Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.
Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.
Назначение экспертной комиссии
Комиссия (или группа сотрудников) создается по распоряжению руководителя компании. Директор издает приказ об экспертной комиссии архива организации, где также утверждает ее состав.
Приказом комиссия только создается. Текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в отдельном локальном акте — Положении.
Положение о работе экспертной комиссии
Положение об экспертной комиссии архива, как ясно из названия, регламентирует функции, права и обязанности лиц, которые отвечают за оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении.
В положении также указывается и общая информация: как создается комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы.
Вышлем типовые формы на e-mail
По запросу наших читателей компания “Делис Архив” пришлёт типовые формы документов
Положения об архиве и документы по экспертной комиссии
Отправим вам на почту, для этого отставьте ваши контакты в форме ниже:
Состав экспертной комиссии
Состав комиссии определяет руководитель. Жестких требований тут нет. Как правило, комиссию создают из трех человек, выделяя среди них председателя и секретаря.
Правила предписывают включать представителя архивной службы или делопроизводителя, но в небольших компаниях, обычно, таких специалистов нет. Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа. К примеру, представителей структурных подразделений, которые хорошо знакомы с составом и содержанием всего документооборота организации документа (да, опять привлекать бухгалтера и кадровика).
Функции экспертной комиссии
Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.
Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год. На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:
- описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
- описей дел по личному составу;
- актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- актов об утрате документов;
- и т.д.
Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.
Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье.
Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.
Экспертиза ценности документов
Перед началом каждой экспертизы ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.
На таком собрании члены комиссии рассматривают дела различного срока хранения дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения. И отбирают значимые для организации дела на хранение, а также те, что пойдут на утилизацию.
При проведении экспертизы ценности документов отбирают:
- документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
- документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», которые хранятся в структурных подразделениях;
- документы к уничтожению, сроки хранения которых истекли.
При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы точно убедиться, что срок хранения истек, и документ больше не пригодится. Если комиссия считает, что срок того или иного документа нужно увеличить, правила это допускают. А вот сокращать их никак нельзя.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, изымают дубликаты документов, черновики, неоформленные копии. При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.
На хранение передают только подлинники документов, а если их нет — заверенные копии. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Пример: Компания в январе 2021 сформирует в дело счета-фактуры, которые использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2020 г. Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет. Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.
Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования комиссии организации направляют на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения. В этом случае комиссии организаций дано право самостоятельно согласовать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждает руководитель организации, и только потом организация вправе уничтожить документы.
Для определения срока руководствуйтесь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Или воспользуйтесь для проверки сроков хранения документов сервисом «Архивист Онлайн». Просто введите название документа и тут же получите актуальный срок его хранения.
Ответственность за ошибки
Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе. Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).
Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб. и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.
Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т. е. сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.
Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. Компания «Делис Архив» готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию, хранению ( в т.ч. внеофисному) и уничтожению документов. Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.
Экспертиза и уничтожение документов
А также архивирование, внеофисное хранение, создание СЭД и другие услуги
Узнать больше или заказать услугу
Оставьте свои контакты и мы вам перезвоним:
Начать дискуссию