Если документы цифровые, то и подпись на них тоже должна стать электронной. Расскажем, как в таком случае работает наиболее популярный вид ЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
Зачем вам УНЭП в КЭДО
Только задумайтесь: по действующему законодательству все организации должны хранить кадровые документы в течение 50 лет. Даже для небольшой компании это требование создает огромный объем документов, которые надо где-то разместить. Внедрение ЭДО в кадровом делопроизводстве решает не только вопрос хранения, но и позволяет минимизировать расходы на бумагу и канцелярские товары. А еще это существенно экономит время на согласование и поиск документов и исключает их потерю и порчу.
НЭП в таком случае является универсальным решением, поскольку электронная подпись совместима с большинством существующих платформ и систем кадрового электронного документооборота. Это позволяет безопасно интегрировать НЭП в существующие системы и использовать электронную подпись в различных бизнес-процессах.
Если выстраивать кадровый ЭДО с нуля, это будет дорого, а сам процесс займет продолжительное время. Лучший вариант — воспользоваться готовым решением от разработчиков ПО для КЭДО. Готовое программное обеспечение настраивается специально под нужды кадровика. В данном ПО формируются различные реестры, формы документов, приказов и т.п.
Использование НЭП в КЭДО делает процесс подписания и согласования документов более удобным для всех участников процесса, независимо от их местоположения.
Почему именно УНЭП
Всего существует три вида ЭП: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). УНЭП — настоящая золотая середина: она безопаснее, чем ПЭП, и доступнее УКЭП. При этом УНЭП хорошо защищена: для ее формирования используются средства криптографической защиты информации.
Что касается юридических аспектов: УНЭП полностью соответствует закону, а ее выпуск и применение регламентирует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Использование неквалифицированной электронной подписи в кадровом электронном документообороте закреплено статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ.
Может показаться, что более сложная архитектура решения и высокая защищенность УНЭП (в отличии от ПЭП) усложнит способ получения и применения ЭП, но все зависит от наличия или отсутствия третьей стороны в процессе идентификации.
При выпуске УНЭП в КЭДО идентификация может осуществляться тремя способами:
Очно при встрече с представителем удостоверяющего центра.
Онлайн в мобильном приложении с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах.
Компания может взять на себя ответственность за идентификацию своих сотрудников.
При использовании первых двух способов идентификации в процессе появляется третья сторона — удостоверяющий центр. Это организация, уполномоченная на выпуск сертификатов электронной подписи юридическим и физическим лицам.
Сертификат электронной подписи — это документ, содержащий данные паспорта, СНИЛС и ИНН пользователей. Сертификат подтверждает, что документы пользователя прошли проверку.
Выпуск сертификата ЭП добавляет дополнительные шаги в пользовательский путь. Но по закону наличие сертификата при выпуске УНЭП — не обязательно. В соответствии с пунктом 5 статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», УНЭП можно выпустить как с сертификатом, так и без него. Наличие или отсутствие сертификата влияет только на длину пользовательского пути и объем собранных данных.
Заключение
Электронный кадровый документооборот позволяет автоматизировать рутинные процессы и оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками, в том числе удаленными.
Использование НЭП в КЭДО позволяет работодателю дистанционно взаимодействовать с сотрудниками и совершенно легитимно вести электронный документооборот с помощью ЭП.
НЭП имеет некоторые ограничения по сравнению с квалифицированной электронной подписью. Например, НЭП нельзя использовать в некоторых государственных информационных системах. Однако в целом применение НЭП в кадровом ЭДО между работником и работодателем – это удобное средство оптимизации документооборота.
Начать дискуссию