Почему подготовка важна
Если налоговая приходит на выездную проверку, она уже знает, что и где искать. Методы отбора всем давно известны.
Как понять, что нагнетается ситуация, и ваш бизнес в разработке у налоговой я подготовлю отдельную статью.
Итак, налоговой уже проведен комплексный анализ вашей деятельности, выявлены проблемные вопросы и даже вычислена прогнозная сумма, за которой к вам идет выездная налоговая проверка. И задача инспектора – выйти на место, осмотреться и собрать доказательную базу о том, что вы нарушаете закон.
Но! Если проверка пришла — значит еще ничего не доказано. Проверяющие идут собрать доказательства, используя слабые звенья любого бизнеса — сотрудников и документы.
Ваша задача – пережить эту проверку с наименьшими потерями.
Не выдать лишнего и знать, какие доказательства собраны и какими способами. Осмотрительно и очень внимательно!
Чтобы доказать правоту своих действий в суде или на этапе досудебных разбирательств.
Убедительно и бесстрашно.
Особого предупреждения не будет
О том, что в отношении компании планируется проверка, налоговая предупреждать не обязана.
На практике ИФНС предупреждает по телефону и вызывает руководителя в ИФНС для вручения решения о проведении проверки. Либо применяет быстрый и дешевый способ информирования по ТКС- через личный кабинет налогоплательщика.
Решение считается полученным на следующий день со дня его размещения в личном кабинете. Но срок проверки начинает отсчитываться именно с даты вынесения решения налоговой, а не с даты его получения вами.
Но иногда инспектор может прийти и внезапно, как снег на голову. Предъявить служебное удостоверение, вручить решение и ознакомить с ним.
Важно, что с решением о проведении проверки инспектор вручает требование о представлении документов, которое вы должны исполнить в течение 10 дней.
Если истребован очень большой объем документов вы вправе на следующий день после дня получения требования письменно обратиться к руководителю налоговой инспекции о продлении срока с указанием причин и реально возможного срока предъявления документов.
В течение 2-х дней руководитель ИФНС вправе решить продлевать срок или нет. Вправе. Но не обязан. Зависит от весомости причин и вашей убедительности.
Но не расстраивайтесь, если откажут. 10 дней у нас уже есть!
И срочно работаем над подготовкой к проверке!
Готовимся к проверке
Реальность — это главное
Даже если вашего контрагента ФНС признает «однодневкой», вы должны доказать , что сделка с этим контрагентом была реальной! Это очень важно!
Стоит продумать и заучить со всеми сотрудниками, участвующими в сделке, все детали легенды:
- как нашли поставщика, кто нашел, почему именно его, как обсуждали условия, где заключали договор, как выглядит директор, если встречались очно и т.д.
- доставка товара: как доставляли, какой транспорт, кому принадлежит, какой водитель, кто принимал товар, кто его передавал и т.д..
- выгрузка на склад: где склад, в собственности/аренда, условия хранения, достаточность площади склада, как выгружали, какими силами, кто принимал и т.д.
Обратите внимание на логику действий, временные промежутки, сроки и даты, указанные в документах. Отсутствие «здравого» смысла сделки, расхождения дат и нереальность сроков — на этом часто «палятся».
Храните все документы по переписке с контрагентами. Электронные письма тоже храните. Но осмотрительно. Приготовьте фрагменты, сканы. Чтобы не было лишней информации для проверяющих.
Даже если налоговой в отношении вашего контрагента выявлены отдельные признаки «однодневки» — ваша убедительная позиция может изменить ход дела. Вашу осмотрительность и непричастность к неправомерным действиям могут подтвердить документы и четкие ответы на вопросы на допросе в качестве свидетеля. Это касается и всех ваших сотрудников. Об этом моя статья «На допрос? — Не вопрос!»
Сообщите о проверке своим контрагентами и еще раз сопоставьте документы
Особенно постоянным, с большими оборотами, или подозрительным, на ваш взгляд. Уточните, были ли проверки у них. Любые. Камеральные, выездные, встречные. Были ли допросы. Спрашивали ли насчет вас. Какие звучали вопросы, какие даны ответы. Продумайте легенду с учетом полученной информации. Не исключено, что придут и к ним.
Первые и вторые экземпляры ваших с контрагентами документов должны быть абсолютно идентичными. Должны совпадать все реквизиты, в том числе подписи, печати, нумерации, даты. Проверьте еще раз. Факсовые копии замените на подлинники.
