Подотчет директора: что надо знать бухгалтеру

Если топ-менеджер должен крупную сумму денег, выданных ему под отчет, компания рискует. Причины возникновения «зависшего» подотчета бывают разные:

• генеральный директор путает собственный карман и деньги организации,
• через подотчет руководителя умышленно выводились наличные для оплаты различных «серых» расходов,
• бухгалтер некачественно делает свою работу и т.д.

В статье сделан полный обзор, как на практике закрывают «зависший» подотчет директора, какие способы являются безопасными, а какие могут вызвать претензии фискальных органов, вплоть до привлечения к уголовной ответственности. Кроме того, вы найдете советы как снизить последствия от незакрытого подотчета, если на момент налоговой проверки от него не успели избавиться.

В чем заключаются налоговые риски

Контролеры доначислят НДФЛ и страховые взносы по истечении срока исковой давности возврата выданных авансов под отчет (п. 1 ст. 196 ГК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/98341 от 16.12.2019 года, № 03-04-06/5808 от 01.02.2018 года). Оспорить доначисления в суде маловероятно (Определении Верховного суда № 310-ЭС19-28047 от 03.02.2020 года, № 307-ЭС20-2379 от 11.02.2021 года).

Пример № 1:

Генеральный директор ООО «Актив» Львов В.Н. не отчитался по подотчетным деньгам на сумму – 12, 2 млн. руб., налоговые риски компании и физлица при таких условиях составляют:

• НДФЛ – 1 586 000 руб. (12 200 000 руб. х 13%);
• страховые взносы – 3 660 000 руб. (12 200 000 руб. х 30%).

Итого – 5 246 000 руб.

Дополнительно на сумму недоимки начисляется штраф 20% и пени (ст. 122 НК РФ). При доказанном умышленном уходе от уплаты налогов штраф увеличивается вдвое.

Максимальный штраф может составить 2 098 400 руб. (5 246 000 руб. х 40%).

Крупным размером признается сумма налогов, сборов, страховых взносов, превышающая за период в пределах трех финансовых лет подряд пятнадцать миллионов рублей, такие нарушения подпадают под уголовную ответственность по ст. 199 УК РФ.

Если в период получения невозвратного подотчета директор приобретет себе недвижимость или автомобиль, налоговые риски кратно возрастут. Ведь информация об их регистрации попадает автоматически в ФНС. Усугубит ситуацию отсутствие заработка, сопоставимого с дорогостоящими покупками руководителя (постановление АС Восточно-Сибирского округа № А19-13034/2018 от 12.11.2019 года).

Лучший способ закрытия задолженности по суммам, выданным под отчет

Выдача денег на длительный срок под отчет

По действующим правилам расчетов с подотчетными лицами компания вправе самостоятельно установить срок сдачи авансового отчета (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014 года). Ранее на это отводилось не более трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выдавались авансы под отчет.

Получается, приказом можно максимально удлинить не только срок, на который выдаются деньги сотруднику, но и время на подготовку авансового отчета, ограничений по выдаваемой сумме в законодательстве не установлено.

Правд,а если в распорядительном документе утвержден срок три года на пользование деньгами в подотчете и еще один год на предоставление авансового отчета, такие нестандартные условия расчетов с директором не только не помогут защитить учет предприятия, а наоборот, гарантированно привлекут внимание контролеров, ведь здравый смысл никто не отменял. То же самое касается и выдаваемых сумм. Например, 5 млн руб. под отчет на командировочные расходы в г. Дальний Заболотинск вызовет массу вопросов.

По деньгам, выданным адресно на командировочные расходы, манипулировать со сроком предоставления авансового отчета не получится. Генеральный директор по-прежнему обязан отчитаться в бухгалтерию по выданным авансам под отчет не позже трех дней с момента возвращения из служебной поездки (п. 26 Положения № 749 от 13.10.2008 года).

Как продлевают срок исковой давности

Невозвращенными подотчетными деньгами, считают суммы, по которым не представлен авансовый отчет в установленный срок, именно от этой даты рассчитывается срок исковой давности.

