Как обезопасить организацию от возможного штрафа при проверках?

Коллеги, добрый день! Поделитесь, пожалуйста опытом по такому вопросу. Есть сотрудник, который периодически берет отпуск по 5-7 календарных дней. Т.е. ни одна из частей отпуска не составляет 14 дней, что не соответствует ТК. Как обезопасить организацию от возможного штрафа при проверках? За несоблюдение ст. 125 ТК. И в течение какого времени вообще возможно получить штраф по такому основанию?