Что такое КЭДО и зачем его внедрять
КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение документов в электронном формате без применения бумажных дубликатов. Все эти действия могут совершать работодатель, сотрудник или человек, которого только принимают на работу в компанию.
При этом не все документы можно перевести в цифровой вариант. В бумажном виде все еще заполняют:
акты о несчастном случае на производстве;
приказы или распоряжения об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе те, что сотрудник подписывает лично.
Согласно закону, КЭДО можно реализовать двумя способами:
через Единую цифровую платформу «Работа в России»;
через информационную систему работодателя, которая позволяет подписывать, хранить и фиксировать получение электронных документов.
На рынке представлено множество разнообразных систем КЭДО на любой вкус — те, которые устанавливаются на сервер, облачные, с разной стоимостью и набором функций.
Благодаря КЭДО кадровые службы могут сократить бумажную работу, ускорить процессы подписания кадровой документации, систематизировать ее хранение, а удаленные сотрудники могут не приезжать в офис для подписания документов.
В теории все выглядит привлекательно. Но цифры говорят следующее: по оценке Михаила Ефимова, руководителя направления кадрового электронного документооборота компании «Тензор», и его коллег, в июне 2023 года системы КЭДО охватили только 5% рынка.
По его мнению, прежде всего КЭДО целесообразно для компаний с 50 сотрудниками и больше. Их в России примерно 65 тысяч, а летом 2023 года, по оценке «Тензора», подключивших КЭДО было всего около 3–4 тысяч. Очевидно, что процесс идет достаточно медленно. В чем причины?
Что останавливает компании от перехода на КЭДО
1. КЭДО необязательно по закону
Компания может перейти на КЭДО, но обязанности сделать это у нее нет. Решение о «цифровизации» каждый работодатель принимает сам. Закон регулирует само ведение КЭДО, процесс перехода к нему, порядок использования электронных подписей (ЭП), сервисы, которые применяются в КЭДО. Если бы закон устанавливал обязательность его ведения, то процесс явно бы шел активнее.
2. Не все документы можно оцифровать
В предыдущем разделе мы уже рассказали о документах, которые перевести «в цифру» нельзя, по крайней мере, пока. Значит, в компании все равно в той или иной мере будет присутствовать бумажный документооборот. Для организаций это тоже может стать причиной, по которой они откладывают внедрение КЭДО.
3. Сотрудники не согласны
По закону работодатель должен проинформировать работников о переходе на КЭДО, а те, в свою очередь, могут отказаться от него.
Если какой-то сотрудник не согласится или не ответит на уведомление, то с ним придется подписывать документы в бумажном виде. Это значит, что процесс, к примеру, текущего хранения дел по личному составу только усложнится.
Чтобы проблем с сотрудниками не возникало, нужно заранее сообщать им о переходе на КЭДО, рассказывать, в чем для них плюсы перехода, рассказывать о безопасности данных, показывать, что подписать документ электронной подписью — просто.
4. Для перехода требуются ресурсы
Внедрение КЭДО требует сил, времени и, конечно, денег. Да, эти затраты, в большинстве своем, окупаются. Но все равно нужно отвлечь сотрудников на реализацию проекта, а средства придется выделить из оборота. Чем крупнее компания, тем больше денег потребуется. А выделение бюджета для крупного бизнеса может быть длительным процессом, который требует многочисленных согласований.
5. Непонятно, какую систему выбрать
На рынке представлено много разных решений КЭДО, которые различаются по своим функциям, интерфейсу и т.д. Руководителю компании, который с КЭДО раньше не сталкивался, сложно на начальном этапе решить, что выбрать. Основной функционал вроде у всех похож, а откуда знать, понадобится ли какая-то редкая функция в будущем?
Важно не забыть и о том, чтобы сотрудники могли легко разобраться в системе — даже те, кто не дружит с IT-технологиями.
Если в системе будет сложный интерфейс или запутанный процесс подписания документа, то люди явно будут ее избегать. Непонимание, как найти оптимальный вариант, тоже останавливает компании от принятия решения.
Почему тормозится процесс внедрения
1. Непонимание, что КЭДО — это бизнес-процесс
Есть организации, в которых до сих пор действуют устаревшие процессы подписи кадровой документации. Бывает, что они даже расходятся с нормами законодательства.
К примеру, в ЛНА указано, что трудовой договор подписывает работник, потом руководитель кадрового отдела, потом HR-директор и затем уже генеральный директор. Так процесс приема сотрудника на работу занимает несколько дней — в современных условиях с правовой точки зрения это бесполезно.