Если руководитель признает за собой долг, то срок исковой давности прерывается, правило работает как в отношении действующих директоров, так и уволенных из организации (Постановление АС Западно-Сибирского округа по делу № А70-12286/2020 от 15.10.2021 года).

Также срок пользования деньгами продлевает возврат и повторная выдача денег под отчет. Компании, которые не проводят операции возврата/выдачи средств одним днем и на одинаковые суммы, имеют чуть меньше рисков, чем те, кто пренебрегает правилами безопасности.

Практикуется отражение в учете приема подотчетных сумм от генерального директора, а повторная выдача на нескольких других топ-менеджеров. Если налоговые инспекторы сумеют проследить и доказать липовые расчеты с подотчетниками, то доначисления и санкции гарантированы.

Пример № 2

ООО «Актив» выдало под отчет 17 января 2022 года директору Львову В.Н.- 3 млн. руб. на срок 3 месяца.

Львов В.Н. принес в бухгалтерию 23 марта 2022 года оправдательные документы на 200 тыс. руб. и оформил авансовый отчет, оставшиеся 2,8 млн. руб. он вернул в кассу.

Далее из кассы 28 марта 2022 года выданы авансы под отчет главбуху Лисициной А.В. в сумме- 590 тыс. руб., а также 30 марта 2022 года – 2,210 тыс. руб. коммерческому директору Волкову С.Д.

Обратите внимание, реализации данного кейса сейчас препятствуют Указания ЦБ № 5348-У.от 09.12.2019 года. Без нарушений не получится провести виртуальный возврат и выдачу денег под отчет. Получив возврат денег от сотрудника, компания обязана внести их на расчетный счет, и только после этого расходовать на какие-то цели вновь. За нарушение указанного правила предусмотрен штраф на директора от 4 до 5 тыс. руб., на юридическое лицо от 40 до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но срок привлечения за нарушение кассовой дисциплины всего лишь 2 мес., а для субъектов МСП может быть заменен предупреждением (ст. 4.5. КоАП РФ).

Взаимозачет по дивидендам и удержание из зарплаты

Простые законные способы закрытия «зависшего» подотчета– удержание из заработной платы и зачет по дивидендам. Оба способа позволяют отодвинуть срок исковой давности и уменьшить претензии контролеров. Имеет смысл запросить у генерального директора объяснительную, в которой он укажет, что документы утрачены, но деньги потрачены им в интересах организации, а не на личные нужды.

Для удержаний из заработной платы необходимо письменное согласие директора и приказ (ст. 137, 138 ТК РФ). Удерживайте из доходов сотрудника не больше 50%, НДФЛ и взносы на сумму долга не начисляйте.

Чтобы списать долг за счет дивидендов после окончания квартала, полугодия или года составьте протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов, после чего оформите зачет обязательств.

Прощение долга

Оформление договора дарения освободит компанию от обязательств по начислению страховых взносов, то только в том случае если подотчет был переведен в договор займа и потом прощен, благодаря тому что расчеты перешли из разряда трудовых в гражданско-правовые (п. 4 ст. 420 НК РФ, ч.1ст. 807 ГК, письма ФНС № БС-4-11/10449 от 30.05.2018 года, № БС-4-11/8019 от 26.04.2017 года).

В противном случае при прощении не возвращенного в срок подотчета компания должна начислить и НДФЛ и страховые взносы.

Списание безнадежного долга

Если директор уволился, при этом взыскание с него задолженности через суд не увенчались успехом, организация сможет признать убытки при расчете налога на прибыль (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина № 03-03-06/1/6290 от 05.02.2018 года, № 03-03-06/1/40670 от 28.06.2017 года).

Но такой способ списания подотчетного долга вряд ли можно считать экономичным, предприятию следует начислить самостоятельно страховые взносы и НДФЛ. Основанием для списания долга будет служить возврат исполнительного листа из ФССП и прекращение исполнительного производства. А вот в резерв по сомнительным долгам такая задолженность не включается (п. 1 ст. 266 НК РФ).