Подготовьте пояснения по локации своих объектов
Где находятся офис, склад, филиалы, обособленные подразделения, производственные объекты. Права пользования, цель использования. Чтобы при выезде на место инспектор из смог легко найти. Там не должно быть никакого постороннего имущества, документов и неосведомленных людей.
Где принимать проверку
Конечно, как и любая ревизия, проверка ИФНС тормозит работу компании. Поэтому подумайте где лучше ее пережить: в офисе или привезти документы в инспекцию.
На мой взгляд, в инспекцию лучше: инспектор не будет поражать вас внезапностью своих вопросов: будет время подготовить документы на запросы, не отвечать на вопросы без подготовки, перенести все общение на бумагу: требование – ответ с приложением документов, еще требование — еще ответ с приложением документов.
Документы по требованиям представляйте, но вяло и очень осмотрительно. Помните, что срок проверки ограничен.
Одни мои партнеры при проверке привозили в налоговую тома с документами, которые не влекли никаких вопросов, но загружали кабинет инспектора: договоры займа, акты передачи векселей, выписки банка. Голова кругом, горы бумаг, — а доказательств нарушений не найдено.
Проверка на то и выездная, что инспектор приходит к вам. Но вы можете обратиться к руководителю налоговой с просьбой провести ее в инспекции в связи с отсутствием возможности проведения проверки в офисе. Главное-хорошо мотивировать свою просьбу. Аргументы должны быть существенны, так как ваша просьба может быть отклонена.
Можно затеять ремонт в помещении, сослаться на карантин работников или создать тесноту – переехать всем в одну комнату. Инспектор вправе убедиться на месте в отсутствии такой возможности и приехать на осмотр. Неудобств ему тоже не хочется и ,возможно, он обоснует своему руководству целесообразность проведения проверки на своем рабочем месте в инспекции.
Но если с вами не согласятся, тоже не стоит расстраиваться! Принимайте проверяющих у себя.
Подготовка офиса
Наведите порядок на столах и в сейфах
Унесите к себе домой чужие печати и штампы, флэшки, пластиковые карты, фирменные бланки других предприятий, в том числе уже ликвидированных и другие компрометирующие штуки. Не давайте инспектору повода для лишних вопросов, ненужных размышлений и дополнительных исследований.
Позаботьтесь о резервном копировании
На всякий случай. Изъятие компьютеров проверяющие используют в редких обостренных случаях. Это может повлечь невосполнимую потерю ценной информации. Поэтому, лучше заранее перенесите важные для работы данные на удаленный сервер.
Приготовьте компьютер для инспектора
Удалите в нем всю информацию кроме бухгалтерской базы за период проверки.
Стоит подчистить компьютеры и других сотрудников — убрать лишние базы данных, сомнительную переписку.
Приготовьтесь распечатать налоговые регистры или расшифровки по требованию инспектора.
Запрашиваемую информацию вы можете представлять и в электронном виде.
Никогда не сажайте инспектора за свой компьютер, не водите логин и пароль, исключите малейшую возможность «серфить» по вашему личному виртуальному миру.
Приготовьте инспектору рабочее место
Не в бухгалтерии точно, куда может случайно влететь эмоциональный менеджер по продажам или шумный водитель. Хорошо если это отдельная комната. Или переговорная.
Приготовьте чай, кофе, конфетки. Продумайте куда и с кем инспектор будет ходить на обед. Предлагайте подвозить до дома после окончания рабочего дня. Не стоит создавать атмосферу отчуждения. Внимание, добрая шутка помогут разрядить ревизионную напряженность и скованность.
Это может оказаться и полезным. Может случиться такая ситуация , что уволенного из налоговой после безрезультативной проверки инспектора вы пригласите к себе на работу налоговым консультантом. Зачем заранее накалять ситуацию? Вы же уверены в себе. Наберитесь терпения и достойно переживите проверку. Вам негатив ни к чему. А позитивно настроенный инспектор способен на многое. Точно.
Инструктаж персонала
Все вопросы только через координатора
Назначьте вашего представителя для взаимодействия с инспектором. Это может быть налоговый юрист, главный бухгалтер или финансовый директор. Понимающий правила проведения проверки и знающий все риски бизнеса. Именно этот ответственный за проверку будет реагировать на требования о представлении документов, передавать их инспектору, выслушивать вопросы и давать ответы.
