Учет расходов

Учет офисных расходов при УСН

Офис — это не только место, в котором трудятся сотрудники. Это еще и дополнительные обязательные расходы, которые несет регулярно компания. Причем таких затрат бывает куда больше, чем может показаться на первый взгляд. В статье разъяснено, какие расходы на содержание офиса может понести налогоплательщик, если он находится на упрощенной системе налогообложения (УСН). Также прописано, как при данной системе учитывать подобные затраты.
Учет офисных расходов при УСН
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Вода в расходах УСН

Учесть расходы на УСН можно, только если вы применяете систему «Доходы минус расходы». Данный объект налогообложения позволяет включать те или иные издержки. Однако не все возможно принять. Иногда запрет прямо следует из закона. Но бывает, что правомерность учета имеет спорный характер, что как раз характерно для затрат на воду. Расскажем об этом подробнее.

Вода — это самый необходимый ресурс, без которого не обходится ни один офис.

Мероприятие по обеспечению сотрудников питьевой водой, входит даже в специальный перечень, установленный приказом Минтруда от 29.10.2021 № 771н. Документ направлен на улучшение условий труда и снижение профессиональных рисков.

Как правило, воду приобретают в виде обычных бутылок или бутылей для кулера. Во втором случае устанавливают специальный аппарат либо покупают и то и другое, а также систему фильтрации и прочее. Но в любом из этих случаев возникают вопросы с возможностью учета затрат на воду.

Уменьшить полученные доходы уэсэнщик может на основании пункта 1 статьи 346.16 НК. В этой статье приведен перечень затрат, которые уменьшают такой доход.

Однако вода в таком перечне прямо не поименована. Кроме того, о невозможности такого учета высказывался Минфин в письмах от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963 и от 06.12.2013 № 03-11-11/53315.

Учет возможен, только если вы являетесь плательщиком налога на прибыль. Основанием в таком случае будет подпункт 7 пункта 1 статьи 264 НК (письмо Минфина от 23.03.2020 № 03-03-07/22134).

При этом есть судебная практика, которая допускает иное мнение. С позиции суда подобные расходы учесть вполне можно. Главное, чтобы было их документальное подтверждение. Такой вывод сделан на основании того, что данные затраты обеспечивают нормальные условия труда (постановление ФАС Уральского округа от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3 по делу № А47-15449/05).

При этом полагаем, что второй вариант почти наверняка вызовет спор с контролирующими органами. И скорее всего, они в этом споре победят. Поэтому целесообразным видится все-таки не учитывать воду в расходах. Обеспечение нормальных условий труда вряд ли будет достаточным основанием для такого учета.

Разобраться со сложностями упрощенки поможет курс: «Главбух на УСН: от учета и отчетности до 1С». Вы научитесь вести учет на УСН, применять новые ФСБУ и правильно составлять отчетность.

Только сейчас курс можно купить по сниженной цене за 3 690 руб. Учитесь в комфортном темпе без графика и отслеживайте свои результаты в личном кабинете.

Купить курс

По итогам обучения вы получите сертификат, который подтвердит, что вы прошли курс, и станет дополнительным аргументом при устройстве на новую работу.

Расходы на заправку картриджей

Так же как и в случае с водой, данный вид затрат не указан в п. 1 ст. 346.16 НК. Во всяком случае, прямо он там не прописан.

При этом норма содержит такой вид затрат, как материальные расходы. Под ними в контексте данного положения понимаются затраты на покупку материалов для производственных и хознужд, к примеру, на содержание и эксплуатацию ОС. Из этого следует, что учет таких затрат возможен.

Более того, такая возможность подтверждается и Минфином. В частности, ведомство отвечало на подобный вопрос в своем письме от 25.12.2015 № 03-11-06/2/76408. Также налогоплательщик на УСН может учесть входной НДС. Это следует из подпункта 8 пункта 1 ст. 346.16 НК.

Издержки на заправку картриджей учитывают на дату их оплаты в материальных расходах. При этом должны быть выполнены общие условия для их признания. В частности, это все перечисленные ниже критерии:

1. Наличие документального подтвержденияРасходы подтверждаются так же, как и в случае с налогом на прибыль, то есть на основании п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК.

По общему правилу нужны первичные документы, которые подтверждают основание расхода. Это могут быть, например, акты, накладные и прочие документы. Также необходимы документы, подтверждающие расход (платежные поручения и так далее);

2. Экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК):

  • затраты должны быть экономически оправданны;

  • их оценка должна быть выражена в денежной форме.

