Канбан — это метод достижения целей путем разделения пути на этапы. Это позволяет организовать процесс, ставить задачи, контролировать их выполнение и соблюдать сроки.
Метод Канбан реализуется на досках (которые также могут представлять собой лист бумаги).
Вы берете процесс и рисуете столбцы на доске. Вы озаглавливаете столбцы этапами этого процесса, например: To Do , In Progress , Done . Вы размещаете задачи в столбцах. И по мере их выполнения вы перемещаете задачу по столбцам — то есть по этапам выполнения. По сути, это суть Канбана, если говорить очень просто.
Канбан — это перевод с японского языка, означающий «вывеска» или «рекламный щит». Логично, что метод основан на перемещении знаков (или карточек) по доске.
Кроме того, это часть методологии Agile и инструмент улучшения работы за счет визуализации — если какой-либо процесс разложить на доске поэтапно, становится легко оценить объем работ, что нужно сделать, нагрузку на сотрудников. и как быстро достигается прогресс. Метод также подчеркивает активную работу над незавершенными задачами.
История методологии Канбан
Методу Канбан почти 70 лет! Да, вполне зрелый, но все еще работающий и очень эффективный. Вот такой вот японский долгожитель и трудяга.
Метод был изобретен в Японии на заводе Toyota . Однако в то время это не называлось Канбан. Были физические доски высотой с человека, с столбцами для этапов, и в каждом столбце были карточки с задачами, которые перемещались с одного этапа на другой. Таким образом, заводские рабочие передавали друг другу информацию: что делается, какие детали нужны, когда и кому. Метод помог сократить время производства одного автомобиля и, добившись успеха, получил широкое распространение.
Цифровые доски Канбан были представлены миру бизнесменом, писателем и пропагандистом метода Дэвидом Андерсоном. Он адаптировал Канбан для разработки программного обеспечения и усовершенствовал его, добавив, например, расстановку приоритетов задач. Именно тогда метод получил название Канбан.
Основные элементы Канбана
В системе Канбан есть несколько ключевых элементов, обеспечивающих ее эффективность.
Канбан-доска. Пространство, где визуализируется рабочий процесс. Это может быть пробковая, магнитная, белая, бумажная или цифровая доска. Большое пространство, разделенное на колонны. В этих графах отражены этапы работы.
Столбцы . Это этапы рабочего процесса. По мере продвижения работы задачи перемещаются по этим столбцам-этапам. К основным этапам относятся: «Сделать», «В работе», «На рассмотрении», «Готово» и т. д.
Канбан-карты (наклейки) . На этих карточках перечислены задачи, исполнители, сроки и приоритеты. При изменении статуса задачи на физической доске стикер перемещается в другой столбец. Если доска цифровая — карточка перетаскивается в следующий столбец.
Ограничения незавершенного производства (незавершенное производство) . Ограничение количества задач, которые разрешены на каждом этапе рабочего процесса одновременно — то есть в одном столбце. Это помогает контролировать рабочую нагрузку и приближать задачи к завершению. В классическом Канбане это не более шести задач. Если в одном столбце скопилось шесть карточек, добавить туда новое задание нельзя.
Ценности и принципы Канбана
Чтобы метод Канбан работал и повышал эффективность, необходимо придерживаться его ценностей и принципов.
Начнем с ценностей Канбана :
Сотрудничество . Помните, что вы — одна команда.
Баланс . Реалистично оценивайте возможности и рабочую нагрузку.
Прозрачность . Обменивайтесь информацией открыто.
Клиентоориентированность . Помните, что продукт предназначен для клиента.
Лидерство . Вдохновляйте членов своей команды.
Поток . Работайте постоянно (в пределах разумного).
Соглашение . Двигайтесь к цели вместе.
Уважать . Примите всех членов команды.
Понимание . Знать основные цели проекта и команды.
Если это напоминает вам о ценностях Agile, вы правы: Канбан — это инструмент Agile. Оба метода — это гибкость, мобильность системы и активная работа с изменениями.
Вот четыре основных принципа Канбана :
Начните с того, что у вас есть сейчас. Канбан следует применять только к существующим процессам. Это четко определяет, какие столбцы делать на досках, какие цели преследуются и кто должен их выполнять.
