей день насыщен встречами и собраниями. Поможет не упустить из виду важное и не забыть приятное.

✅ Баланс между жёсткими и мягкими задачами помогает нервной системе не перегружаться, прыгая с задачи на задачу.

✅ Помогает структурировать день, а значит, быть продуктивным.

❌ Если жёстких задач больше трёх за день, до мягких можно так и не добраться.

❌ Требует чёткого планирования по времени. К примеру, если рабочая встреча проходит в кафе, нужно заранее выкроить время на дорогу до него. Иначе все планы полетят в тартарары.