Компьютерная база данных и автоматизированные процессы – это всего лишь инструменты, такие же как молоток, дрель или веник. Они будут делать только то, для чего их использует человек. И поэтому ему неплохо бы научиться ими пользоваться и не путать, чем забивать гвозди, чем сверлить отверстия, а чем подметать пол.
Это значит, что вам самому, не перекладывая это на плечи кого-то из сотрудников, придется разобраться в том, что такое компьютер и формулировать чего вы от него хотите. Вам надо будет понять, какую работу ежедневно надо проделывать людям, чтобы программа решала поставленные задачи оправдывала вложенные в нее деньги. Не понимая этого, вы будете иметь черную дыру затрат и будете вкладывать деньги в то, что толком не даст никакого результата.
И главное, о чем нельзя забывать, – порядок, созданный с помощью системы, вам придется поддерживать постоянно. Считать, что однажды созданная красивая конструкция сохраниться на века, – это ошибка.
Если вы наводите порядок в своей квартире, то, естественно, понимаете, что полученный результат – временный, через некоторое время процедуру придется повторить. И вообще, заниматься этим придется до конца жизни. Но когда речь заходит о работе предприятия, об этом никто не задумывается. У людей в голове как-то само по себе возникает представление, что, раз уж они ввязались в такой подвиг, как консалтинговый проект, и заплатили за это кучу денег, то результат будет вечным. Нет, вроде бы специально так никто не думает, это как-то «на фоне» откладывается. Подавляющая часть используемых технологий и методик в таких проектах решает именно задачу наведения порядка. А что будет после того, как профессионалы со своим оборудованием и инструментами закончат проект и уйдут? Они же вас в тайны своего мастерства не посвящали, да и если бы посвятили, с помощью методов разгребания глобальных завалов вы не сможете совершать маленькие ежедневные действия, обеспечивающие поддержание порядка в дальнейшем. Другими словами – через несколько месяцев (ну, может, через год) вы рискуете снова получить все тот же завал.
Для поддержания порядка нужны несколько другие технологии, и задачу поддержания порядка вам придется решать самостоятельно, а значит технологиями и инструментами придется овладевать самим.
Для соблюдения приведенных выше четырех условий вам придется учиться делать совершенно непривычные действия. Вам придется соблюдать законы, о которых вы раньше и не думали, и контролировать то, что в жизни нарушить невозможно. И обучать этому весь свой коллектив (как минимум ту его часть, которая работает с компьютерной системой).
Расходы на покупку информационной системы – капля в море в сравнении с теми усилиями, которые всем придется приложить для того, чтобы она работала. Например, в документах неизбежно будут возникать ошибки. Мы уже выяснили, что в реальной жизни их легко исправить. И уверяю вас, таким же образом сотрудники попытаются решить проблему и в компьютерной системе. Результат ощутят на себе все, а когда это повторится два, три, пять раз, они почувствуют себя героями фантастики Брэдбери. Станет понятно, что «человеческими» методами проблему решать нельзя. Но разве человек смирится с невозможностью того, что ему очень хочется сделать? Нет, он будет искать варианты и разрабатывать сложные регламенты, как предупредить сотню человек, чтобы они во избежание «глюка системы» тоже вносили у себя исправления. И таких регламентов со временем понадобится не два и не пять. В итоге окажется, что в целом интеграция системы вам обошлась в пять раз дороже, чем вы заплатили разработчику, и заняла не три месяца, а пять лет.
Прежде чем идти в автоматизацию, трезво оцените: соответствует ли цена, которую вы заплатите, тому удовольствию и пользе, которые получите от плюшек. Не так уж редко компании приходят к выводу, что до цифровой трансформации им жилось гораздо лучше. Некоторые замечают, что вовсе не обязательно было цифровать весь коллектив поголовно – достаточно было бы внедрить компьютерную систему на отдельных участках. Но, к сожалению, понимают они это уже после того, как все предприятие сидит и мучается в одной общей мега-системе, и вести такой неповоротливый корабль становится все труднее.
Вы разочарованы, так как надеялись, что компьютерная система облегчит вам работу? Тогда мне придется разочаровать вас еще больше: компьютерные системы никогда не облегчают жизнь, ни вам, ни вашим сотрудникам. Они создаются для другого. Компьютерные системы сложны, и работать на них труднее, но они позволяют поднять потолок, в который неизменно рано или поздно упирается предприятие, использующее только человеческие ресурсы. Его потенциал может повыситься в сотни и тысячи раз.
С появлением системы работать легче не станет – работать станет по-другому. И надо быть готовым, что в самом начале, пока вы не привыкнете к новым условиям, будет труднее и навалится много работы, о которой вы даже не подозревали. Измениться придется и вашим сотрудникам: им надо будет стать частью механизма, а значит, работать не так, как привыкли и как удобно, а по строго определенному стандарту. Посадив людей в общую систему, вы словно жестко втискиваете кучу шестеренок в один корпус. Это значит, что все они теперь ограничены в своей свободе, тесно связаны и зависят друг от друга, а от слаженности их действий зависит работа всего механизма. Для каждого сотрудника это кардинальные перемены, и от вас потребуется провести предварительную работу, разъяснив им, что вы внедрили, как эта штука действует и зачем она вообще нужна. Если этого не сделать, начнется саботаж или буду происходить нарушения из-за непонимания людьми принципов устройства системы.
Конечно, наиболее рациональное решение – доверить специалисту процесс обучения и сопровождения сотрудников на период внедрения и адаптации системы. Брать ли его в штат, зависит от того, насколько вы хотите погрузиться в автоматизацию, но в любом случае человек, который все расскажет, покажет и ответит на вопросы, будет полезен компании, так как без него вы можете и не разобраться, что у вас назревают проблемы, и будете постоянно наступать на грабли. А это всегда неприятно и дорого.
Комментарии
2очень жизненно
Sad but true