За последние годы жизнь ускорилась в разы, в том числе благодаря цифровизации. Зачем тратить время на бесконечные походы по магазинам, если можно все заказать онлайн? Так же история и с документооборотом. Зачем тратить время на поездки через пробки для подписания документов или деньги на курьера, если есть электронная подпись (ЭП). Она позволяет подписывать документы быстро и удаленно, сохраняя время и деньги компании и ее сотрудников.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись – цифровой аналог рукописной, с помощью которой мы заверяем документы и подтверждаем факт согласия с условиями сделки или свое волеизъявление.
Если для подписания от руки необходимо сначала распечатать документ в двух экземплярах, потом потратить время на дорогу и личную встречу, то с ЭП этот процесс сокращается до нескольких секунд.
Если рассматривать юридическую плоскость, то применение ЭП в России регулируется федеральным законом N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Какие существуют виды электронной подписи
Существуют 3 типа ЭП, простая и два вида усиленных. Простая электронная подпись (ПЭП) подойдет для самых базовых задач: входа в личный кабинет или подтверждения онлайн-покупки по СМС-коду. Она не требует отдельной процедуры выпуска и формируется непосредственно в момент осуществления операции, однако слабо защищена от мошеннических действий и хакерских атак. Усиленных видов ЭП два: усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). В отличие от ПЭП, усиленные виды ЭП гораздо более надежны, так как формируются с применением системы криптографической защиты информации (СКЗИ). Обойти такую защиту и взломать подпись невозможно, как и внести изменения в уже подписанный с помощью нее документ.
Кто может выпустить электронную подпись
В России электронную подпись может оформить любой гражданин РФ в возрасте от 14 лет: как физическое, так и юридическое лицо.
Сфера применения ЭП огромна. Так, например, компания может подписывать первичные, административные или закрывающие документы. Например, договор оказания услуг, договор страхования или аренды, договор поставки, согласие на обработку персональных данных, акты и многое другое.
Электронная подпись применима абсолютно в любой сфере бизнеса: недвижимость, туризм, производство товаров и услуг, автомобильный бизнес, банковская или страховая сфера, кафе, агентства. Она позволяет юрлицам подписывать документы с клиентами, сотрудниками и подрядчиками быстро, удаленно и юридически значимо, расширяя географию своего присутствия на рынке.
Но ЭП полезна не только юрлицам. Самозанятые при помощи ЭП могут подписывать с заказчиками договоры и закрывающие документы из любой точки России. Физлицам она пригодится для дистанционного устройства на работу, подачи документов в вуз, заключения кредитного или ипотечного договора с банком, покупки недвижимости или автомобиля.
Что можно подписывать электронной подписью
УКЭП потребуется для дистанционного взаимодействия с государственными органами. Оформить ее можно только при личной встрече с представителем аккредитованного Министерством цифрового развития удостоверяющего центра (УЦ).
При помощи УКЭП можно:
Зарегистрировать право собственности на недвижимость в Росреестре
Подать документы в ФНС или судебные органы
Заключить кредитный или ипотечный договор
Вести электронный документооборот для сделок с НДС
Подписать счета-фактуры и многое другое
УНЭП отлично подходит для ведения рутинного документооборота бизнеса. Она также как и УКЭП защищена криптографией, но процедура ее получения гораздо проще, а стоимость – ниже. УНЭП можно выпустить с сертификатом или без него. Для получения УНЭП с сертификатом можно обратиться в удостоверяющий центр или выпустить ее онлайн с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах. УНЭП без сертификата может выпускаться в момент первого подписания.
С помощью УНЭП можно:
Подписывать договоры услуг с клиентами, сотрудниками, контрагентами
Заключать сделки без НДС
Подписывать акты
Вести кадровый документооборот и многое другое
УНЭП подойдет для большинства документов, с которыми предприниматели имеют дело каждый день.
Простая электронная подпись может применяться для совершения базовых операций, например, к ПЭП можно отнести ввод логина и пароля на сайте или кода из СМС-сообщения. ПЭП не гарантирует неизменность документа после подписания. Данный вид подписи слабо защищен от мошеннических действий и не подходит для действительно важных документов.
Заключение
Сегодня электронная подпись пригодится каждому, кто ценит свое время. ЭП позволяет подписывать документы всего за пару секунд, не отрываясь от рабочих дел, расширяет географию бизнеса и становится уникальным конкурентным преимуществом. С помощью электронной подписи вы сможете сократить издержки на закупку бумаги, печать, логистику и архивное хранение подписанных документов. Используйте усиленные виды электронной подписи, защищенные криптографией, чтобы быть уверенными в надежности подписываемых файлов.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы узнать больше об электронной подписи.
Начать дискуссию