Как оформить расходы компании на жилье для сотрудника ГПХ?

Добрый день, помогите пожалуйста с вопросом. Принят сотрудник по ГПХ, компания приняла решение оплачивать ему жилье, в связи с проживанием его в области, а загруженность работника по проекту 100% должна быть в офисе с 8 до 20 ч. Как принимать расходы и какими документы запросить у гпхашника? Служебная записка, Договор аренды, итд?