По ряду причин расходы могут быть признаны необоснованными, в частности:

  • если они не привели к получению дохода;

  • не соответствуют финансовому положению организации;

  • имущество является дорогим. То есть, к примеру, вы купили дорогую машину, но такой необходимости не было. К этому могут придраться сотрудники контролирующих органов.

  • иные случаи. Перечень не является исчерпывающим;

3. Направление таких затрат на получение доходаВ последнем условии все достаточно понятно. Вы должны уметь подтвердить, что издержки понесены в целях получения дохода. Картриджи, очевидно, задействованы в извлечении дохода.

Учтите, что если целью является только уменьшение дохода, это могут распознать налоговики. Если они увидят, что затраты не связаны с вашей деятельностью, это может квалифицироваться как необоснованная выгода.

Под такой выгодой понимается уменьшение налога, когда у лиц формально есть на это право. Однако совокупность факторов указывает на то, что в деятельности налогоплательщика есть недостатки. Они выражаются в искажении отчетности, фиктивных операциях и так далее. Уменьшение налога может выражаться в зачете или возврате денежных средств.

В этом случае существуют несколько видов возможных наказаний: начиная от пени и штрафов по ст. 122 НК и заканчивая административной (ст. 15.6, 15.11 КоАП) и даже уголовной ответственностью (ст. 198–199.1 УК).

Признание затрат возможно при оплате как за счет собственных, так и заемных средств (письма Минфина от 06.08.2019 № 03-11-11/59075, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172).

Если ваш объект налогообложения «Доходы», подобные издержки учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК). Это касается не только картриджей, но и любых других расходов.

Расходы на уборку помещения и покупку моющих средств

Моющие (чистящие, дезинфицирующие) средства. Пункт 1 статьи 346.16 НК, прямо не предусматривает такие издержки. Но это не означает, что их нельзя учесть при упрощенке. Такой вывод сделал Минфин в письмах от 16.08.2019 № 03-11-11/62254, от 17.01.2020 № 03-11-11/1827.

В частности, ведомство указало, что такие расходы могут быть учтены в налоговой базе по УСН. В этом случае, так же как и с картриджами, они попадают в категорию материальных расходов. Основанием при этом являются пп. 2 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК.

Аналогичный вопрос может возникнуть не только в отношении моющих средств. Ведь содержание офиса требует и иных ресурсов, в частности, салфеток, туалетной бумаги и тому подобного. В этом случае стоит уточнить, что их учет при УСН тоже возможен. Это подтверждает Минфин в письме от 01.09.2006 № 03-11-04/2/182.

Все подобные суммы должны быть учтены в момент погашения задолженности (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Уборка офисного помещения

Согласно нормам НК и разъяснениям Минфина, принять у себя такие издержки тоже можно. Они будут относиться к материальным расходам (пп. 2, 6 п. 1 ст. 254 и пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК). Мнение Минфина изложено в письмах от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53, от 03.11.2009 № 03-11-06/2/235.

Уборка, согласно перечисленным положениям, это работа (услуга) производственного характера. При этом не имеет значения, кем такая уборка осуществляется — сотрудниками организации или посторонними лицами.

Однако учитывая тот факт, что подобные издержки прямо не прописаны, всегда остается риск. Поэтому исключать полностью возможные последствия нельзя. Вы можете столкнуться с сотрудниками органов, которые будут стоять на отсутствии подобных затрат в норме НК. А вышеперечисленное они признавать не будут. Поэтому все зависит от конкретных обстоятельств. Но нельзя исключать, что упомянутая в этом разделе позиция станет для них аргументом.

Подписка на периодические издания в расходах на УСН

Можно сказать, что подписку на печатные или электронные издания принимать не стоит. Скорее всего, это точно приведет к спорам с налоговыми органами. И вот почему.

  • Во-первых (как и в ранее указанных случаях) данный вид затрат не поименован в статье 346.16 кодекса.

  • Во-вторых, контролирующие органы прямо указали, что в состав УСН их включать нельзя. Об этом говорится в письмах Минфина от 15.05.2020 № 03-11-06/2/39411, от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501.

Существует и другое мнение, что принять подписку можно как материальные расходы или услуги связи. Однако полагаем, что это довольно рискованно.
Так, например иное мнение выражалось в решениях суда. Однако, как и в случае с водой, практика весьма старая (постановление ФАС Поволжского округа от 30.10.2008 по делу № А65-1419/2008).

