Представьте, что вы владелец агентства по недвижимости. Через ваши руки проходит множество документов: заявления о приеме на работу новых сотрудников, договоры, акты и соглашения с клиентами, бухгалтерская и налоговая отчетность. Как не тратить слишком много времени на подписание всех этих документов, а также облегчить работу своих сотрудников-риелторов? Сделать это можно при помощи электронной подписи (ЭП). Как быть, если вы хотите использовать ЭП не только для бизнес-целей, но и личных? Какой вид электронной подписи в таком случае выбрать и как ее получить? Рассказываем в статье.
Зачем нужна ЭП?
Даже в эпоху цифровизации есть предприниматели, предпочитающие рукописную подпись электронной. Несомненно это дело каждого. Мы лишь отметим, что электронная подпись снимает кучу барьеров: с ней стираются территориальные границы между вами и вашими клиентами, а время перестает тратиться на ненужные заботы. Например, риелторы при помощи нее могут удаленно подписать с клиентом договор на оказание услуг, договор аренды или акт приема-передачи недвижимости. Это позволяет экономить время, а значит – зарабатывать больше, что выгодно как для самого риелтора, так и для владельца бизнеса. Кроме того, применение ЭП более надежно: подделать рукописную подпись может каждый, а вот взломать защищенную криптографией электронную – невозможно.
Кто может оформить ЭП?
Получить ЭП может ООО, ИП, самозанятый или физлицо в возрасте от 14 лет. Процесс получения и набор документов будет варьироваться в зависимости от того, кто выпускает подпись и какой вид подписи выбирает для применения.
Виды ЭП. Какую выбрать?
В российском законодательстве есть три вида ЭП, однако мы остановимся на двух наиболее безопасных и универсальных: УКЭП и УНЭП. Разберем особенности и возможности применения каждой, чтобы вы могли определить тот вид ЭП, который лучше всего подходит для ваших целей.
УКЭП – для особо важных документов
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – наиболее строго регламентированный вид электронной подписи, который подходит даже для взаимодействия с государственными органами. Выдачей сертификатов электронной подписи занимается удостоверяющий центр (УЦ). Получить УКЭП можно только лично при очной идентификации. И еще и не каждый УЦ для этого подойдет, он должен быть аккредитован Минцифры.
Как можно использовать УКЭП?
Теоретически при помощи УКЭП предприниматели могут подписать любые юридически значимые документы. Закон разрешает это делать. Но на практике компании чаще внедряют это решение только там, где нельзя использовать другие. Причина простая: УКЭП дороже других видов электронной подписи, а еще ее сложнее и дольше получать. Но в ряде случаев без УКЭП не обойтись, только она поможет:
зарегистрировать право собственности на недвижимость в Росреестре;
заключить кредитный или ипотечный договор в банке;
подать документы в ФНС или судебные органы;
вести электронный документооборот для сделок с НДС.
Как получить УКЭП?
Расскажем пошаговый алгоритм на примере нашего сервиса, но он будет актуален и для других популярных сервисов тоже.
Выбрать сервис электронной подписи, который вы хотели бы использовать.
Оставить заявку на сайте.
Подготовить документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Если вам еще не исполнилось 18 лет, потребуется также согласие от родителя или опекуна.
Встретиться с представителем аккредитованного удостоверяющего центра, подписать заявление на выпуск УКЭП, установить мобильное приложение и пройти процедуру идентификации личности.
После подтверждения данных пользователя завершится выпуск сертификата ЭП и можно будет подписывать документы УКЭП.
Вернемся к нашему агентству недвижимости. Пригодится ли им УКЭП, чтобы вести классический документооборот с клиентами: подписывать договор оказания услуг или авансовый договор? Теоретически и технически УКЭП можно использовать во всех этих случаях, но на практике это неудобно. Каждая сторона документооборота должна будет пройти идентификацию путем личной встречи с представителем аккредитованного удостоверяющего центра, а это займет некоторое время, да и стоимость выпуска такой подписи выше. Но в одном из случаев на рынке недвижимости подойдет только УКЭП – при регистрации перехода права собственности на недвижимость в Росреестре. Только понадобится она не риелтору, а его клиенту, так как риелтор не выступает стороной сделки.
После сделки УКЭП может пригодиться клиенту еще в нескольких случаях, например, для заключения кредитного или ипотечного договора в банке, подачи документов в ФНС или судебные органы, а также участия в электронный торгах.
Резюмируем, УКЭП – это, безусловно, надежно, но не всегда удобно. Используйте УКЭП там, где без нее не обойтись. В остальных случаях мы рекомендуем отдать предпочтение УНЭП.
УНЭП – для большинства значимых документов
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) не менее надежна, чем УКЭП, и также защищена криптографическим шифрованием. Основное ее отличие в том, что она не подойдет для взаимодействия с государственными органами, но закроет 95% рутинного документооборота и бизнеса, и частных лиц. УНЭП применима для большинства юридически значимых документов. В отличие от УКЭП, получить УНЭП можно в любом УЦ и даже онлайн.
Как можно использовать УНЭП?
С помощью УНЭП предприниматели могут вести весь рутинный документооборот с клиентами, подрядчиками и сотрудниками. Для большинства документов, с которыми предприниматели имеют дело каждый день, ее возможностей будет достаточно. Из важных исключений – разве что счета-фактуры и УПД.
Вернемся к нашему агентству недвижимости. Оно может подписать УНЭП:
-договор на оказание услуг;
-авансовый договор;
-договор аренды;
-согласие на обработку персональных данных;
-акты и многое другое.
Все эти документы могут быть подписаны за считанные секунды из любой точки мира и юридически значимой подписью.
Конечно, УНЭП можно использовать не только в недвижимости.
Так, например, самозанятый репетитор может подписывать договор на оказание услуг со своими учениками, мебельная фабрика – заказ-наряд с клиентами, а клининговая служба закрывающие акты со своими заказчиками. Примеров отраслей и документов множество, мы перечислили лишь малую часть того, как УНЭП может быть полезна для вашего бизнеса.
Для получения УНЭП очная идентификация не обязательна, некоторые сервисы электронной подписи, позволяют выпустить ЭП онлайн в мобильном приложении с идентификацией с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах. В данном случае идентификация проходит через ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации). УНЭП позволит не усложнять клиентский путь, быстро выпустить ЭП и подписывать документы, не вставая с кресла.
Как получить УНЭП?
Необходимо скачать мобильное приложение.
Пройти онлайн-идентификацию.
Можно подписывать документы УНЭП.
Подводя итоги
Мы подписываем документы практически каждый день. С помощью электронной подписи делать это становится гораздо быстрее и удобнее. Стираются границы: больше не важно, из какого города ваш клиент или заказчик, если подписание договора происходит дистанционно и занимает всего пару минут. Выбирайте тот вид ЭП, который отвечает именно вашим потребностям. УКЭП – если вы часто имеете дело с госреестрами и счетами-фактурами, УНЭП – во всех остальных случаях. Оформление ЭП проще, чем может показаться, а удобство такого решения вы ощутите мгновенно.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы узнать больше об электронной подписи.
Начать дискуссию