Система управления, планирования и исполнения закупок для государственного университета в 1С-Битрикс24

Введение

ГСГУ — крупное образовательное учреждение, входящее в топ-100 ВУЗов России, с двумя дополнительными филиалами в Московской области помимо основного кампуса. Здесь ежегодно обучаются более 4 тыс. студентов по 30 направлениям высшего образования и магистратуры.

Процесс закупок в Университете весьма сложен, однако работе по внедрению цифровизации и автоматизации этого процесса, вся информация и документация по закупкам и их согласованиям теперь систематизирована, создаётся и хранится централизованно и полностью в цифровом виде. Благодаря этому, весь процесс закупок от начала до конца стал прозрачен и любые документы и бюджеты подразделений немедленно доступны для анализа на любых уровнях детализации. 

Процесс принятия решений о закупках

Заявочная кампания. Первый этап формирования бюджета на следующий год — заявочная кампания, во время которой сотрудники оставляют заявки на то, что им требуется купить в следующем году. Всё сделано для того, чтобы сотрудники тратили на заявки как можно меньше времени: сотрудник вводит минимальный набор информации, а система сама понимает, какому проректору какую номенклатуру назначить и в какой год закупки это «положить».

Автоматизированная обработка заявок. На следующем этапе, проректоры обрабатывают собранные заявки (что-то уже и так есть на складе, а что-то действительно надо будет заказывать). Мы унифицировали и очень сильно автоматизировали обработку заявок посредством разнообразных процессов Битрикс, которые мы для этого создали.

Согласование внутри Университета и формирование бюджета. После того, как заявки собраны и обработаны, план закупок согласовывается с ректором и с проректором по экономической деятельности: на этом этапе необходимо сформировать бюджет по количеству, по годам бюджетирования и так далее.

Согласование в министерстве. В итоге формируется некий документ, описывающий бюджет Университета, который согласовывается в министерстве — это по сути весь бюджет ВУЗа на следующий год. 

Исполнение бюджета. Теперь у ВУЗа есть полностью сформированный и согласованный бюджет на следующий год. И когда следующий год наступает, ВУЗ работает в рамках этого бюджета, исполняет его — со всеми сроками, со стоимостями и так далее. 

Детали реализации, разработка специального таблично-древовидного интерфейса для Битрикс

Разумеется, стандартная система Битрикс не поддерживает очень многое из того, что было необходимо нашему клиенту, поэтому для адаптации системы к его процессам мы разработали несколько наших собственных интерфейсов для Битрикс. Помимо упомянутой ранее автоматизации интерфейса для сбора заявок, мы также реализовали особенно важный для клиента «табличный древовидный интерфейс». Он необходим для наглядного представления данных, проверки и анализа и для лёгкого переноса планируемых бюджетов между разными подразделениями, согласования дат и прочего, и является основным интерфейсом взаимодействия с разработанной нами системой.

Процесс создания закупок

Закупки, в процессе исполнения бюджета, создаются там же, прямо из этого созданного Битрикс-интерфейса: пользователи просто отмечают галочками нужные позиции (см. скриншот ниже). При этом, разработанные нами процессы CRM автоматически разбивают все заказы на отдельные позиции и распределяют эти позиции по проректорам и другим лицам, отвечающим за закупку соответствующих товаров. Другими словами, если некий сотрудник включил в один заказ товары разных категорий, за закупку которых отвечают разные люди (например, компьютеры и электрические лампочки), система автоматически поймёт, к какому проректору какой товар относится и сама создаст для каждого проректора заявки на закупку. 

Разгруппировка товаров с разными ценами и их корректировка

Разработанная нами удобная форма закупки позволяет как исправлять неверно указанную цену, так и разгруппировать товары и задать для каждой новой отдельной группы свою стоимость (например, установить общую по минимальной из максимальных стоимостей отдельных групп). На скриншотах ниже показан этот процесс (тестовые данные, приведены для примера)

После того, как система автоматически разбила все заказы на отдельные заявки на закупку и распределила эти заявки по проректорам, автоматизированный процесс не заканчивается — наоборот, за этим следует важный шаг агрегации всех заявок на покупку, созданных для отработки конкретным лицом, в единый документ, который затем отправляется ректору на проверку и окончательное согласование. Все шаги происходят внутри автоматизированной системы.

Заключение

С технической точки зрения, наша команда разработчиков создала практически весь функционал системы, обеспечивающий задачи и процессы, описанные выше. Стандартных модулей для таких процессов не существует и вся разработка велась нами непосредственно под конкретные задачи Университета. 

Благодаря разработанной и внедрённой системе, руководство Университета имеет полный контроль над управлением, планированием и исполнением закупок, которые теперь полностью документированы в цифровой форме от начальных заявок до непосредственного исполнения закупок и платежей; все инициаторы, бюджеты, исполнители и вовлечённые лица по всем этапам согласования, по всем позициям всех заявок хранятся централизованно в единой базе данных; все бюджеты и процессы поддаются анализу на любом уровне детализации.

Всё это потенциально экономит для организации огромные бюджетные средства на человеческих ошибках и резко снижает возможность любых злоупотреблений.