Улучшите рабочие процессы . Столбцы и доски помогают визуально охватить все этапы и заметить, где возникают узкие места в задачах. Наверняка, на заводе Тойоты обзорность очень помогла вовремя заметить нехватку запчастей.
Поощряйте лидерство . Если руководитель упускает проблему, сотрудники могут заметить ее сами и привлечь к ней внимание команды, особенно на канбан-досках. Команда будет проявлять инициативу, брать на себя ответственность и расти.
Контролируйте, визуализируйте, обновляйте . Избегайте создания узких мест в задачах на одной доске, особенно если они имеют одинаковый приоритет. Избегайте создания множества похожих столбцов. Не забывайте перемещать задачи по доске. Это доставляет удовольствие: выполнил задание, передвинул карточку — готово.
И есть еще один принцип.
✨Метод Канбан не является строгой концепцией. Поэтому многие взяли канбан-доски и адаптировали их под свои авторские методы. И у них это прекрасно получается!
Преимущества Канбана
Универсальность . Канбан помогает отслеживать прогресс как в крупном бизнесе, так и в личной эффективности.
Гибкое планирование . Расстановка приоритетов помогает расставить задачи по важности и не зарыться в куче работы.
Контроль сроков . Метод помогает контролировать и прогнозировать время выполнения задачи.
Видимость . Наверное, один из основных моментов. Это помогает увидеть все сразу.
Эффективность работы. Визуально выявлять слабые места в работе, устранять их и работать более эффективно.
Простота . Это действительно простой метод управления задачами. Важно лишь объяснить принципы работы и придерживаться их.
Метод Канбан действительно отлично подходит для планирования работы и других видов деятельности. С помощью досок можно организовать практически любой процесс — от разработки сложных приложений до планирования ремонта дома. Однако у Канбана есть и свои недостатки.
Недостатки Канбана
Не подходит для больших команд . Максимум 10 человек. Но желательно пять. Таким образом, метод работает более эффективно: меньше путаницы и больше контроля. Это приводит ко второму пункту.
Большие проекты сложно масштабировать . Если команда и проект вырастут, Канбан может не справиться.
Не всегда подходит для долгосрочного планирования . Канбан силен в достижении краткосрочных целей и решении неотложных задач.
Успех метода во многом зависит от самодисциплины . Если задачи не перемещаются по всем направлениям, Канбан теряет свою цель.
Различия между Канбаном и Agile, Scrum
Канбан против Скрама
Scrum — это система управления проектами, которая также делит рабочие процессы на этапы. Однако:
Этапы в Scrum называются спринтами . В конце каждого спринта есть результат, который можно показать заказчику, отправить на тестирование, развернуть в приложении и так далее. В Канбане результаты промежуточные и важны только для команды.
Канбан более гибок . Вы можете создать на доске разное количество столбцов и назвать их по своему усмотрению. В Scrum этапы предопределены: «незавершенная работа», «незавершенная работа по спринту», «незавершенная работа», «выполнено».
Скрам-спринты не могут быть прерваны . Это означает, что вы не можете вносить изменения в этапы работы. В Канбане все по-другому: все можно изменить и начать с самого начала.
Scrum предполагает ежедневные встречи для обсуждения результатов спринтов . Канбан не имеет этого требования.
В Канбане процессы открыты: за работой могут следить все участники проекта . В Scrum есть четкие роли: владелец продукта, Scrum-мастер и команда.
Канбан против Agile
💡Метод Agile — гораздо более широкое понятие, чем Канбан или Скрам. Это философия, комплексный подход к работе. Его главная особенность – гибкость. Команда адаптируется к новым условиям, все ее участники равны и обладают базовыми знаниями в областях своих коллег. Основное различие заключается не в самих подходах, а в уровнях применения. Канбан и Скрам — это инструменты в рамках Agile.
При выборе метода управления ориентируйтесь на размер коллектива и порядок работы. Если команда небольшая, то подойдет Канбан. Если проект большой, лучше использовать подход Scrum. Если есть неопределенность со сроками, то Канбан подойдет. А если у вас строгие сроки и ответственность перед клиентом, выбирайте Scrum.
Как внедрить систему Канбан
Внедрение Канбана происходит постепенно для всей команды на основе пилотных задач. Затем следует масштабирование. Не нужно спешить, лучше всего подходить к этому «стилю Канбан» — шаг за шагом.
