Для внешнего мира предприятие выглядит как черный ящик, цельный и неделимый, из которого наружу поступает только производимый продукт. Именно продукт приносит прибыль, и он — единственная точка соприкосновения предприятия с покупателем. Но приглядевшись внимательнее, мы увидим, что внутри черного ящика кипит невидимая миру жизнь. У одних кипение похоже на броуновское движение, а у других — на работу механизма швейцарских часов. От чего это зависит? Давайте разбираться.
Вы знаете, что черный ящик «в разрезе» состоит из трех частей: структура, продукт, процесс. А поперечные разрезы дают нам три плоскости: люди, деньги, информация — это сущности, с которыми мы имеем дело на уровне структуры, производства продукта и обмена информацией. В результате пересечения элементов получается вот такая матрица:
Если вы понимаете, что находится в каждой ячейке, по каким законам и правилам она живет и как взаимодействует с остальными, значит, вы знаете о вашем предприятии все, и оно находится под вашим контролем. Вам нечего бояться, и вы смело можете расширять, видоизменять или масштабировать свой бизнес.
Но нередки случаи, когда владельцы понятия не знают, что творится в ячейках. И тогда мы, с помощью методологии исследуя три плоскости предприятия по трем шагам, вместе воссоздаем матрицу, отображающую реальное состояние дел.
Шаг 1. Структура
Под структурой понимается не иерархия, а устройство производства продукта, выпускаемого предприятием за свои пределы. Структура выстраивается на основе ответов на вопросы:
- Из чего складывается продукт, который предприятие отдает во внешний мир?
- Кто реально производит продукт?
- Какие ресурсы он при этом потребляет?
- Кто отвечает за поставку этих ресурсов?
Все, кроме того, кому принадлежит предприятие, находятся внутри системы: всё, что они потребляют, делают и используют, подчинено и связано с выпуском какого-то конкретного, измеримого продукта, который затем попадает в руки того, кто его будет использовать в качестве ресурса уже для выпуска своего конкретного продукта. Так выстраивается цепочка из блоков, от самой верхушки пирамиды, к ее подножию. Потребитель, стоящий на вершине пирамиды, является единственным, кто может позволить себе, получать что-то от нижестоящих «блоков», ничего никому не отдавая. Смысл существования пирамиды как раз и состоит в том, чтобы удовлетворять его запрос. Все остальные, кто работает в структуре, могут потреблять какие-то ресурсы (в том числе и свое рабочее время) только в процессе производства какого-то конкретного продукта, который должен быть кому-то передан в качестве ресурса. Нельзя «работать работу».
Если промежуточный продукт — это не измеримая или никому не пригождающаяся в дальнейшем субстанция, то он является лишним пунктом в системе, к тому же отъедающим ресурсы (его существование может быть оправдано только личным желанием собственника просто занять кого-то, чтоб этот кто-то не сидел сложа руки, но тогда ее потребитель — это собственник, а критерием оценки будет то, что исполнитель полностью занят в течение рабочего дня).
Структура/люди
В этот кластер входят не все люди, имеющие отношение к производству продукта, а только ответственные за поставку промежуточного продукта, тому кому он нужен. Вся пирами состоит из непрозрачных блоков. Каждый блок потребляет ресурсы, выдает наружу продукт и представлен для всех остальных одним ответственным за поставку этого продукта. Все остальные блоки не видят что внутри. Для них блок — это замкнутая система по превращению ресурсов в продукт и отвечает за это один ответственный. Эти «ответственные» и есть «Люди» в данном кластере.
Структура/деньги
Деньги в данном случае — понятие условное, но оно коротко и ясно дает представление о том довольно обширном содержании, которое в себя включает. Термин «Деньги» — это все, что нам важно и нужно учитывать с точки зрения производства продукта, ибо если не будем учитывать, то вполне можем «попасть на деньги», теперь уже не условные, а вполне настоящие. Например, при реализации товара мы учитываем как минимум три параметра: номенклатура проданного, количество и цена. Т.е. — это нужные нам характеристики. На самом деле, характеристик может быть огромное количество, ведь товар может описываться не только наименованием, но и например цветом, запахом или весом. В этом кластере мы определяем те характеристики из всего их многообразия, которые на важны для решения задачи системы. В нашем случае — запах можем смело игнорировать.
Структура/информация
Это отчужденная от людей информация, которая сопровождает производство продукта. Номенклатура товаров и услуг, прайс-листы, контакты поставщиков и клиентов, правила и регламенты взаимоотношений отдельных блоков между собой (т.е. — правила по которым один блок будет сдавать другому произведенный им продукт). Если на предприятии используется автоматизированная информационная система, то очень желательно эту информацию «оцифровать». В этом случае добавляется еще одна «вещь в себе» — информация о том, как именно вся информация предприятия оцифровывается, изменяется и хранится. Т.е. — информация о том, как оцифровывать информацию.
