Подписание документов в Битрикс24: как подписывать документы онлайн из CRM-системы

CRM-система – это программа для автоматизации бизнес-процессов. Она позволяет находить проблемные точки в ведении сделок, прогнозировать выручку и успешнее вести диалог с клиентами. Благодаря правильно настроенной системе, отдел маркетинга и отдел продаж могут качественно измерять эффективность своей работы. Менеджеры часто ведут в CRM-системе весь цикл сделки: от внесения лида до создания закрывающих документов. Сделок может быть много, и ведение бумажного документооборота в таком случае замедляет работу менеджеров. Сотрудникам приходится распечатывать документы, отдавать на подпись руководству и только потом отправлять клиенту с курьером или встречаться с ним лично. Электронное подписание документов в CRM-системе ускоряет закрытие сделок, позволяет бизнесу экономить на бумаге и освобождает время сотрудников от бумажной волокиты. В результате менеджеры обрабатывают больше лидов, что приводит к увеличению продаж и развитию бизнеса. Интеграция наших сервисов с Битрикс24 позволяет пользователям быстро и удобно подписывать документы усиленной электронной подписью с криптозащитой, не покидая привычную корпоративную систему. 

Для подписания документов в Битрикс24 с помощью сервисов электронной подписи необходимо перейти в раздел «Маркет» Битрикс24 и установить приложение Sign.Me. После этого вы сможете отправлять документы на подпись в одной из трёх сущностей CRM: «Сделки», «Контакты» или «Компании». Покажем, как происходит отправка и подписание документов в действии:

1. Выберите раздел CRM в Битрикс24.

2. Перейдите в сущность «Сделки».

3. Кликните на карточку нужной сделки.

4. В карточке сделки выберите раздел Sign.Me.

5. Выберите способ загрузки документа, нажав на соответствующую кнопку.

6. В открывшемся окне укажите данные отправителя и получателя запроса и нажмите «Отправить». Вы также можете добавить себя в качестве получателя запроса, чтобы документ был подписан и с вашей стороны, и добавить получателя не из CRM-системы.

Готово – документ подписан усиленной электронной подписью с криптозащитой и отправлен выбранным участникам сделки. После отправки можно скачать файлы электронной подписи в Битрикс24, проверить статус подписания и найти документ через поиск по ключевым словам. 

Клиентский путь будет таким же, как и в случае использования сервисов Sign.Me без интеграции в CRM-систему. В Битрикс24 интегрированы все три сервиса Sign.Me: Cайн.Клик, Сайн.Смарт и Сайн.Квал. Если ваш контрагент пользуется сервисом Сайн.Клик, он переходит по ссылке из СМС, ознакамливается с документом и подписывает его в 1 клик усиленной электронной подписью с криптозащитой. В случае со Смартом и Квалом пользователь получает push-уведомление на свой смартфон, переходит по нему в мобильное приложение Sign.Me, читает и подписывает документ.

Архив с документами, подписанными в сервисе Сайн.Клик, направляется на электронную почту подписантам. В случае с Сайн.Смартом и Сайн.Квалом, в зависимости от выбранного способа хранения, подписанные документы могут храниться либо в указанной папке на смартфоне, либо в личном кабинете, если включена настройка хранения. 

Этот процесс занимает около 5 минут и не требует участия разработчиков. Достаточно следовать простому алгоритму:

Шаг 1. Бизнес выбирает сервис, который решает его задачи – Сайн.Клик, Сайн.Смарт или Сайн.Квал. 

Сайн.Клик – это сервис с самым быстрым пользовательским путём для подписания документов бизнеса с физлицами. Чтобы начать в нём работать, достаточно зарегистрироваться и оплатить тариф, который подходит под ваш объём документов. В Сайн.Клике документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), она создается с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ). Такую подпись невозможно взломать, а документ после подписания нельзя изменить.

В Сайн.Смарте документы тоже подписываются УНЭП, сервис удобен для компаний, у которых обмен документами с каждым из подписантов носит регулярный характер, а также когда бизнесу важно, чтобы идентификация личности контрагентов проводилась сторонней независимой организацией. 

Сайн.Квал необходим, когда в бизнес-процессе есть взаимодействие с госорганами. Например, для регистрации прав на недвижимость в Росреестре или при открытии ИП. В отличие от Клика и Смарта, для подписания документов в Сайн.Квале используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая является самым регламентированным со стороны государства видом ЭП. 

Шаг 2. Будущим пользователям сервиса необходимо перейти в раздел «Маркет» Битрикс24, установить приложение Sign.Me, ввести API-ключ и начать работу. 

API-ключ – это уникальный код, используемый для идентификации приложения или пользователя. Использование API-ключа позволяет безопасно передавать данные между различными системами и сервисами, не раскрывая конфиденциальную информацию. API-ключ автоматически выпускается при регистрации пользователя в сервисе Сайн.Клик. При использовании Сайн.Смарт и Сайн.Квал API-ключ выдаёт специалист технической поддержки Sign.Me. Для этого достаточно позвонить по нашему номеру телефона или написать на электронную почту: специалисты Sign.Me обработают запрос в кратчайший срок. Ключ выпускается единожды на компанию, если у вас несколько организаций, тогда на каждую из них нужно выпустить отдельные API-ключи.

Подводя итоги

Интеграция наших сервисов в популярную CRM-систему Битрикс24 позволит клиентам быстро, удобно и безопасно подписывать документы, не покидая привычную корпоративную систему. Такое решение поможет освободить время сотрудников от бумажной волокиты, повысит скорость проведения сделок, увеличит продажи и будет способствовать масштабированию бизнеса. Также у Sign.Me есть интеграция с 1С: подписание документов с помощью наших сервисов доступно в системе 1С:Бухгалтерия и 1С:Документооборот. Процесс подписания и отправки документов аналогичен работе в Битрикс24. Скоро сервисы Sign.Me будут интегрированы и в другие популярные CRM-системы. 

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы узнать больше об электронной подписи.