Почтовые расходы

Законодательство позволяет учитывать подобные издержки в отличие от той же подписки на периодические издания. Подобные затраты могут включать в себя:

  • отправку корреспонденции;

  • аренду абонентского ящика;

  • покупку почтовых конвертов, марок и маркированных конвертов;

  • финансовые переводы;

  • иное.

Порядок может быть разным. Он зависит от ситуации.

Общий порядок

Обычно суммы принимаются в соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 кодекса, то есть почтовые, телефонные услуги, связь и тому подобное. Признание происходит после оплаты расходов. Если был аванс по услугам связи, то затраты учитывают на дату оказания услуг (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Отправка товара почтой

В этом случае действует порядок в соответствии со следующими положениями:

То есть это расходы, связанные с реализацией товаров. Они принимаются после оплаты, при сдаче товара на почту.

При этом если покупатель вернул товар или не забрал его, издержки не учитываются. Доставка в этом случае оплачивается вами. Это следует из писем Минфина от 01.09.2016 № 03-11-06/2/51055, от 30.05.2016 № 03-11-06/2/31125.

Ну и конечно, нужно учесть общие условия признания расходов. О них мы уже рассказывали ранее.

Также информацию нужно отразить в разделе 1 КУДиР. Входной НДС отражается как отдельный расход.

Аренда, пожарная безопасность и охрана офиса в числе расходов на УСН

Все перечисленные в заголовке виды содержатся в п. 1 ст. 346.16 НК. Поэтому их можно спокойно принимать при упрощенке:

Главным требованием является соблюдение общих условий признания. Что в эти условия входит, мы уже упоминали ранее (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК). Если такие критерии не соблюдены, того факта, что затраты прописаны в статье 346.16, будет недостаточно.

Расходы на канцтовары при УСН

Канцтовары при упрощенке принять можно. Они также прямо прописаны в подпункте 17 соответствующей статьи. В этом случае тоже необходимо соблюдать общие условия признания. Расходы следует в этом случае признать после оплаты данных издержек.

Иной порядок признания действует, если канцтовары были приобретены для перепродажи. В этом случае основанием являются пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 кодекса,то есть это затраты на покупные товары.

Расходы на связь при УСН

То, что вы потратили на связь, также можно принять (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК). К числу таких трат относятся к примеру:

  • почта;

  • телефонное обслуживание. Сюда входит также оплата за выбор номера телефона. Об этом говорится в письме Минфина от 11.11.2011 № 03-11-06/2/159;

  • факсимильная связь;

  • спутниковая связь;

  • электронная почта;

  • Интернет.

Учет происходит на день оплаты соответствующих сумм.

В качестве подтверждения у вас могут быть следующие документы:

  • договор с оператором связи;

  • перечень должностей, которым необходима мобильная связь в рамках работы;

  • детализация счетов;

  • банковская выписка, документы на оплаты, подписанные ЭЦП, если оплата осуществлялась через Интернет.

Офисная мебель, техника в расходах при УСН

Указанное имущество прямо не отражено в законодательстве. При этом мебель и техника учитываются примерно в одном порядке. Процедура зависит от того, каковы стоимость и срок полезного использования (СПИ) у данного имущества, в частности:

  • критерии стоимости — до 100 тыс. или менее 100 тыс. рублей;

  • СПИ — менее 12 или более 12 месяцев.

Если имущество стоит более 100 тыс. рублей и его СПИ более 12 месяцев

В этом случае учет при упрощенке происходит на основании пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК, то есть это затраты на приобретение основных средств (ОС). Поскольку при наличии одновременно двух перечисленных условий, имущество признается ОС.

Суммы признаются равномерно в течение года, то есть на последнее число каждого отчетного периода. Делается это после введения имущества в эксплуатацию и оплаты расходов.

Если стоимость имущества менее 100 тыс. рублей.

В этой ситуации принимать мебель (технику) нужно в составе материальных расходов. Сделать это можно единовременно в момент оплаты (письмо Минфина от 16.06.2014 № 03-11-06/2/28540). Дата ввода в эксплуатацию в этом случае значения не имеет.

Особенность в учете техники

Если речь идет о компьютерной технике, ее следует учитывать целиком, а не частями. В эту совокупность также входит программа, установленная на компьютер (операционная система или иное ПО). Об этом говорилось в письме ФНС от 29.11.2010 № ШС-17-3/1835. Некоторые положения в данном письме уже изменилось. Однако суть письма остается прежней и оно до сих пор в силе.