Надо учитывать, что продукт и информация о нем — это два самостоятельных, отдельных материальных воплощения (запомните данное утверждение — оно очень важно, и мы о нем еще вспомним, когда будем обсуждать разницу между реальным и компьютерным миром).
Заострю внимание на отчуждении информации. По факту информации всегда на порядок больше, чем нужно, и вам необходимо уметь четко выделять действительно важную т нужную. Она должна фиксироваться и храниться не только в голове у конкретного «уникального специалиста», иначе предприятие попадает в зависимость от головы, которая в любой момент может исчезнуть вместе с информацией.
Шаг 2. Продукт
Продукт — это то, что внешний мир покупает у предприятия — товар (кресло, самолет, скрепки, хлеб и т.д.) или услуга (консалтинг, маркетинговое исследование, продвижение в соцсетях, транспортировка и т.д.), а также то, что отдельные блоки производят и передают друг-другу. И это центральная строка матрицы — ради создания продукта и существует все предприятие.
Продукт/люди
Эта ячейка символизирует все вопросы, связанные с «человеческим фактором»: кто отвечает за то, чтобы из исходных материалов получился продукт, с нужными нам характеристиками? Чем мотивируются и как контролируются эти люди? Здесь происходит выработка мотивации и системы контроля. Мотивация нужна, чтобы люди понимали, зачем им выпускать качественный продукт, даже если проще гнать брак. А система контроля позволяет определить критерии, по которым мы понимаем, справился он с работой или нет.
Продукт/деньги
В данном контексте деньги — это именно деньги. Это сумма, в которую нам обходится продукт с конкретными обозначенными параметрам. Это не только собственно «деньги», но и вообще все наши затраты всех ресурсов, переведенные в некую стоимость.
Продукт/информация
Это вся информация, которая позволяет понять, что продукт является тем, что мы под ним подразумеваем, а также правила и системы контроля используемых ресурсов: технические характеристики, ГОСТы, ТУ и наши собственные стандарты, калькуляции производства, условия хранения продукта и комплектующих, критерии оценки качества и определения брака и т.д. Эта информация также должна быть отчуждена и по возможности оцифрована. Чаще всего, именно эта информация будет являться основой «Нормативно-справочной информации» (НСИ) Вашей информационной системы.
Шаг 3. Процесс
Процесс — это собственно «процесс», т.е. — описание того, как мы производим продукт.
Процесс/люди
В этом разделе рассматривается все, что непосредственно связано с исполнителями процесса производства продукта: требуемые мастерство, навыки и профессиональные умения, личностные и профессиональные характеристики и вообще любая информация о людях, которая важна для вашего производственного процесса. Сюда относится также возможность роботизировать тот или иной производственный процесс и вообще убрать людей с этого участка.
Процесс/деньги
В данном случае мы снова используем слово «деньги» условно, имея в виду параметры, которые необходимо отслеживать, чтобы процесс продолжался без проблем. В отношении процесса важно понимать идет он или остановился, как контролировать его качество, как понять, что пора чинить или обслуживать оборудование и т.д. Как и в случае с соотношением структура/деньги, любое упущение здесь напрямую ударяет по финансам, и очень ощутимо. Ошибочно думать, что стоимость продукта складывается исключительно из стоимости его производства. Часто сопутствующие траты на поддержание процесса производства составляют едва ли не такую же сумму.
Процесс/информация
Здесь информация — это в первую очередь схемы процессов, если процесс можно стандартизировать, или свод характеристик начальной и конечной точки процесса. Т.е. — если процесс стандартный и повторяемый, то нужно иметь его задокументированное описание в любой нотации, которая вам нравится. Если процесс из разряда «творческих», когда известна начальная ситуация и известно что нужно получить в конце, но сам процесс — каждый раз разный в зависимости от обстоятельств, то должны быть четкие критерии начальной и конечной точек или правила определения этих критериев.
Эта информация является бесценной, если вы соберетесь внедрять у себя какую-то Информационную систему. Собственно, это и есть техническое задание для «внедренцев». Описание, как должна, например, проходить сделка с клиентом, не «вообще», а конкретно в вашей фирме. Из каких шагов она состоит? Какая информация должна быть зафиксирована на каждом шаге и как это нужно делать.
Разложив свое предприятие по ячейкам, вы получите основную схему, которая необходима и достаточна для получения нужного результата. С единственной оговоркой — мы доедем по этой «прямой дороге», только если не случится ничего непредвиденного и из-за угла нам не улыбнется призрак.
Начать дискуссию