Продолжаем говорить о методологии Три ступени.
Вторая ступень состоит в том, чтобы:
Определиться с терминологией продуктов и ресурсов.
Определить, кто и каким образом будет обеспечивать передачу и приемку продуктов и ресурсов.
Выявить состав регламентов и правил, необходимых для работы предприятия.
После того, как мы построили схемы «Тарзанка», мы должны выбрать все использующиеся в них «продукты» и «ресурсы» и для каждого из них построить свою схему «Вишневое дерево» (нотация и правила построения схемы описаны в приложении). Смысл этого шага заключается в том, чтобы совершенно четко и определенно договориться о том, что именно подразумевается под тем наименованием продукта или ресурса, который мы использовали. Несмотря на то, что многим этот шаг кажется лишним, его игнорирование всегда приводит к большим проблемам.
Для каждого рассматриваемого продукта (ресурса) определяется, как потребитель этого продукта поймет, что то, что ему принес поставщик продукта – это именно то, что требовалось, в нужном виде, качестве и количестве.
В процессе построения схемы формулируются «критерии» оценки передаваемого продукта (ресурса), а также определяются необходимые процессы и регламенты, описывающие как должен проходить процесс передачи готового продукта.
Схема «Вишневое дерево» для продукта (ресурса) позволяет четко увидеть, во что обходится его производство, кто отвечает за обеспечение каждого конкретного критерия оценки и как эту оценку производить.
Назначение и общее описание схемы
Схема предназначена для описания типа «Что есть это и как его описать?». Каждый производимый продукт и потребляемый ресурс описывается в виде данной схемы. Фактически – схема представляет собой регламент, по которому «потребитель» принимает у «ответственного» произведенный продукт. Служит для исключения (сведения к возможному минимуму) конфликтных ситуаций при взаимодействии служб и людей, участвующих в производственной цепочке и передающих друг-другу некие полуфабрикаты конечного продукта.
В блоке «Зачем это нужно потребителю» справочно указывается, для чего потребитель будет использовать данный продукт. Эта информация служит для стыковки со схемами «Тарзанка» и «Процесс».
Схема может составляться в двух вариантах: кратком (без указания блоков процессов и регламентов) и полном. Блоки процессов и регламентов служат для связки с соответствующими схемами «Процесс». По возможности, схему желательно выполнять в полном варианте, так как эти ссылки дают четкое представление о составе и количестве необходимых схем «Процесс» и служат для контроля полноты общего комплекта документов. Кроме того, блоки процессов и регламентов с круглыми краями, служат для описания регламента сдачи/приемки критерия исполнения цели и соответствующего требования ответственного за этот критерий и являются жизненно-важными данными для определения рамок ответственности.
Блоки процессов с острыми краями обозначают собственно основные «производственные» процессы.
Все «потребители» и «ответственные» (блоки жёлтого цвета) указываются с точки зрения исполняемой роли, а не как физическое лицо или должность. Одному и тому же человеку может быть одновременно назначено несколько ролей (т.е. – он может выполнять сразу несколько функций). У Вас может быть несколько человек выполняющих одинаковые роли (и в этом смысле – полностью взаимозаменяемых), но в рамках одного регламента (одной схемы «вишневое дерево») в один момент времени любую роль не может выполнять более одного человека. Не может быть никаких «коллегиальных решений» и «групповой ответственности», только личная 100%-ная ответственность одного человека.
Схема «Вишневое дерево» для «призрачной» Тарзанки несколько отличается от Вишневого дерева для основной (центральной) Тарзанки. Отличие состоит в том, что в обычном дереве набор блоков критериев подразумевает знак «И» (кроме специальных случаев - «альтернатив»), т.е. – для корректного описания продукта должны быть выполнены все критерии. Для схемы, принадлежащей призрачной Тарзанке – набор критериев, по умолчанию, подразумевает знак «или», т.е. – достаточно реализации только одного из критериев и отрицательный результат будет достигнут. Кроме того, в призрачном дереве отличается состав регламентов (процессов), прикрепленных к критерию и к требованию ответственного исполнителя критерия. Ниже приведен вид Вишневого дерева для призрачной Тарзанки:
Состав элементов схемы
Блок «Ответственный за результат»
В этом блоке указывается лицо, ответственное за производство продукта (достижение поставленной цели) в целом. Это тот человек, к которому «Потребитель» приходит за «Продуктом».