Составьте и визуализируйте список задач . Вы можете сразу расставить приоритеты и назначить исполнителей.
Определите с командой правила работы в новой системе . Например, сколько задач можно брать в работу одновременно.
Контролируйте процесс . Особенно в графе «В процессе». Проверьте, сколько карточек и как часто они ходят.
Следите за временем, необходимым для выполнения задач . Выявите слабые места и постарайтесь их исправить. Вместе с сотрудниками!
Обсуждайте проблемы и вопросы . Обязательно пообщайтесь с командой, узнайте, насколько комфортно им работать в новой системе.
Экспериментируйте . Есть первые результаты? Попробуйте немного изменить процесс, а не глобально. И наблюдайте, как изменится результат.
6 лучших канбан-досок
Метод Канбан популярен и является основой всех современных планировщиков. Поэтому существует множество программ, в которых можно создать канбан-доску. Я попробовал шесть самых популярных.
НЕДЕЛЯ
Удобная, понятная, современная программа для управления проектами. Вы можете собрать команду в одном интерактивном пространстве, назначать задачи, отслеживать прогресс, хранить данные, пользоваться календарем, анализировать загруженность и управлять сделками. Это многофункциональный сервис для работы над проектами.
Плюсы
Автоматизация доски — вы можете настроить автоматическое выполнение задач, делегировать исполнителям, приостанавливать тайминг задач в колонке и использовать другие настройки.
Несколько досок в одном проекте. В рамках одного проекта можно создать множество досок, и задачи со всех досок будут отображаться в календаре и списке задач.
Подробные описания задач. Прикрепляйте файлы, описания, оставляйте комментарии.
Уведомления о задачах, в том числе в Telegram.
Метод Канбан — лишь один из пяти вариантов просмотра задач в WEEEK. Также есть диаграммы Ганта, списки, еженедельные и ежемесячные календари.
Регулярные обновления.
Минусы
Возможно слишком много функций и настроек. Нужно время, чтобы привыкнуть!
Расходы
Есть бесплатная версия с ограничениями по количеству досок — до 10 досок в 7 проектах. Чтобы снять ограничения, необходимо заплатить $2,99 за пользователя, что также позволяет увеличить размер команды до 10 человек.
Трелло
Пожалуй, самая известная программа с досками Канбан. Просто, удобно и легко учиться.
Плюсы
Простота. Если вам нужны только канбан-доски, Trello — лучшее решение.
Красивый и удобный интерфейс. Легко настроить для личного использования.
Многочисленные шаблоны, плагины и другие готовые решения.
Автоматизация правления.
Подробное описание задач.
Уведомления о задачах.
Минусы
Только одна доска на проект. Вам нужно переключаться между разными досками.
Расходы
Существует бесплатная версия с ограниченным количеством досок. Три платных плана от 6 долларов в месяц.
Джира
Универсальный сервис для управления задачами. Подходит для разработчиков, менеджеров, аналитиков, а также для других команд: юристов, бухгалтеров и менеджеров по работе с клиентами.
Плюсы
Гибкость. Услугу можно настроить в соответствии с потребностями.
Есть аналитика, комментарии к задачам, установка флажков (приоритетов задач) и другие полезные функции.
Подходит для использования большими командами.
Минусы
Множество различных функций и дополнений, постоянные уведомления и статусы могут отвлекать.
Расходы
Существует бесплатная версия и бесплатный пробный период для платных планов. Вы можете выбирать между планами «Стандарт» и «Премиум».
Асана
Один из сильнейших сервисов для планирования работы. Имеет удобный интерфейс и возможность настройки системы под индивидуальные нужды.
Плюсы
Задачи и процессы можно отображать не только на канбан-досках, но и в других форматах: диаграммах Ганта, списках, календарях.
Имеет временную шкалу для отслеживания выполнения задач.
Широкие возможности интеграции.
Минусы
Никаких уведомлений в мессенджерах.
Расходы
Есть бесплатный базовый план. Среди платных вариантов вы можете выбрать Premium, Business, Enterprise по цене от 11 до 25 долларов в месяц.
Понятие
Это настоящий помощник, любимый многими цифровыми командами. Более того, это полезно не только для работы, но и в повседневной жизни. Notion может служить основой для блога или общедоступной документации, библиотеки знаний, базы портфолио и даже базы данных.
