Бухгалтерия – это про аккуратность, соответствие нормативным требованиям и высокую эффективность. Традиционные методы ведения учета и обработки данных часто сопровождаются рутинными повторяющимися задачами, которые занимают много времени и могут приводить к ошибкам. Поэтому даже в таком консервативном направлении стали обращаться к новым способам оптимизации работы, и все чаще фокус смещается на Task Mining.
Что такое Task Mining?
Task Mining – это аналитика операций. Основа любого бизнеса – это процессы – от подбора персонала до кредитования и скоринга. Но и сами процессы не монолитны, а состоят из бизнес-операций. Бизнес-операция — это отдельное действие – или набор действий – которые выполняются в рамках бизнес-процесса и направлены на выполнение конкретных задач. Если брать бухгалтерию, то здесь процесс – управление дебиторской отчетностью, а операции – формирование и выставление счетов, мониторинг задолженности, напоминания и взыскание и т.д. Task Mining собирает данные о том, какие действия выполняются, в каком порядке и сколько времени это занимает. В результате можно увидеть весь процесс работы сотрудников, обнаружить все операции, выявить из них наиболее трудозатратные и оценить потенциал их оптимизации.
Работает это так: устанавливается специальное программное обеспечение, которое записывает взаимодействия сотрудника с интерфейсами рабочих приложений, например, заполнение полей, переходы между вкладками и окнами и др. Затем эти данные анализируются при помощи специальных алгоритмов, строятся дашборды – интерактивные панели. Это и помогает выявить те самые «узкие места», повторяющиеся действия и возможности для автоматизации.
Возможности
Технология позволяет:
Сократить затраты. Автоматизация рутинных задач с помощью Task Mining позволяет сократить время, затрачиваемое на их выполнение, что приводит к снижению операционных расходов. Кроме того, минимизация ошибок помогает избежать затрат, связанных с их исправлением.
Выявить лучшие практики.
За счёт оцифровки можно выявить лучшие практики, позволяющие работать быстрее и эффективнее, минимизировать риск ошибок и облегчить обучение. Как следствие, растёт объём выполненных задач, и больше не надо сидеть сутками во время отчетных периодов.
Повысить соответствие нормативным требованиям.
Повышая прозрачность работы бухгалтеров, Task Mining облегчает демонстрацию соответствия во время, например, аудита. Кроме того, аналитика операций помогает выявить области, где существует риск несоответствия, что позволяет организациям превентивно решать эти проблемы.
Упростить масштабирование. По мере роста компании их бухгалтерские процессы усложняются. Постоянно мониторя и оптимизируя задачи, компании могут адаптироваться к увеличению объема транзакций без пропорционального увеличения штата или ресурсов.
Кейс
Учетный центр одного из крупнейших промышленных предприятий страны ведет бухгалтерию для 50+ компаний как внутреннего, так и внешнего контура. Ключевая задача проекта – рассчитать реальную стоимость различных услуг по трудозатратам, дополнительные – обеспечить прозрачность ценообразования, детализацию рабочего дня персонала, анализ эффективности трудозатрат и выделить наиболее выгодные с точки зрения роботизации операции.
С помощью Task Mining за 4 месяца были оцифрованы и автоматически размечены все нужные операции, что позволило:
выделить и исследовать 35 тыс. операций;
сгруппировать операции по услугам;
посчитать стоимость услуг для конкретных контрагентов;
детализировать рабочий день сотрудников
Итогом проекта стало повышение прозрачности ценообразования стоимости услуг Учетного центра, определение выгодных под роботизацию операций и общее повышение эффективность. Кроме того, стало очевидно, что вся история масштабируема, поскольку учет – это система, а бухгалтер выполняет рутинные повторяющиеся задачи ежедневно.
Вместо заключения
Task Mining в бухгалтерии открывает новые возможности для оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов. Анализ и автоматизация рутинных задач с помощью аналитики операций позволяют значительно сократить временные и финансовые затраты, повысить точность и уменьшить количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Внедрение Task Mining способствует улучшению производительности и освобождает сотрудников для выполнения более сложных и творческих задач, что в конечном итоге приводит к повышению общей эффективности работы бухгалтерского отдела.
Начать дискуссию