Что такое электронные накладные
Электронная накладная — это цифровой документ, который содержит информацию о товарах и их стоимости. Она может быть принята и отправлена только через EDI-провайдера (Electronic Data Interchange — передача цифровой информации по международным стандартам). Такие документы создаются и обрабатываются в электронном виде, что позволяет сократить затраты на бумагу и ускорить процесс обработки информации.
Как работать с накладными в электронном формате
Электронные накладные работают на основе технологии электронного документооборота. Они создаются в специальной программе или на сайте и подписываются электронной подписью. После создания электронной накладной она отправляется получателю по электронной почте или через специальное приложение.
Получатель может проверить электронную накладную на соответствие всем требованиям, а затем принять её или отклонить. Если электронная накладная принята, она становится юридически значимым документом, который можно использовать в качестве доказательства передачи товаров.
Пошагово процесс работы с накладными выглядит так:
ресторан отправляет поставщику заказ;
накладная формируется автоматически в учётной системе;
поставщик привозит заказ;
заказчик подписывает накладную с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Система DocsInBox использует искусственный интеллект, чтобы не только автоматизировать работу с накладными, но и ускорить сопоставление номенклатур поставщика и ресторана. Это минимизирует вероятность ошибок и позволяет упростить рутинные задачи.
Преимущества электронных накладных
Скорость и эффективность: электронные накладные обрабатываются быстрее и эффективнее, чем бумажные. Это позволяет сократить время на оформление документов и ускорить процесс доставки товаров.
Снижение ошибок: электронные накладные исключают возможность ошибок, связанных с неправильным заполнением или потерей бумажных документов.
Экологичность: использование электронных накладных способствует снижению количества бумажных документов и, следовательно, уменьшению отходов.
Безопасность: все данные хранятся в защищенной форме, что предотвращает несанкционированный доступ к ним и изменение. Кроме того, электронные накладные легко отслеживать.
Правильное использование электронных накладных позволяет существенно сократить затраты и увеличить производительность в процессе работы с товарами. Все данные автоматически отражаются в учётной системе, поэтому не нужно вручную подписывать бумаги и сравнивать позиции. Работа с документами проходит быстрее, а вероятность совершить ошибку минимальная.
Автоматический ввод накладных в учётную систему ресторана, отсутствие ошибок при ручном вводе, контроль остатков и доступ с любого устройства — всё это DocsInBox.Накладные. Оставляйте заявку на сайте, чтобы попробовать демо-версию сервиса и узнать, насколько удобной и быстрой может быть работа с документами.
Аудит складского учета
Эксперт Юлия Левицкая, создатель школы для бухгалтеров-калькуляторов , рассказала, как проводить аудит складского учета в заведениях общественного питания
Забирайте подробный мануал от эксперта бесплатно!
Заполните форму, вышлем вам мануал на e-mail:
Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: LjN8Jz1fD
Комментарии
3не убедили(( , также вопрос, а контрагент пользуется электронной цифровой подписью (ЭЦП)??
Они хоть и переносят ЭПД для всех уже в который раз, но всё равно когда-нибудь заставят всех этим пользоваться
Эксперимент до весны 2025 года
Пора бы готовиться 😅
Татьяна, здравствуйте! Сейчас у большинства контрагентов есть ЭЦП и они подключены к ЭДО. Но это в любом случае лучше уточнять лично при начале работы с контрагентами.