Кадровый учет на микропредприятиях и в ИП: обязательный минимум

Нам часто задают вопросы на консультациях по кадровому учету. Есть те документы, которые можно не вести для тех или иных предприятий, а без которых не обойтись, даже если у вас нанят всего один человек на 0,1 ставки.  Цель данной статьи помочь предпринимателям быстро проверить и создать каровые документы.

Данные документы могут вам понабиться, если будет трудовой спор, который бет рассматриваться в суде. Без этих документов высока вероятность проигрыша в суде

Также эти документы проверяют: ГИТ (Государственная инспекция труда), ФНС, Роспотребнадзор, правоохранительные органы (прокуратура, полиция, ФТС), Минздрав РФ и т.д. Также эти документы могут запросить: сами сотрудники, банки, проверяющие органы.

Согласно главе - 48.1 Трудового кодекса РФ «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям и у работодателей - некоммерческих организаций» можно вести упрощённый кадровый учет.

К микропредприятиям относятся в том числе и ИП, у которых:

• численность работников не превышает 15 человек;

• доходы за год не превышают 120 млн руб. (подп. 2 п. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»).

Упрощенный порядок ведения кадровых документов сводится к следующему.

Предприниматели, которые попадают в категорию микропредприятий, могут отказаться от утверждения локальных актов: правил трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графиков сменности и др. При этом все обязательные условия и гарантии надо включить непосредственно в трудовой договор.

 Ниже мы приводим список кадровых документов для практически все организаций и ИП, жирным шрифтом выделены обязательные документы для микропредприятия и ИП,

 Общие документы

1. Правила внутреннего трудового распорядка

2. Положение об оплате труда (если суммированный учет, то нужно обязательно)

3. Положение о персональных данных

4. Положение о системе управления охраной труда

5. Положение о расследовании и учете микротравм

6. Инструкции по охране труда

7. Программа вводного инструктажа по охране труда (то целый пласт документов)

8. Графики сменности

9.  Положение об охране коммерческой тайны (если есть такое у работодателя)

10.  График отпусков

11.  Штатное расписание

12.  Должностные инструкции (удобно, если много одинаковых должностей)

Индивидуальные кадровые документы

13.  Трудовые договоры

14.  Договоры о полной материальной ответственности

15.  Трудовые книжки

16.  СТД-Р для работников без бумажных трудовых книжек

17.  Табель учета рабочего времени

18.  Расчетный листок

19.  Приказы по кадрам - об увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и т.п.

20.  Документы при оформлении отпусков - ежегодного, за свой счет, по беременности и родам, по уходу за ребенком

 Другие документы

21.  Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведутся если есть трудовые книжки на бумажных носителях)

22.  Документы при спецоценке условий труда (СОУТ)

23.  Документы воинского учета и отчетность в военкомат (ИП не ведет воинский учет, не обязан), если есть хотя бы один военнообязанные сотрудник в организации

24.  Журналы инструктажей по охране труда

25.  Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

26.  Журнал учета направлений на медицинский осмотр (для всех организаций, где обязателен медосмотр)

Однако, есть возможность сэкономить, например, на СОУТ, если ваш микропредприятие относится к списку, утверждённому приказом Минтруда России от 31.10.2022 № 699н, это, например: разработка компьютерного программного обеспечения, консультационные услуги в данной области и другие сопутствующие услуги (класс 62 раздела J); деятельность в области информационных технологий (класс 63 раздела J); деятельность финансовая и страховая (раздел K); деятельность по операциям с недвижимым имуществом (раздел L) и т.д.

Микропредприятия с видом деятельности из перечня Минтруда РФ, указнного выше,  могут проводить СОУТ сами. Комиссия предприятия заполняет на каждое рабочее место проверочный лист и составляет декларацию соответствия условий труда, которые сдают в трудинспекцию. Специализированную организацию привлекают, только если выявили вредные факторы (п. п. 8, 12 Особенностей СОУТ для микропредприятий, утв. приказом Минтруда России от 31.10.2022 № 699н).

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 22.11.2024).

2. Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ (ред. от 24.07.2023) «О специальной оценке условий труда».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 08.08.2024) «О персональных данных».

4. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 08.08.2024) «О коммерческой тайне».

5. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (ред. от 16.05.2024) «Об утверждении Положения о воинском учете».

6. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н (ред. от 01.02.2022) «Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, …» (Зарегистрировано в Минюсте России 29.01.2021 № 62277).

7. Приказ Минтруда России от 31.10.2022 № 699н «Об утверждении особенностей проведения специальной оценки условий труда рабочих мест в организациях, осуществляющих отдельные виды деятельности - субъектов малого предпринимательства (включая работодателей - индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законодательством отнесены к микропредприятиям» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.11.2022 № 71155).

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (ред. от 27.03.2018).