Как бухгалтеру правильно хранить и уничтожать документы

В текущей работе организации составляют различные документы. Ими обосновываются хозяйственные операции, сделки или расходы. При этом налоговики в любой момент могут истребовать информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу. Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.

Как организовать хранение документов

Порядок хранения документации состоит:

• из организации хранения документов;

• обеспечения сохранности документов.

За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.

Нормативные документы, регламентирующие хранение

Порядок и сроки хранения документов установлены:

• Налоговым кодексом;

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;

• перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

• правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;

• методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.

В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить.

В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

Организация хранения документов

Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные.

Текущие — это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения.

Архивные — это документы, по которым делопроизводство закончено.

Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.

Исключение — конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.

Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.

В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.

Только оцифровать все документы с целью уничтожения бумажных копий нельзя. Законодательно это запрещено. Если документы сразу оформлены на бумаге, хранить их нужно в бумажном виде в течение всего срока хранения.

Хранение бухгалтерских документов

С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:

• хранить нужно подлинники документов;

• хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;

• документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.

Обратите внимание: требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).

Порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.

Хранение кадровых документов

За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба. К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.

К документации по личному составу относятся документы:

• о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

• по учету кадров;

• по расчетам заработной платы и других выплат;

• по охране труда.

Хранить кадровую документацию нужно в течение сроков, установленных типовым перечнем документов.

Сроки хранения документов

Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

С 17 марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:

• постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;

• если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты — 75 лет;

• 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.

Кроме того, предусмотрены и специальные сроки хранения документов:

• в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК);

• 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.

Сроки хранения документов зависят от их видов. Типовые сроки хранения документов смотрите в таблице ниже.

Начало срока хранения документации нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором по ней закончено делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). По некоторым документам это правило уточнено.

Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.

Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).

Архивное хранение документов

Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации — лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.

Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное — хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.
Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.

Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).

Перед передачей дел в архив требуется экспертиза, которая определит ценность документа и срок его хранения. Для проведения экспертизы нужно создать экспертную комиссию. В небольших фирмах ее создают по приказу руководителя, в крупных она действует на основании специально утвержденного положения.

Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:

• постоянного срока хранения;

• временных сроков хранения свыше 10 лет;

• по личному составу;

• по электронным документам постоянного хранения.

Основой для составления описи дел, документов постоянного или временного срока хранения является номенклатура дел. Ее составляют на предстоящий календарный год, вводят в действие с 1 января и впоследствии корректируют.

Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.

Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

• подшивку или переплет документов дела;

• нумерацию листов дела;

• составление листа — заверителя дела;

• составление внутренней описи документов дела;

• оформление обложки дела.

Если на хранение сдают электронные дела, для их передачи тоже нужна опись.

В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы с истекшими сроками хранения уничтожают. Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.

За уничтожение документов на фирме также должна отвечать экспертная комиссия. Она нужна, чтобы отобрать дела для уничтожения и для дальнейшего хранения.

Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.

Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.