Блок «Цель / Результат / Продукт»
В этом блоке указывается собственно продукт или конечный результат, который должен быть описан схемой.
Продукт - это материальный объект, который можно измерить в каких-либо единицах и посчитать («ложка стальная 15 г – 10 штук» или «база данных на основе конфигурации 1С:Управление торговлей 11.2 – 1 штука») или изменение среды по какому-то параметру на какое-то количество единиц (температура поднялась на 15°С)
Блок «Потребитель»
Потребитель «Продукта», использующий его затем в дальнейшем производстве в качестве ресурса. Этот тот человек, которому «Ответственный» передает «Продукт».
Блок «Зачем это нужно потребителю»
Кратко описывает назначение полученного «Продукта» и как его будет использовать «Потребитель». Т.е. – для чего «Продукт» нужен «Потребителю».
Блок «Критерий оценки продукта (достижения результата / цели)»
Этот блок состоит из двух модулей: описания критерия оценки конечного продукта и описания момента времени оценки этого критерия.
Критерий оценки продукта – это одно конкретное требование к «Продукту», которое должно быть выполнено, чтобы продукт считался произведенным, а цель – достигнутой. Критерий должен быть максимально просто и четко определен, должен быть измеримым и характеризовать непосредственно «Продукт». По возможности, описание не должно допускать более одного толкования.
Критерием может быть ТОЛЬКО статическое состояние какого-то объекта или среды. Нечто «длящееся» - т.е. «процесс» критерием не является!
Например: для цели «Закрытая сделка» один из критериев:
наличие в базе 1С:УТ документа «Реализация товаров и услуг», прикрепленного к Заказу покупателя соответствующего данной сделке, заполненного согласно регламента №ХХ и в состоянии «Проведен». – ПРАВИЛЬНО!
обеспечение своевременной отгрузки – НЕ ПРАВИЛЬНО!
Момент времени проверки критерия может быть описан двумя способами:
в виде абсолютного значения (каждое 1-е число месяца в 17.00 часов);
по отношению к «моменту «Ч». Момент «Ч» - это момент времени, когда Потребитель пришел к Ответственному за Продуктом.
Как правило, большая часть критериев должны быть выполнены либо в какой-то конкретный момент по расписанию (1-й вариант), либо они проверяются в момент «прихода за продуктом», но всегда возможны исключения. В случае использования второго варианта определения момента оценки критерия, он определяется как «Момент «Ч» - Х, где «Х» - положительное число. Т.е. – критерий должен оцениваться либо раньше «прихода за продуктом», либо в этот момент, но никак не позже.
Блок может быть зеленого цвета. Это означает, что данный критерий желателен, но не является обязательным для факта приемки продукта (продукт все равно примут, но за этот критерий могут быть начислены дополнительные бонусы).
Если несколько необязательных критериев объединены пунктирным прямоугольником голубого цвета – то это означает, что из этого набора необязательных критериев - один должен быть обязательно выполнен (вариант «ИЛИ» с обязательным исполнением не менее 1-го условия).
Блок «Ответственный за обеспечение критерия»
«Подчиненное» ответственное лицо, которое несет ответственность перед Ответственным за обеспечение одного конкретного критерия. За частую, этим лицом является сам Ответственный, но возможны варианты, когда продукт является сложным и обеспечением различных его характеристик занимаются разные люди
Блок «Процесс принятия критерия»
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую как именно Ответственный за обеспечение критерия будет сдавать основному Ответственному свой параметр продукта. Что именно и с помощью чего должно быть померено, взвешено, оценено, подписано и т.д. т.е. – описывается именно процесс оценки факта наличия у продукта данного параметра
Блок «Производственный процесс» (выполнение критерия)
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую, что должен делать Ответственный за обеспечение критерия для того, чтобы продукт получил требуемое качество.
Например: для конечного продукта «Закрытая сделка с покупателем» могут быть критерии:
наличие в 1С:УТ документа «Заказ покупателя», соответствующего данной сделке в состоянии «Проведен»;
наличие у проведенного документа «Заказ покупателя», соответствующего данной сделке, статуса «Отгружен».