Все дополнительные действия инспектора ( осмотры, выемки. инвентаризации, допросы) тоже должны проходить под его четким контролем.
Проведите инструктаж со всем коллективом
Реагировать на просьбы, уговоры, указания инспектора – только единым способом — направить к координатору. Никаких ответов без согласования с ним. Никакой самодеятельности. Это правильно.
О любых обращениях инспектора, устных и письменных,- например, вручение уведомления о вызове на допрос,- все без исключения сотрудники обязаны незамедлительно сообщить ответственному за проверку.
Настройте себя и коллектив на правильный тон
Настроиться очень важно. Рассматривайте общение с проверяющими как вид деловых переговоров.
Не стоит развязывать маленькую войну с инспектором. Но и задушевные разговоры с проверяющими в курилках стоит исключить. Это один из способов сбора информации.
Рассмотрите возможность временной работы сотрудников из дома. Особенно ненадежных, суетливых и болтливых.
Важна любая поддержка
Очень полезно пригласить аудитора, или налогового консультанта, юриста. Для правовой, методологической и моральной поддержки. Такую профессиональную помощь оказывают различные консалтинговые фирмы. Желательно, конечно, об этом позаботиться заранее и иметь уже проверенную. Среди них встречается много теоретиков, рассуждающих и на словах разводящих любые проблемы, но на деле «не нюхавших пороху», и пожимающих плечами в случае действительно опасных ситуаций.
О налоговых рисках нужно помнить всегда. К этому вопросу стоит готовиться заранее. И часть сделок с точки зрения безопасности, в режиме спокойной работы, стоит прорабатывать заранее и обсуждать с партнерами-консультантами. Тогда к моменту проверки у вас будет свой человек, профессионализму которого вы доверяете, и он вас не подведет. Такой бесстрашный помощник!
Просто здорово, если такой человек есть у вас в штате!
Отштудируйте налоговый кодекс
Вопросы, касающиеся проведения налоговых проверок. Свои права. И обязанности. Права и обязанности инспектора. Что он имеет право делать, а что нет. Какие документы обязан предъявить инспектор при выполнении контрольных процедур и порядок их проведения. Какие нарушения допускаются при осмотре, допросе, инвентаризации, истребовании, выемке.
Перегибы и излишества и другие нарушения со стороны налоговиков вы вправе перечислить в жалобе и, ссылаясь на них, требовать признания результатов проверки недействительными.
Пошерстите свои скрытые налоговые переплаты
Ищите, привлекайте аудиторов. Проведите в налоговом учете операции, которые вы опасались заявить в уменьшение налоговой базы. За три года . Например, по причине отражения в налоговой декларации убытка или возврата налога.
Или по причине разночтений правил в письмах Минфина и сложившейся судебной практики. Такие резервы точно есть у всех.
Настаивайте на их включении в расчет. В возражениях на акт проверки, на этапе досудебной процедуры, в судебном споре. Есть прецедент, когда налоговая проверка закончилась не недоимкой, а возвратом из бюджета.
Вместо заключения
Выездная проверка — самая опасная из всех налоговых проверок.
При современных методах мониторинга и отбора, выездная проверка всегда результативна.
Но она может и не оказаться такой страшной, если к ней правильно серьезно подготовиться.
Важно понимать , правильно настроиться и разумно использовать все возможности по защите своих прав — и в досудебной стадии, и в судебном споре.
Зачастую инспектора проверяют бизнес формально, совершают ошибки, нарушения доказывают некачественно, а аргументы компаний игнорируют. Все ошибки проверяющих нужно замечать и умело использовать для защиты своих прав.
По статистике судебная практика по оспариванию результатов проверок складывается не в пользу налогоплательщика.
За первое полугодие 2018 года бизнес проиграл налоговикам в судах 66,3% споров. Но ведь 33,7 % ВЫИГРАЛ!
Давайте правильно готовиться, настраиваться, грамотно действовать и бороться!
Попадать в число решительных и неуязвимых! С оптимизмом, и верой в успех!
Еще по теме: Выездная проверка. 44 правила остаться в живых.
Надеюсь, было полезно.
Желаю вам, чтобы эта информация вашему бизнесу никогда не пригодилась.
Начать дискуссию