Как правильно оформить возмещение расходов на бензин сотруднику?

Добрый день! У сотрудника разъездной характер работы, ездит по делам на своей машите (должность примерно как торговый представить). Подскажите пожалуйста что необходимо оформить за документы чтобы мы могли компенсировать ему расход бензина. Как правильно посчитать сумму возмещения? Должен ли он заполнять путевые лисы? Подскажите кто работает с данной ситуацией какие есть нюансы?