На условиях примера № 1, рассчитаем налоговую нагрузку ООО «Актив» и генерального директора Львова В.Н.:

• НДФЛ – 1 586 000 руб. (12 200 000 руб. х 13%)
• страховые взносы – 3 660 000 руб. (12 200 000 руб. х 30%);
• уменьшение налога на прибыль на убыток от списания долга – 2 440 000 руб. (12 200 000 руб. х 20%).

Из расчета видно, что налоговые начисления превышают налоговые расходы на 1,220,000 руб. При прощении долга без добровольного начисления страховых взносов высока вероятность того, что на проверке их вместе с пенями и штрафом насчитают сотрудники инспекции.

Уволенному директору удастся освободиться от задолженности перед организацией, однако у него появятся обязательства по оплате НДФЛ в сумме – 1 586 000 руб. Если у гражданина не будет три года официального дохода и имущества, подлежащего взысканию, то истечет срок исковой давности по оплате налога в бюджет (ст. 48 НК РФ). Но эти три года «веселая жизнь» от ФНС бывшему директору будет точно обеспечена.

Авансовый отчет на основании частично восстановленных документов

Если директор не закрыл подотчет по причине утраты документов на расходы, он вправе предоставить в компанию хотя бы частично восстановленную первичку. В такой ситуации право списания задолженности считается спорным, будьте готовы к необходимости доказывать свою позицию в суде.

Имеет судебная практика в пользу признания затрат на основании частично восстановленных оправдательных документов (п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Московского округа № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729 от 07.09.2010 года, постановление ФАС Поволжского округа по делу № А06-7444/07 от 31.07.2008 года).

Закрытие подотчета за счет покупки имущества у директора

Нередко на территории компании имеется бесхозное имущество, покупку которого в свое время не удалось подтвердить документально. Причем такое имущество мог за свой счет действительно приобретать и сам директор, например, если он одновременно является и учредителем юридического лица. Чтобы поставить на учет мебель, оргтехнику, оборудование и т.д., на которые нет документов, проводят их покупку у директора. Такая стратегия помогает не только списать подотчетный долг с руководителя, но и сэкономить.

Пример № 3

ООО «Актив» приобрело у генерального директора Львова В.Н. оборудование на сумму 1,4 млн. руб., рассчитаем налоговую нагрузку.

• НДФЛ – 182 000 руб. (1 400 000 руб. х 13%);
• снижение налога на прибыль на стоимость оборудования посредством начисления амортизации – 280 000 руб. (1 400 000 руб. х 20%).

В итоге задолженность по авансам, выданным под отчет генеральному директору, снижена, а организация получила налоговую выгоду – 98 000 руб. Если сделки реальные, то налоговых рисков не возникает

Списание подотчета за счет компенсационных выплат

Благодаря начислению компенсационных выплат за пользование личным имуществом директора у организации появляются перед ним встречные обязательства. Взаимозачет расчетов позволит перекрыть часть суммы выданной под отчет. Если не проводить зачет взаимных обязательств, то придется в бухгалтерии показать «на бумаге» возврат денег в кассу и повторную их выплату в качестве компенсации, это вариант более рискован, если реального движения денег не было.

Компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождаются от обложения НДФЛ и страховых взносов (п. 1 ст. 217 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/1/23415 от 31.03.2021 г.). Следовательно, списывая через них подотчетные суммы организация экономит налоги, но многомиллионные долги этим способом закрыть не получится.

Чеки от самозанятых граждан

Списать подотчет через самозанятых выгодно, но рискованно. При расчетах с юридическими лицами ставка НПД составляет 6%, лимит выручки каждого самозанятого ограничен 2,4 млн. руб. в год. Для списания долга в сумме 12, 2 млн. руб. из примера № 1 понадобится минимум 6 самозанятых граждан. Рассчитаем выгоду на цифрах:

• НПД 6% который заплатят подрядчики – 732 000 руб.;
• расходы по налогу на прибыль 20% – 2 440 000 руб.

Итоговая сумма экономии – 1 708 000 руб.

Если организация действительно приобретала у самозанятых товары собственного производства или заказывала работы/ услуги, то претензий со стороны ФНС не будет. Правда в этом случае необходимо чтобы каждый плательщик обязательно платил налог в бюджет, вы у него не были единственным заказчиком, а приобретенные услуги или товары использовались в коммерческой деятельности предприятия.