Обычно в стандартной системе КЭДО такой процесс не предусмотрен, нужно его отдельно настраивать. Это дополнительные время и деньги.
Или, например, подписание заявлений на отпуск задним числом — вполне реальная практика, когда сотруднику идет навстречу и оформляют документы необходимой датой. А с КЭДО все процессы привязаны к требованиям закона.
Поэтому прежде чем перейти на КЭДО, компаниям нужно провести аудит своих бизнес-процессов, а еще кадровых документов — например, тех же правил внутреннего распорядка, чтобы выявить ошибки и устаревшие нормы. Компании, которые не проводят аудит, неизбежно сталкиваются с ошибками при внедрении КЭДО, из-за чего сам процесс в итоге тормозится.
Для проведения аудита кадрового делопроизводства обращайтесь к профессионалам. Специалисты «ПрощеБизнес» проверят состояние кадрового делопроизводства и подскажут, как эффективнее выстроить кадровый документооборот и исключить риск нарушений. А также создадут необходимый пакет кадровых документов с учетом масштабов вашей компании.
2. Ожидание не соответствует реальности
Не всегда компании, которые начинают внедрять КЭДО, понимают, что получают в итоге. Например, кто-то ждет функций корпоративного портала: чата, календаря и т.д. В итоге организация внедряет КЭДО в каком-то отделе, и на этом процесс останавливается.
3. Нет команды, ответственной за реализацию проекта
Внедрение КЭДО, как и любой другой IT-системы, оказывает большое влияние на работу компании. Поэтому в обязательном порядке нужно собрать команду проекта со стороны организации, которая будет сопровождать внедрение. Как правило, для автоматизации процесса обычно привлекают поставщика КЭДО. Но без помощи внутренних специалистов он не сможет проанализировать все бизнес-процессы в компании.
Поэтому в организации нужно обязательно назначить руководителя проекта (РП), который должен отвечать за результат перед менеджментом компании и быть связующим звеном между сотрудниками и подрядчиком. Только при наличии мотивированного РП можно без проблем оцифровать кадровые документы.
Кроме того, в саму команду проекта должны входить специалист по 1С, если планируется интеграция системы КЭДО с 1С:ЗУП, руководитель HR-службы. Им всем нужно установить зоны ответственности и KPI.
4. Внедрение — это сложный процесс, который нельзя осуществить одномоментно
На практике переход на КЭДО длится от нескольких недель до двух лет, но в среднем занимает 2–4 месяца. Сроки зависят от количества документов, типовые они или разработанные компанией самостоятельно, количества маршрутов согласования, числа сотрудников, сложности оргструктуры и т.д.
Невозможно перевести на КЭДО всех сотрудников сразу. Обычно этот процесс проводят поэтапно. Но здесь есть обратная сторона — крупные компании могут слишком затягивать внедрение. У них много процессов и нужно сразу фокусироваться на разном, поэтому порой тестирование КЭДО на 100 сотрудниках может растянуться на несколько месяцев.
На старте нужно четко установить сроки и число участников, указать критерии, по которым каждый этап будет считаться успешным. Например, если в компании 5 тысяч сотрудников, то в пилотный проект можно включить тысячу из них. Успешным этап будет тогда, когда все получили ЭП, подтвердили учетную запись, подписали с помощью ЭП хотя бы один документ удаленно и т.д.
Для успешного внедрения КЭДО важно на старте проекта навести порядок в бизнес-процессах и кадровых документах. В этом вам поможет аудит кадровой документации от «ПрощеБизнес». Если каких-либо документов не хватает или они устарели, специалисты составят новые или актуализируют те, что уже есть.
Реклама: ООО «Лаборатория труда», ИНН: 9701006328, erid: LjN8KFkvu
Комментарии
39торговое оборудование покупал в компании ООО "бизнес легко" - и онлайн кассы и кассовые аппараты и считыватели штрих-кодов. Качественная сертифицированная продукция, рекомендую.
ваше торговое оборудование какое отношение к КЭДО имеет? Или вы настолько некомпетентны, что не отличаете одно от другого?
Нет, он зарегистрировался только для того, чтобы прорекламировать упомянутое ООО
Я понимаю, что реклама есть реклама, но переходить добровольно на систему, которая требует вложений, но не гарантирует результат, т.к. её использование зависит от третьих лиц (работников) - для большинства предприятий затея бессмысленная. И особенно для таких, где велика текучка кадров и много низкоквалифицированного персонала - т.е. для большинства предприятий.
Угу, которые "... все получили ЭП, подтвердили учетную запись,"
Для какой-нибудь небольшой IT - организации это, может быть, и реально. А
компания не обязательно должна через Госуслуги работать.