Расходы на ремонт офиса при УСН

Упрощенец может использовать под офис арендованное или свое помещение. Рассмотрим порядок в обоих случаях.

Ремонт арендованного имущества

В этой ситуации будут иметь значение условия договора аренды, в частности, указано ли, что ремонт должен проводить арендатор, а не арендодатель. Если такое условие есть, значит принять затраты можно. Это следует из писем Минфина от 20.01.2011 № 03-11-11/10, от 12.05.2009 № 03-11-06/2/84.

Данный порядок действует и в том случае, если подобное условие предусмотрено законом, а не договором.

Суммы учитывают на момент их фактической оплаты (пп. 3 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК).

Если же стоимость ремонта возмещается арендодателем, такие издержки учесть нельзя.

Ремонт своего имущества

Подпункт 3 пункта 1 статьи 346.16 НК является основанием для учета затрат на ремонт ОС. В нем конкретно указано на такую возможность. В пункте просто добавлена пометка, что норма касается и арендованного имущества в том числе. Поэтому если вы ремонтируете свое помещение, эти расходы можно принять без каких-то дополнительных условий.

Каким бывает ремонт, и что включают расходы на него

Стоит отметить, что следует понимать под затратами на ремонт в рамках обсуждаемой статьи. Разъяснение есть в пункте 16 письма Госкомстата от 09.04.2001 № МС-1-23/1480. В нем указывается, что ремонт может быть текущим или капитальным. Под расходами при этом понимается стоимость работ:

  • по поддержанию основных фондов в рабочем состоянии;

  • в течение всего СПИ;

  • без улучшения первоначальных нормативных показателей функционирования.

Текущий ремонт подразумевает поддержание объектов основных фондов в рабочем состоянии. Его периодичность менее одного года. Под основными фондами (ОФ) понимаются производственные активы, притом что такие активы используются неоднократно или длительное время (не менее года) для производства товаров и оказания услуг.

Капитальный ремонт подразумевает замену изношенных конструкций (деталей) на более прочные и экономичные конструкции.

Исключением является полная замена основных конструкций, например, фундамента, подземных сетей и так далее.

Есть также модернизация и реконструкция. В этом случае улучшаются показатели функционирования ОФ.

Заключение

Резюмируя, можно сказать следующее. Если упростить, офисные расходы делятся на три категории:

  1. Те, что конкретно указаны в п. 1 ст.346.16 НК. То есть с ними не бывает дополнительных вопросов и спорных моментов, все однозначно. Следует добавить, что перечень в этом пункте является закрытым. Поэтому включить в него что-то иное не получится;

  2. Затраты, которые прямо не прописаны, но которые точно можно учесть. К примеру, то, что следует относить к материальным расходам. Как правило, по таким суммам есть конкретные и однозначные разъяснения контролирующих органов. С данной категорией рисков не очень много;

  3. Самая рискованная категория. К ней можно отнести случаи, когда мнение органов и мнение суда имеют разный характер. С одной стороны, органы конкретно и однозначно высказываются по таким вопросам. С другой стороны, суды принимают позицию налогоплательщика и признают такие расходы. В этом случае почти наверняка будут проблемы с налоговой службой. Судебная практика хотя и есть, но она довольно старая и ее не так много. Поэтому риск при признании подобных затрат видится наиболее высоким. Последствия могут быть серьезнее, чем факт признания таких расходов. Поэтому если у вас такой случай, не рекомендуем принимать данные затраты. Но решение всегда остается за налогоплательщиком.

Комментарии

4
  • А ведь расходы на информационные услуги справочной правовой системы К+ можем включать в расходы? При условии соответствия п. 1 ст. 252 НК

  • В начале статьи про воду было понадеялась, что появились прецеденты и наконец-то появилась возможность взять в расходы эту часть затрат, ан нет, показалось ))) И да, пусть мне налоговики расскажут про "экономическую обоснованность" приобретения автомобилей класса люкс чиновниками!

  • Жанна

    В начале статьи про воду было понадеялась, что появились прецеденты и наконец-то появилась возможность взять в расходы эту часть затрат, ан нет, показалось )))

    я уже прям представила доказательства в суде: принести всем присутствующим в суде по стакану воды из-под крана в туалете и предложить выпить.

Бесплатно с Трудовые отношения

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Порядок оплаты сверхурочных работ закреплен в обновленной ст. 152 ТК во исполнение поручения, которое дал законодателям КС в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Теперь при оплате сверхурочной работы необходим принимать во внимание все компенсационные и стимулирующие выплаты.