Чтобы снизить риски заключайте с плательщиком НПД полноценный договор, к которому самозанятый оформит накладные или акты. Следите, чтобы оказываемые самозанятым услуги не дублировали функционал сотрудников предприятия.

Обратите внимание, сделки с самозанятыми гражданами могут стать поводом для начала выездной налоговой проверки, если ФНС заподозрит в них нарушения или подмену трудовых отношений (письмо ФНС России № АБ-4-20/13183@ от 16.09.2021 года).

Перевод подотчета на договор займа

Это способ имеет несколько модификаций, будь-то переделывание задним числом кассы и замена в расходных ордерах основания с «выдачи под отчет» на «договор займа», так и погашение подотчета за счет договора займа.

Ошибкой будет новация задолженности директора по подотчетным суммам в договор займа, но допускается заключение договора займа, по которому директор получит деньги в кассе или на карту и тут же погасит ими задолженность по подотчету. Обратите внимание на важный нюанс – для выдачи займа наличными средства должны быть специально сняты для этого с расчетного счета (п. 4 Указаний Банка № 3073-У).

При замене подотчетного долга на договор займа, не решится главная проблема – наличие самой задолженности, хотя и будет выиграно время.

Заем и расчеты векселями

После переноса задолженности в заемные обязательства, генеральный директор по-прежнему должен предприятию. Для того чтобы закрыть с ним расчеты, «серые» оптимизаторы используют вексельные расчеты.

Случай из практики – организация подписала оглашение о новации обязательства по займу, согласно которому директор возвращал долг компании не деньгами, а передачей векселей сроком 3 и 5 лет. При реализации схемы оба векселя умышлено изначально были дефектные, чтобы деньги по ним нельзя получить. При оформлении дефектного векселя были учтены нюансы из Постановления ВАС № 2965/01 от 21.01.2003г.

Два векселя понадобились оптимизаторам на разные случаи назначения выездной налоговой проверки. Если она началась до того как не истек трехлетний срок с момента новации, контролерам предъявлялся пятилетний вексель, срок оплаты, по которому еще не наступил. Следовательно, предъявить претензии компании и ее руководителю инспекторы еще не могут.

Во второй ситуации, когда проверка проводится спустя три года после новации, схематехники предъявят контролерам истекший 3-х летний вексель. То есть задавать вопросы по закрытию долга инспекторы уже не смогут.

Хорошо на бумаге, но забыли про овраги. Контролеры и суды придерживаются единой позиции по вексельным расчетам, особенно при использовании векселя без оплаты и наличии взаимозависимости (письмо ФНС от 16.08.2017 № СА-4-7/16152@, постановления АС Поволжского № А12-14726/2016 от 16.03.2017, года, Западно-Сибирского № А45-32838/2017 от 15.03.2019 года). Такие способы снижения налоговой нагрузки незаконны и небезопасны, кроме того сами по себе могут стать поводом для начала выездной налоговой проверки.

Уступка права требования долга

Цессия используется. если директор – не просто наемный менеджер, а бизнесмен ведущий деятельность через ИП или владеющий долям в уставном капитале других организаций.

Пример № 4

У директора ООО «Актив» Львова В.Н. не закрыт подотчет на сумму – 3 800 000 руб. В тоже время ООО «Сигма» , в котором он учредитель должно Львову В.Н. по договору займа 4 000 0000 руб. Для закрытия долга директора в ООО «Актив» по не возращенным в срок подотчетным деньгам между юридическими лицами оформляется договор уступки права требования.

Нормы ГК РФ позволяют переуступать долг директора по подотчетным суммам (ст. 382 ГК РФ). Сказанное подтверждается судебной практикой (постановление пятого арбитражного апелляционного суда № А51-7012/2012 от 21.10.2013 года).

Материальная помощь

Без начисления налогов можно закрыть задолженность директора по подотчету оформив материальную помощь или денежный подарок. Однако предельная сумма материальной помощи, на которую не начисляются НДФЛ и страховые взносы составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника. (п. 28 ст. 217 НК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).