Так что и с работникам это не обязательная опция
Обязательная - юридически значимые эл. подписи с обеих сторон.
И рассказы о них, например, в мировом суде в случае трудового спора.
а через что?
Компания на удаленке или с ОП без КЭДО практически утопия, задыхается под ворохом бумаг, некомпетентности делопроизводителей. Если просчитать с какой цифры сотрудников переход - экономия, то все получается. Гораздо проще говорит, что не получится.
вы как каждого водителя/грузчика/кассира/уборщицу/сварщика/etc за КЭП cобираетесь отправлять, особенно с учетом того, что многие их них проработают несколько месяцев?
не для всего нужна КЭП, насколько я понимаю, никто не мешает часть процессов перевести в КЭДО, а не все. Например знакомить работников с документами, графиками, рассылать расчетные листки, принимать заявления (это в интересах сотрудников кстати). А те же приказы подписывать по старинке. Комбинировать КЭДО и бумажные кадры никто не запрещает.
отвлекитесь от офисных работников, представьте себе поваров, монтажников, кассиров, электриков, водителей, слесарей, медсестер и т.д., в том числе плохо знающих русский язык, пенсионного и предпенсионного возраста, а так же склонных к употреблению всяких вредных жидкостей - вы куда им рассылать будете графики и прочие документы?
А я как раз не про офисников, с ними как раз по кадровым документам проще, именно потому что они в офисе под рукой. То что кто-то вредные жидкости употребляет, согласитесь отдельная тема для разговора - если на таких работников ориентироваться можно вообще никакого учета не вести. Большинство из тех, кого вы перечислили в обычной жизни прекрасно пользуются смартфонами и как-то справляются. Пенсионеры да - тут могут быть проблемы, но для этого как раз и разрабатывается план внедрения, проводится обучение и т.д. Представьте завтра скажут - КЭДО обязательный. И что делать будем?
умение фоточки сделать и в соцсетях сидеть никак не связано с умением работать с документами. Многие из тех, кто по работе не связан с документами, не имеют на смартфонах приложений, позволяющих открывать документы, и не все даже имеют электронную почту.
Ну и вообще, заставлять человека читать многостраничный договор на телефоне - издевательство чистой воды. Я вот принципиально бы не стала, ненавижу, когда мне документы присылают в вотсапе или в виде фотографий.
Ну и такой способ - провоцирование человека на то, что читать он будет невнимательно, и подпишет такие условия, которые его не устраивают.
так вы посчитайте, какой процент, например, на заводе, составляют люди рабочих специальностей, в автопарке процент водителей, в магазине процент фасовщиков и кассиров - их же больше, чем людей, умеющих и желающих пользоваться электронной формой документов, и к сожалению, среди них есть и ... разные, давайте не будем ханжами.
Многие люди до сих пор аванс за заработную плату не считают, а вы хотите, чтобы они с ЭЦП работали.
мне кажется компании- автору поста стоит сделать статью прямо со скринами подобного приложения, чтобы посмотреть наглядно принцип работы. И вот смотрите, сейчас перевозчики перешли на электронные транспортные накладные - вот там водители, кладовщики, экспедиторы - им теперь приходится с ними работать. Их никто не спрашивал, нравится им это, удобно ли, закон есть - будьте добры. Я уверена на 100%, что также будет с кадрами. И если сейчас не начать хоть что-то делать в этом направлении, будет еще хуже. чем с онлайн кассами, когда народ ринулся в последний момент срочно их регистрировать, когда припекло и начали грозить штрафы.
Жанна, вы плохо понимаете про КЭДО.
1. Работник может все доки подписывать НЭП. а она формируется приложением. никуда ходить не надо.
2. Большинство приложений позволяет посмотреть документ без скачивания и дополнительных приложух.
3. Все приложения имеют декстопную версию. Поэтому можно читать там и скачивать туда.
И вообще мне это обсуждение очень напоминает тот спор про карточки и наличку несколько лет назад.
Так и хочется спросить - ну и что? кто победил
и чем же, по-вашему, открывается документ word или pdf без дополнительных приложений? Особенно на кнопочном телефоне?
вы уверены, что у всех дома декстоп есть или ноут? А если и есть - у большинства людей нет офисных приложений.
слава яйцам, от налички пока еще не отказались, и люди имеют возможность её использовать.
А он(а) через какое-то время вам говорит "никаких ваших графиков я не подписывал(а).
ага. Некоторые работники буквы знают, уже хорошо(
а им УНЭП достаточно же