1. Принятие решения о делегировании задачи
Освободит ли вас передача этой задачи для выполнения более важной
работы, которую можете выполнить только вы?
Приведет ли передача этой задачи более квалифицированному сотруднику или команде к улучшению конечного результата?
Есть ли у вас возможность передать задачу квалифицированному специалисту или команде?
Не будут ли последствия критическими в случае неудачного выполнения задачи?
2. Подготовка
Сначала четко определите задачу для себя.
Выберите подходящего человека для выполнения задачи: учитывайте навыки, компетентность, опыт, приверженность делу, рабочую нагрузку. Исполнитель должен быть в состоянии выполнить задачу самостоятельно.
Передайте исполнителю достаточное количество полномочий для выполнения задачи.
Выделите все необходимые ресурсы для выполнения данной работы.
Обеспечьте достаточную мотивированность исполнителя.
3. Уточнение требований к выполнению задачи
Сделайте обзор задачи. Начните с цели. Каких результатов в целом должен достичь исполнитель?
Укажите точный результат, который вы ожидаете. Как именно он будет оцениваться? Убедитесь, что исполнитель хорошо понимает, что от него требуется.
Уточните сроки и бюджет. Отметьте допустимые отклонения от этих требований. Если определенный бюджет не заложен, можете ли вы указать его диапазон, на который можно ориентироваться?
Сообщите исполнителю, какие ресурсы можно задействовать. Ваша помощь (без обратного делегирования)? Другие люди, которые могли бы помочь? Информация из других источников? Шаблоны? Похожие проекты в прошлом? Дополнительный бюджет? Наставники?
Укажите какие-либо конкретные процессы, принципы или процедуры, которым, по вашему мнению, исполнитель должен следовать при выполнении работы. Не превращайте передачу задачи в «угадайку».
Укажите, какие меры предосторожности исполнитель должен предпринять, чтобы предотвратить проблемы, которые вы предвидите.
4. Контроль хода выполнения задачи
Следите за ходом выполнения задачи. Заранее установите способы контроля и отчетности. Хотите ли вы получать периодические отчеты о ходе выполнения? Будете ли вы связываться с исполнителем, когда понадобятся обновления, или вы ожидаете, что он свяжется с вами, только если столкнется с задержками или другими проблемами?
Отмечайте достижения исполнителя, чтобы повысить его мотивацию.
Проследите за тем, чтобы задача была выполнена успешно.
5. Действия после завершения
Оцените выполнение задачи и предоставьте обратную связь.
Запишите нюансы работы над задачей, если она выполнялась впервые. Это позволит упростить и ускорить исполнение подобной работы в следующий раз. Попросите исполнителя записать свой процесс, включая рекомендации, как в будущем избежать проблем, связанных с выполнением данной задачи.
Подписывайтесь на Telegram-канал «Эффективный руководитель каждый день», чтобы узнать больше о повышении управленческой и личной эффективности руководителей.
Начать дискуссию