А на денежные подарки суммой более 3 000 руб. составляется письменный договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Для списания крупной задолженности этот способ не годится и на практике не используется.

Личные расходы директора

Нередко личные расходы директора пытаются провести через подотчет, такое списание задолженности небезопасно. Заранее позаботьтесь о том как будете соотносить их с деятельностью организации, чтобы вместо экономии не получить штрафы. Допускается признание расходов по документам на покупку канцтоваров, мебели, отделочных материалов, ремонтных работ, перевозки и др.

Контролеры снимают расходы и доначисляют налоги, если по первичным документам становится ясно, что в авансовый отчет были включены затраты на ремонт загородного дома директора или спальный гарнитур, не имеющий отношение к офису. Частой ошибкой является несовпадение адреса ремонтным работ с офисом компании, на это обращают внимание контролеры.

Покупка документов у фирм-однодневок

Фальшивые документы на расходы не помогут компании избежать налогов и санкций за то, что директор неправомерно пользуется корпоративными деньгами (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа № А82-10407/2015 от 23.01.2018 года).

Судьи поддерживают контролеров, при попытках закрыть подотчет за счет документов, купленных у фирм-однодневок (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А19-13034/2018 от 12.11.2019 года, Северо-Кавказского округа №№ Ф08-9605/2019, А32-33822/2018 от 23.11.2019 года).

Списание долга с умершего сотрудника

Если директор умер, то компания вправе требовать возврат денежных средств у наследников или простить долг. Если покойному топ-менеджеру прощается долг, выступать в роли налогового агента по НДФЛ организации не придется (письмо Минфина № 03-04-06/20993 от 27.03.2019 года).

Вопрос начисления страховых взносов является спорным, после смерти директора налоговикам будет непросто доказать, что невозвращенные вовремя подотчетные деньги можно отнести к зарплате покойного. При желании свести налоговые риски к минимуму страховые взносы начисляются организацией добровольно, они вместе с безнадежной задолженностью включаются в налоговые расходы (ст. 418 ГК РФ, письмо Минфина России № 03-02-07/1-87 от 24.02.2009 года).

То есть помимо неуплаты НДФЛ и страховых взносов происходит экономия 20% от суммы задолженности на налоге на прибыль.

На условиях примера № 1 компания получит налоговую выгоду в сумме 854 000 руб. (2 440 000 руб. – . 1 586 000 руб.) списав безнадежный долг умершего директора.

• НДФЛ – 1 586 000 руб. (12 200 000 руб. х 13%)
• уменьшение налога на прибыль на убыток от списания долга – 2 440 000 руб. (12 200 000 руб. х 20%).

Если в компании умер не директор, а избавиться от долга, да еще сэкономить на налогах директору хочется, практикуется незаконная переброска долга на другого сотрудника.

Как снизить последствия, если на момент проверки подотчет не был закрыт

Если на начало налоговой проверки генеральный директор должен компании крупную сумму денег, то можно закрыть подотчет непосредственно во время проведения контрольных налоговых мероприятий. Легче всего часть суммы вернуть, а оставшееся перекрыть займом, но можно использовать и другие законные способы, например удержание из заработной платы.

Компании с долгом руководителя почти 90 млн руб. удалось выиграть суд у налоговиков, которые попытались по результатам налоговой проверки доначислить НДФЛ и пени. Предприятие во время налоговой проверки закрыло подотчет директора четырьмя способами одновременно, а незакрытый остаток начали удерживать у директора из зарплаты (постановление АС Центрального округа № Ф10-2385/2016 от 19.07.2016 года).

Важное условие: подотчетный долг во время судебного спора должен быть закрыт. Обвинений, основанных только на нарушении срока сдачи авансового отчета, но при отсутствии доказательств фактического получения дохода физлицом, будет недостаточно для того, чтобы налоговики сумели выиграть судебный спор.

В следующий раз я расскажу о семи способах, как вывести имущество на учредителя из ООО,✅ подписывайтесь, чтобы не пропустить!

Поддержите меня в Telegram-канале.

До новых встреч на трибуне Клерка!