Согласно п.1 пп.11 ст.264 НК РФ, данная компенсация может быть включена в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N92 от 08.02.2002г.
Норма расходов:
- Легковые авто с рабочим объемом двигателя до 2.000 куб см включительно — 1.200 рублей в месяц
- Легковые авто с рабочим объемом двигателя свыше 2.000 куб см включительно — 1.500 рублей в месяц
- Мотоциклы — 600 рублей в месяц
Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с эксплуатацией автомобиля не облагаются НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 N03-04-06/22274 ) и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ, Письмо Минтруда РФ от 27.07.2016 N17-3/В-291) в пределах, установленных Соглашением работника и работодателя при наличии подтверждающих документов.
Могут ли расходы на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт, возмещаемые сотрудникам учитываться в составе расходов по налогу на прибыль?
Согласно Письму Минфина от 14.08.2017г. №03-03-06/1/52036 В размерах вышеприведенных компенсаций, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт).
Поэтому их стоимость не может быть повторно включена в состав расходов.
Какими документами подтвердить расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля?
Следующие документы необходимо подготовить для подтверждения расходов:
- Документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику;
- Документы, подтверждающие факт использования автомобиля в служебных целях. Например, если работник находится в отпуске, то такие расходы не могут быть компенсированы;
- Документы, подтверждающие сумму понесенных расходов (путевые листы, чеки на покупку ГСМ, др.).
ПРИМЕР СОГЛАШЕНИЯ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ:
Соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях
«__» ____________ 20__ г. г. ____________
______________________________________ (________________), именуем__ в дальнейшем «Работодатель», в лице ________________________, действующего на основании __________________ , с одной стороны, и водитель автотранспортного средства _________________________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:
1. В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль марки (модели) ______________________________________, год выпуска ______, рабочий объем двигателя ______ куб. см, государственный регистрационный знак _________________, идентификационный номер (VIN) _____________________, цвет ___________ .
2. Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях возмещаются расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, в соответствии с нормами расходов топлива и на основании представляемых Работником чеков ККТ АЗС и путевых листов, а также выплачивается компенсация _______________________________________________________ .
3. Расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику исходя из ____________ — ___л/____ км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.
4. Для получения компенсации Работник до ____ числа месяца, следующего за истекшим, предоставляет в бухгалтерию: документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы; путевой лист по форме ______ с указанием маршрута следования по служебным поручениям.
5. Порядок выплаты денежной компенсаций и возмещения расходов: ___________________________________________________________________________.
6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке (если при этом не используется личное транспортное средство) или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.
7. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами.
8. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
Приложения: 1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства; 2) копия водительского удостоверения Работника. Работодатель: Работник: _____________ _____________
Сумму компенсации можно предусмотреть в Соглашении в фиксированной сумме или выплачивать на основании расчетной величины (например, в зависимости пройденных километров).
Если принято решение выплачивать компенсацию на основании расчетной величины, тогда в Соглашении следует прописать порядок расчета и ежемесячно готовить бухгалтерскую справку.
Пример бухгалтерской справки для расчета компенсации за использование личного автомобиля
УТВЕРЖДАЮ
Бухгалтерская справка-расчет компенсации за использование легкового автомобиля работника за (месяц) 20__ г.
________________________________________________ использовал личный автомобиль в служебных целях в ____________ 20__ г. __ рабочих дней, за которые было пройдено ____ км пути (маршрут указан в путевом листе и прилагается к настоящей справке).
Компенсируется стоимость __ литров бензина, в сумме _____ руб. (чеки АЗС прилагаются к настоящей справке); Компенсируется износ автомобиля в фиксированном размере в сумме ____ руб.; Компенсируется стоимость платной парковки за ___ рабочих дней в сумме ________ руб. (квитанции об оплате прилагаются к настоящей справке). Общая сумма компенсации составляет _______ руб.
Приложения:
1. Путевой лист движения автомобиля в ________ 20__ г. На __ листах.
2. Чеки на покупку ГСМ в ________ 20__ г. На __ листах.
3. Квитанция об оплате парковки за ________ 20__ г. На __ листах.
Главный бухгалтер ____________ (подпись) __.__.20__
Спасибо, что прочитали наш материал. Надеемся, информация была для вас полезной.
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, узнали ли вы для себя что-то новое из вышеописанного.
Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС? Нужна консультация? Обращайтесь в личку.
Начать дискуссию