Ответственным за исполнение первого критерия будет Менеджер по продажам, а в этом блоке будет ссылка на схему «Процесс», описывающую какие действия он должен совершить, чтобы привести нужный документ в состояние «Проведен».
Ответственным за второй критерий будет (например) Программист 1С, а в этом блоке будет ссылка на схему «Процесс», описывающую шаги, которые должна выполнить информационная система, чтобы проведенному документу «Заказ покупателя» присвоился нужный статус.
Блок «Требование»
Требование, которое Ответственный за обеспечение критерия предъявляет основному Ответственному за продукт для того, чтобы обеспечить достижение требуемого параметра продукта. Т.е. – это выражение типа «Для того, чтобы я мог обеспечить наличие у продукта параметра «ХХ», ты должен сначала дать мне «А», «Б», и «В».
Совокупность всех блоков данного типа по критерию является «себестоимостью» данного критерия, а все блоки данного типа схемы составляют «себестоимость» производства конечного продукта.
Все требования, указанные в этих блоках подчиняются тем же законам описания, что и «Продукт». Каждый блок данного типа должен быть отдельно описан по схеме «Вишневое дерево», где он будет поставлен на место «Продукт».
Блок «Дедлайн»
Момент времени или условие, являющееся крайней точкой, до которой данный параметр продукта должен быть обеспечен. Это может быть конкретный момент времени, или «Момент «Ч» или что угодно, главное, чтобы этот момент можно было однозначно определить и это могли сделать все заинтересованные лица. Дедлайн - это точка, после которой обеспечение данного параметра уже не имеет смысла и можно этим больше не заниматься. Чаще всего, это означает срыв производства продукта, и дальнейшее управление переходит к процессам и ответственным, предусмотренным соответствующими «Призраками».
Блок «Оповещение о готовности»
Событие, посредством которого, Ответственный за обеспечение критерия дает знать основному Ответственному за продукт о том, что параметр достиг нужного значения и критерий обеспечен. Это может быть присвоение статуса документу в Информационной системе, телефонный звонок или электронное письмо и т.д.
Блок «Ответственный за оповещение»Лицо, которое должно произвести собственно оповещение – позвонить, написать электронное письмо и т.д.
Блок «Процесс оповещения»
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую, что должен делать Ответственный за оповещение для того, чтобы это оповещение произвести. Т.е. – в какой программе, на какой адрес и какое именно письмо он должен написать, по какому телефону позвонить и что сказать и т.д.
Блок «Процесс принятия требования»
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую как будет приниматься факт исполнения требования. Смысл аналогичен Блоку «Процесс принятия критерия».
Блок «Производственный процесс» (выполнение требования)
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую каким образом будет обеспечено выполнение требования. Смысл аналогичен блоку «Производственный процесс» (выполнение критерия).
Синим цветом блок выделяется в том случае, если производимый в результате этого производственного процесса продукт может быть использован множество раз. Примером такого процесса может служить разработка программного обеспечения, которым затем можно пользоваться многократно без необходимости каждый раз его снова создавать.
Блок «Производственный процесс» (выполнение требования)
Смысл блока полностью аналогичен предыдущему блоку, за исключением того, что произведенный в данном процессе продукт может быть использован лишь один раз.
Примером может служить изготовление детали некого устройства. Для другого устройства придется сделать новую деталь. Или, это может быть процесс снабжения производства сырьем и материалами, их нельзя использовать несколько раз и постоянно приходится поставлять новые.
Блоки схемы для «Призрачной» Тарзанки
Блок «Регламент понимания провала критерия»
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую каким образом можно понять, что нужно значение параметра не было достигнуто и критерий провален. Обычно это один и тот же процесс с блоком «Процесс принятия критерия».
Блок «Регламент защиты от риска»
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую каким образом можно защититься от возникновения нештатной ситуации, в результате которой нужное значение параметра не будет обеспечено и критерий будет провален.
Блок «Регламент устранения последствий инцидента»
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую каким образом можно исправить последствия произошедшего инцидента (что делать, чтобы починить поломанное).
Блок «Альтернативный путь»
Здесь дается ссылка на схему «Процесс», описывающую, что можно сделать для того, чтобы система продолжала работать до того момента как будут устранены последствия инцидента. Это альтернативный путь получения нужного результата, на который мы переключаемся в случае невозможности использования штатного пути.
Начать дискуссию