Плюсы
Интуитивно понятный и привлекательный интерфейс.
Гибкая система управления задачами. Все можно настроить в соответствии с личными потребностями или потребностями команды.
Добавлена возможность работы с функциями ChatGPT внутри программы.
Минусы
Это может быть сложно настроить самостоятельно. Слишком много разных инструментов!
Расходы
Есть бесплатный план с ограничениями на запросы к OpenAI и время хранения журналов. Платные планы включают уровни Plus, Business, Enterprise и OpenAI. Цены варьируются от 8 до 15 долларов.
Понедельник
Универсальный инструмент управления проектами, который наряду с другими использует методологию Канбан. Monday, разработанный для широкого спектра отраслей, включая маркетинг, разработку программного обеспечения и HR, предлагает визуально привлекательный интерфейс, который позволяет командам создавать собственные рабочие процессы.
Плюсы
Пользователи могут легко настроить свои доски в соответствии с конкретными потребностями своих проектов, что упрощает адаптацию к различным типам работ.
Помимо досок Канбана, Monday.com предлагает диаграммы Ганта, календари, списки и представления временной шкалы, предоставляющие комплексный обзор проектов.
Широкие возможности интеграции с другими инструментами и приложениями расширяют его функциональность и оптимизируют рабочие процессы.
Минусы
Благодаря широкому спектру функций и возможностей настройки некоторым пользователям может быть сложно настраивать и управлять ими без предварительного обучения.
Расходы
Бесплатный план предлагает базовые функции, подходящие для небольших команд. Уровни от базового до корпоративного, цены начинаются от 8 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате. Стоимость увеличивается с появлением более продвинутых функций и увеличением размера команды.
Часто задаваемые вопросы о методе Канбан
В чем помогает подход Канбан?
Это помогает вовлечь команду в рабочий процесс, воспитать новых лидеров и научить сотрудников брать на себя ответственность за решения. Это также помогает сократить время, затрачиваемое на выполнение задач, усовершенствовать рабочий процесс и выявить слабые места.
Что означает WIP в Канбане?
WIP (Work In Progress) относится к ограничениям на активные задачи. Речь идет о том, сколько карточек может быть одновременно в одном столбце и о том, какой объем работы взял на себя исполнитель, но еще не завершил.
Как определить лимит незавершенного производства?
В идеале его определяют сотрудники, которые реально оценивают свои возможности и понимают, сколько задач они смогут выполнить к сроку. Иногда лимит устанавливает менеджер, но он может допускать ошибки.
Какое оптимальное количество членов команды для работы с Канбан?
От пяти до десяти человек. Можно иметь больше, но становится сложнее работать эффективно.
Какие метрики следует отслеживать при использовании Канбана?
Время цикла. Время, которое задача тратит на разработку: от начала до завершения финальной фазы.
НЗП. Количество задач, выполняемых одновременно.
Время выполнения. Время от появления задачи до ее завершения. Включает время цикла и время ожидания в очереди на реализацию.
Потерянное время. Время, которое задача проводит в различных очередях, а не в работе.
Эффективность. Процент времени, потраченного на работу над задачей, а не на ожидание в различных очередях.
Пропускная способность. Количество задач, которые команда может выполнить за единицу времени (день, неделя, месяц).
Какие функции должна иметь виртуальная доска Канбан?
Создавайте карточки задач, автоматизируйте процессы, задавайте параметры работы (приоритет, сроки, исполнители, загруженность), показывайте этапы работы, сохраняйте историю изменений и обсуждений. Это основные функции цифровой канбан-доски.
Вместо заключения: если вам лень читать текст
Метод Канбан — полезный и эффективный инструмент для управления процессами и выполнения задач в небольших командах. Чтобы это работало, вам необходимо:
Правильно разбивайте работу на этапы. Поэтому оно должно реализовываться в уже отлаженных, понятных процессах.
Правильно представить его команде. Объяснить правила пользования доской и создания задач.
Договоритесь о лимитах — сколько задач может быть одновременно в столбце и сколько задач может взять на себя один сотрудник.
Работайте над Канбаном отделом или командой из 5–10 человек.
Канбан — невероятно гибкий инструмент. Вы можете реализовать его в работе над серьезными бизнес-проектами, а можете планировать на досках ремонт дома или образование.
Начать дискуссию