«Памятка при передачи всех документов дел от одного бухгалтера к другому» — такой вопрос нам был задан на форуме клерка.
Мы подумали, что ответ на этот вопрос будет полезен всем практикующим руководителям и бухгалтерам.
Сразу оговоримся, что этот вопрос законом никак не регулируется.
На практике данный процесс обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, непосредственную передачу дел, подписание акта приема-передачи дел.
Гарантии трудового законодательства
С юридически стороны важно отметить, что на бухгалтера распространяются все гарантии, установленные трудовым законодательством. Например, при увольнении по собственному желанию, работодатель обязан в последний день выдать трудовую книжку (если она в бумажной форме бумаге).
Также нужно выдать все расчеты, в том числе выдать компенсацию за отпуск, который не был использован сотрудника и т.д. (см. ст. 84.1. ТК).
Задержать бухгалтера более чем на двухнедельный срок не получится (см. ст. 80 ТК), даже если бухгалтер не передаст документы.
Отсюда очень важный вывод, что заинтересованным сторонам следует договориться и даже поощрить бухгалтера, чтобы можно было бы передать все документы.
Например, можно при выпалить компенсацию, если будет увольнение по соглашению сторон (см. ст.78 и ст. 178 ТК).
Сейчас на практике даже рядовым сотрудникам платится 3 средних оклада, как и в случае увольнения руководителя, заместителя и главного бухгалтера при смене собственника (ст. 181 ТК).
Это все равно дешевле для организации, нежели, чем восстанавливать потом учет.
Инвентаризация
Также, скорее всего, вам нужно будет провести инвентаризацию. Она проводится в установленном порядке.
Инвентаризация нужна, если в трудовом договоре с главным бухгалтером закреплено условие о полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 243 ТК, ч. 3 ст. 11 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 05.12.2022) «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утверждённым приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (ред. от 11.04.2018), а также подпункта «в» п. 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденным приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н).
Передаваемые документы и дела
Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, законом не установлен.
Как правило, передаче подлежат документы, денежные средства и материальные ценности (например, печати, ключи от офиса и сейфы и т.д.), за сохранность которых несет ответственность главный бухгалтер.
К документам, которые подлежат передаче, относятся, в частности, следующие:
учредительные документы, решения общих собрании участников ООО, например, устав организации, протоколы общих собраний участников ООО;
регистрационные документы организации, например, свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, в частности учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.;
сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
акты проверок контрольных (надзорных) органов.
Иногда главный бухгалтер отвечает и за кадровую документацию, тогда нужно также по акту передать:
трудовые книжки сотрудников, журналы, связанные с их ведением;
оригиналы локальных актов работодателя, регулирующих трудовые отношения: правила внутреннего трудового распорядка, положения, должностные инструкции, положения об оплате труда и премировании, графики отпусков и т.д.;кадровые приказы и распоряжения о найме, о переводах, об увольнении, о наложении дисциплинарных взысканий;
документы, связанные с персональными данным: положения, политика, согласия различных субъектов с обработкой персональных данных, уведомления и переписка с Роскомнадзором;
трудовые договоры и соглашения, договоры о материально ответственности;
документация по охране труда и технике безопасности;
документы по зарплате: в том числе ведомости, документы на перечисления оплаты труда, табеля учета рабочего времени, расчеты отпускных и др. др. документы;
отчетность в СФР, ФНС, ПФР, ФСС по персоналу;
и другие кадровые документы.
Если в бухгалтерии хранятся договоры с контрагентами, то необходимо их также передать с исполнительской документацией: накладными, актами, УПД, счета-фактуры (налоговые документы, связанные с договорами).
Кроме этого, целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения (строго говоря, давать он их не обязан), касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской организацией и контролирующими органами.
Все это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить, в частности, отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.
Акт составляется в произвольной форме, но важно, чтобы там были все реквизиты. Акт, конечно, будут отличаться от того, какая причина увольнения, от вида организации и многих факторов. Важно, чтобы этот документ был подписан сторонами.
1С и информация
Если бухгалтеру официально передавались программы по 1С, то можно требовать также передать по акту информацию, в том числе ключи к 1С, руководства пользователя и т.д.
Относительно самих баз данных 1С, то они должны резервироваться, архивироваться организацией. Обычно это возлагается на других сотрудников.
Если нет ответственных за информацию, то придется очень сложно, т.к. если у бухгалтера нет прямой обязанности в должностной инструкции и других документах, подписанных бухгалтером, о том, что отвечает за базы данных и обязан их передать, то и нет ответственности.
По закону очень сложно привлечь к ответственности за это бухгалтера, именно поэтому тут важно наладить сотрудничество с увольняющимся бухгалтером. То есть, организации тут уязвимы.
Выводы и рекомендации:
Передача бухгалтерских документов – ситуация, с которой рано или поздно сталкивается любой бизнес, поэтому лучше к этому приготовиться заранее.
Трудовое законодательство защищает сотрудников, в том числе главного бухгалтера, поэтому очень важно установить сотрудничество и бесконфликтные отношения, иначе последствия для организации будут весьма плачевными.
Если на бухгалтера возложена материальная ответственность, то нужно провести инвентаризацию. Если материальной ответственности нет, то проводить инвентаризацию не обязательно и заставить участвовать главбуха в ней нельзя.
Если у вас бухгалтер занимался кадровой документаций, персональными данными, договорами с контрагентами, организуйте передачу и этих документов, но помните, что если в обязанностях бухгалтера нет ведения этих документов, то он вам ничем не обязан.
Электронная информация и данные, связанные с учетом, в том числе 1С, должны храниться независимо от бухгалтера, т.к. в общем случае бухгалтер не отвечает за информацию и автоматизацию учета. По закону за это отвечают руководители, поэтому целесообразно организовать регулярное архивирование и копировании критической информации.
Начать дискуссию