Почему НЭП — универсальный инструмент для бизнеса
Неквалифицированная электронная подпись (УНЭП или НЭП) — один из трех видов электронных подписей, существующих в России. Этот вид ЭП представляет собой две уникальные последовательности символов, связанные между собой: закрытый и открытый ключи. Доступ к закрытому ключу имеет только владелец, а открытый ключ — в доступе у всех, с кем пользователь ведет документооборот. С помощью открытого ключа осуществляется проверка подлинности ЭП.
Для создания связи между ключами используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Такая подпись надежна и юридически значима, а получить ее можно, не выходя из дома.
НЭП можно подписывать около 95% документов бизнеса, она полезна во многих сферах — особенно тех, где есть документооборот с физлицами. Давайте разберем на конкретных примерах.
Недвижимость.
Если раньше риелторы тратили часы на разъезды и встречи с клиентами в офисе, то сейчас на это уходит минимум времени и усилий. С помощью НЭП риелторы могут удаленно подписать с клиентами такие документы, как:
Договор оказания риелторских услуг.
Договор аренды.
Договор о внесении аванса.
Акт приема-передачи недвижимости.
Выигрывают в этом процессе обе стороны: клиенту не нужно никуда ехать, стоять в пробках, искать парковочное место, а риелтор может взять больше клиентов и быстрее получить свою комиссию.
Производство.
Производства бывают разные, рассмотрим, например, мебельное. Представим, что мы разрабатываем проект кухни в новой квартире. Раньше для этого представителям мебельной фабрики приходилось лично встречаться с клиентами для подписания всех документов, да еще и следить, чтобы никакой листочек из кипы бумаг не потерялся. Теперь же с помощью НЭП вы можете удаленно подписать:
Договор на оказание услуг.
Заказ-наряд на выполнение работ.
Закрывающие акты.
Гарантийные талоны.
Все документы останутся в презентабельном виде и точно не потеряются!
Автомобильный бизнес.
Сейчас очень популярно привозить автомобили из-за рубежа. Как это обычно происходит? Клиент выбирает транспортное средство в интернете. Без документов тут не обойтись, суммы все-таки серьезные. Для их оформления нужна личная встреча с исполнителем. А ехать в другой конец Москвы или, что еще хуже, отправлять документы в другой город по почте — совсем не хочется.
Тут на помощь приходит НЭП: вы сможете просто связаться с менеджером и удаленно подписать все документы. Но не покупкой единой живет автомобильная сфера: ремонт или страхование тоже требуют оформления документов, и НЭП здесь тоже пригодится. Перечислим здесь самые распространенные документы:
Предварительный договор купли-продажи автомобиля.
Договор страхования.
Заказ-наряд, например, на ремонт автомобиля.
Заявка на кредит.
Акт приема-передачи.
Менеджеру не нужно печатать сотни листов бумаги, а затем еще и проверять, точно ли клиент поставил свою подпись везде, где требуется.
Туризм.
Для подтверждения любого тура: будь то экскурсия по городу или отдых на Мальдивах, агентству необходимо заключить договор с клиентом. Однако без электронной подписи сделать это будет затруднительно, если ваши заказчики — из разных городов России. С помощью НЭП вы можете быстро и легко подписать с ними:
Договор оказания услуг.
Согласие на обработку персональных данных.
Ваучеры.
Страховки.
Листы бронирования.
НЭП позволяет расширить географию вашего присутствия на рынке. Вам больше не важно, из какого города клиент, он может подписать документы удаленно юридически значимой подписью. Это комфортно и для вас, и для ваших заказчиков.
Рекламные, PR и дизайнерские агентства.
В рекламных, PR и дизайнерских агентствах есть три отдельных потока бесконечных документов: с клиентами, подрядчиками-фрилансерами и штатными сотрудниками, которые часто работают удаленно. Тут на помощь приходит НЭП, которую можно использовать для всех трех задач. Например, ей можно подписать:
Договор ГПХ.
Заявление на отпуск.
Приказ или распоряжение.
Договор на разработку маркетинговой стратегии.
Договор на оказание услуг по размещению рекламы.
Договор на написание статей.
Договор на разработку дизайн-концепции квартиры или офиса.
Акты.
И многое другое.
Ресторанный бизнес.
Последней для примера взяли не самую очевидную сферу. Но и здесь НЭП тоже выручает. С помощью нее вы можете подписать:
Договор оказания услуг, например, при бронировании банкета. Так вы обезопасите свой бизнес от ситуации, когда продукты закуплены, стол накрыт, а заказчик в последний момент изменил свои планы.
Документы с подрядчиками — самозанятыми и ИП и многое другое.
Вашим клиентам больше не нужно приезжать в ресторан, чтобы забронировать банкет — вы экономите их время и заботитесь об их комфорте, а они это точно оценят.
В примерах выше речь шла в основном о внешнем документообороте. А вот если мы рассмотрим внутренний, то здесь НЭП окажется применимой почти что для любой сферы. Кадровый документооборот можно перевести в удобный онлайн-формат, не тратя деньги на печать и последующее хранение документов.
Где НЭП не применима
В российском законодательстве выделяют еще две разновидности электронной подписи (помимо НЭП): простая (ПЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Рассмотрим ситуации, в которых они могут быть более полезны (их не так уж и много).
ПЭП. Этот вид ЭП создается без применения криптографии, ее максимально легко получить и применять. Мы сталкиваемся с ней при использовании одноразового кода из СМС, двухфакторной аутентификации, принятии пользовательского соглашения или введении логина и пароля при регистрации на сайте. В чем же ее минус? В случае применения ПЭП нет гарантии, что после подписания документа его не изменят без вашего ведома, а также невозможно определить, кто именно подписал документ. Поэтому для важных документов ее лучше не применять.
УКЭП. Самая строго регламентированная и дорогая подпись. Получить ее можно только при очной идентификации представителем аккредитованного удостоверяющего центра. Вам поможет только УКЭП, например, для регистрации прав на недвижимость в Росреестре, сдачи бухгалтерской отчетности или регистрации бизнеса в ФНС.
Безусловно, бизнес-задачи у всех свои, но неквалифицированная электронная подпись поможет цифровизировать большинство из них, а оформить НЭП можно удаленно и выгодно. Вы сможете подписывать документы из любой точки мира за считанные мгновения.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы узнать больше об электронной подписи.
Начать дискуссию