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Налоговые проверки

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Если организация продает самортизированные активы по низкой цене взаимозависимым лицам, ей доначислят налоги. Разбираем судебную практику.

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Что будет с интернетом, мобильной связью, Почтой России, электронными услугами, ИТ: заявления Минцифры

Максут Шадаев перед утверждением на должность министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ назвал основные направления работы и какие вызовы стоят перед Минцифры.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Новое приложение «Ситидрайва» удалили из App Store

Уже установленные приложения будут работать на iOS. Пользователям рекомендуют отключить функцию «Сгружать неиспользуемые».

Платись, платись большая и маленькая: независимо от размера зарплату нужно платить два раза в месяц! 💰«Ночной бухгалтер» № 1684

Даже если ваш сотрудник на неполной ставке получает зарплату размером в несколько тысяч рублей, ее нельзя платить один раз. Даже сотрудник просит. Так Роструд сказал.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расценки на техобслуживание газового оборудования, возможно, будет устанавливать государство

Регионы предлагают ввести государственное регулирование стоимости услуг по техобслуживанию газового оборудования.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Сегодня купить и продать криптовалюту* в России можно несколькими способами: через криптовалютные биржи, P2P-сервисы, криптоматы и обменники, работающие онлайн и офлайн. Последний вариант позволяет проводить сделки анонимно – без отправки своих персональных данных и платежных реквизитов.

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Можно ли выдать за раз маленькую зарплату, как оплачивать переработку в командировке, на ГПД положен стандартный вычет. 3 важных разъяснения для бухгалтеров по зарплате

Собрали полезные разъяснения Роструда и Минфина по расчетам с работниками.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Приобретение лицом из недружественного государства доли (акций) в российской компании (ООО или АО) в 2024 году

Необходимо ли получать разрешение подкомиссии, если лицо из недружественного государства хочет стать участником (акционером) российской компании (ООО или АО). Какие требования предъявляются к данным сделкам (операциям).

Зарплата

Выделено финансирование на увеличенные выплаты педагогам

Правительство направит более 8 млрд рублей на увеличенные выплаты классным руководителям и кураторам.

IT-компании

Нидерландская компания Yandex сменит свое название до 31 июля

До 31 июля иностранная организация продаст остаток акций, перестанет использовать бренды российской компании «Яндекс» и сменит название.

Проверки ФАС

ФАС рассказала, как, где и на что контролирует цены

Контроль ценообразования на социально значимых рынках остается для Федеральной антимонопольной службы приоритетной задачей.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

В России нашли фейковый магазин приложений Play Market

Специалисты по изучению киберпреступлений предупредили об опасном магазине приложений для смартфона. В файлах содержатся вирусы, которые могут украсть личные данные и деньги.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: искусственный интеллект защитит смартфон от кражи, в Петербурге будут следить за курильщиками, а в TikTok появятся часовые видео

Подготовили обзор главных событий дня — 17 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Малый бизнес получил 130 млрд рублей по программе «1764»

По льготной ставке 13,4% годовых финансирование привлекли представители МСП из сферы гостиничных услуг, обрабатывающих производств, сельского хозяйства, а также транспортные компании и склады.

С 2025 года социальный заказ будет работать во всех регионах

Экспериментальный механизм социального заказа оказался успешным, поэтому Минфин утвердит его на постоянной основе. К участию присоединятся все регионы РФ.

Модульбанк запустил оценку юридического риск-профиля клиентов

Модульбанк запустил новый сервис по оценке юридического риск-профиля бизнеса на базе направления Модульюрист. Сервис подойдет для продавцов на маркетплейсах, производственных компаний и других типов бизнеса.

Экономика России

Росимуществу передали две рыбопромышленные компании

Суд национализировал две компании из Владивостока по добыче рыбы. Их договоры с Росрыболовством признали недействительными.

Когда сотрудник не хочет уходить: как уволить скандального работника

Увольняя сотрудника за прогулы, хамство и пьянство, вы всегда рискуете. Он может добиться возвращения по суду, и вам придется выплатить штраф — а сотрудник и дальше будет вести себя так же. Разбираемся, как обосновать увольнение и правильно оформить документы.

Когда сотрудник не хочет уходить: как уволить скандального работника

Интересные материалы

😏 КС РФ: затянувшаяся налоговая проверка не продлит срок взыскания. Но есть неприятный нюанс, поясняет налоговый юрист

Если налоговые инспекторы нарушили сроки проведения проверок, то это не изменит порядок исчисления сроков на взыскание налогов, пеней и штрафов.