С вопросом деления комплексных задач на составляющие сталкиваются многие управленцы. Крупный проект намного проще разбить на маленькие этапы, а для этого нужно выделить эти этапы и составить правильный порядок их выполнения. А затем двигаться вперед: от простых и легко выполнимых задач до самых сложных. Разберемся подробнее в процессе и правилах декомпозиции, рассмотрим подходы, а также возможные нюансы.
Декомпозиция задач в проекте
Если композицией называют составление из частей чего-то единого целого, то декомпозиция — это деление на части. Разбивка одной цели на небольшие отдельные задачи позволит правильно расставить приоритеты, понять, какие из задач важнее, чтобы первым делом направить на них ресурсы. Например, если нужно перенести с места на место большой груз, проще разделить его на части и перенести их поочередно. Важно при этом разделить груз на оптимальные по весу части, рассчитать темп работы и учесть время на отдых. Так же и в проектах: большая задача разбивается на мелкие части, которые нужно выполнить за определенные интервалы времени, возможно, с временным привлечением сторонних специалистов.
В менеджменте применяются разные виды декомпозиции задач. Она может быть последовательной, когда задачи выполняются в строгом порядке, или параллельной, когда их выполняют в любом удобном порядке, и одновременно можно выполнить несколько задач. Есть также одношаговая декомпозиция, при которой действовать приходится в условиях неопределенности. В этом случае важно вычленить из сложной задачи первые простые шаги, выполнить их и на основе новой полученной информации предпринимать следующие шаги. Декомпозиция задач в проектной деятельности является только мыслительным процессом, не требующим какой-либо механической работы. Для нее нужно лишь использовать инструменты планирования и помнить, что каждый выполненный этап проекта — это только небольшая доля от конечного результата.
Суть декомпозиции и ее необходимость
Несмотря на то что разбивка сложных задач на простые имеет явное преимущество, процесс декомпозиции имеет свои нюансы. Иногда не совсем понятно, как мелко нужно детализировать проект, насколько процесс будет эффективным и сможет ли он решить ряд дополнительных проблем. Поэтому умение верно разделять одно целое на небольшие составляющие является важным навыком для любого проектного менеджера или администратора проекта. А умение и понимание декомпозиции приходит только с опытом, а также со способностью различать и правильно применять те или иные навыки отдельных участников проекта, ведь все работают в разном темпе, кто-то понимает сразу, а кому-то нужно все «разжевать». При этом задачи нужно уметь ставить верно, учитывая все требования заказчика, предопределять конечный результат и возможные риски. В связи с этим суть декомпозиции в балансе между сложностью работы и ее эффективностью, а не в том, чтобы реализацию проекта максимально упростить.
Декомпозиция необходима для того, чтобы:
грамотно оценить сложность проекта и поставленные сроки его реализации;
подготовить необходимые ресурсы, как материальные, так и человеческие;
учесть потенциальные риски, которые могут возникать при выполнении задач;
расставить приоритеты действий команды;
выявить самые слабые места и постараться их усилить (или обойти).
Важно, чтобы мелкие части большого проекта были легко выполнимы. Но при этом слишком мелко дробить каждую подзадачу не стоит. Цели нужно формулировать четко, ведь абстрактные конечные результаты сложно измерять в количественных показателях. Понадобиться и запас времени на возможные подводные камни, ведь далеко не все трудности можно заранее предвидеть. А если свободное время останется, то его можно будет потратить на задачи без жесткого дедлайна или более детально поработать с текущими. Разбивая большую цель на небольшие этапы, можно понять, что именно следует сделать для ее достижения. При этом в изначальном плане работ могут постепенно появляться пункты, которых в начале работы над проектом еще не было.
Вот еще один пример декомпозиции. Нужно распечатать и поменять ценники на товары. Казалось бы, задача простая и понятная. Но если магазин у вас не один, или это не 1–2 магазина, а целая сеть? А ценники поменять нужно не на десяток товаров, а сразу на одну или две тысячи? В итоге приходится согласовывать сразу множество деталей: отправку прайсов по нужным точкам, назначение ответственных специалистов за печать, назначение сотрудников на расстановку ценников и т. д. То есть это уже не одна простая задача, а целый бизнес-процесс.
Как правильно составить декомпозицию
Единственного верного решения не существует — тут все индивидуально. Но имеются правила и общий подход к разбивке проекта на части. Рассмотрим основные правила декомпозиции.
Сложные задачи на мелкие нужно делить, представляя их в виде иерархии, где во главе стоит сама задача, а конечные ветви иерархии открыты. Это идеальный вариант, а плохим считается тот, где имеются общие ветви, а также их связи по горизонтали, то есть когда одна задача переходит в другую на одном и том же уровне. В этом случае повышается сложность процесса, а основная задача декомпозиции так и не решается.
Как нужно правильно делить задачи? Разделение внутри уровня проводится по одному постоянному признаку. Им может служить функциональное назначение, характеристика или что-то другое. Важно то, что составные подзадачи вместе должны представлять собой одну целую вышестоящую задачу, поэтому о каких-то важных ее составляющих нельзя забывать.
Внимательно нужно отнестись к глубине декомпозиции, которая должна отвечать исходным требованиям. Если попытаться объять необъятное и разделить проект на большое количество мелких задач, есть риск дойти до микроменеджмента. Можно потратить массу времени, подготовить множество документов и правил, прописать все в мельчайших подробностях, но проект при этом не заработает. Кроме того, порог вхождения будет превышен, ведь исполнителям нужно будет изучить все эти правила и документы, прежде чем они перейдут к реальной работе.
Подходов, правил и методов декомпозиции достаточно много. В зависимости от основной задачи можно или выбрать один из методов и ему следовать, или использовать несколько методов с учетом масштаба проекта, его сложности и значимости, профессионализма команды и некоторых других индивидуальных характеристик. И чем более точно прописаны шаги руководителя и членов команды, тем эффективнее можно будет двигаться к основной цели. Не забываем и о том, что деление задач на небольшие подзадачи осуществляется с учетом ряда факторов, таких как время, ресурсы, риски, наличие профессиональных навыков и знаний у исполнителей и т. п. Последнее имеет особую важность, ведь поручаемая каждому исполнителю задача непременно должна быть реализуема вовремя.
В SMART-подходе хорошо сформулированы требования к задачам. Они включают:
конкретику (что, куда и зачем);
измеримость (например, в числах);
достижимость (с профессионализмом и навыками сотрудников, а также доступными ресурсами);
значимость (цель, которой нужно добиться в конечном счете);
сроки (постановка временного промежутка и назначение даты, к которой задача должна быть выполнена).
Выводы
Остановить декомпозицию задачи следует тогда, когда каждая подзадача становится полностью понятной конкретному исполнителю, который сможет ее решить к определенному времени. Здесь подводным камнем может стать неверная формулировка цели или неправильная оценка ее исполнителем. Ведь декомпозицией обычно занимаются главы проекта, а сотрудники могут недопонимать те или иные моменты, что может привести к нежелательному результату. Здесь важно понимание, а также опыт и возможности подчиненных специалистов. Если исполнителя с нужными навыками в проекте пока нет, его придется привлекать.
Второй нюанс — это визуализация и учет результатов. Ведь мозг человека устроен так, что можно о чем-то забыть и что-то упустить из виду. Поэтому рекомендуется использовать инструменты для того, чтобы фиксировать результаты на том или ином моменте работы. Можно использовать, конечно, блокноты, тетради, доски со стикерами, но лучшим вариантом будет профессиональный софт для управления проектами.
Начать дискуссию