Новое в организации кассовой работы в банках: проблемы и решения

Предмет регулирования

Уже не является сюрпризом для людей, чья работа в банке связана с кассой, тот факт, что новый нормативный документ распространяется исключительно на операции с валютой Российской Федерации. Ни наличная иностранная валюта, ни ценности, учитываемые на внебалансовых счетах, в документе не упоминаются, за исключением некоторых оговорок.

По словам разработчиков, документ, определяющий вопросы совершения в кассах банков операций с наличной иностранной валютой, вступит в силу одновременно с Положением № 318-П и будет большей частью состоять из ссылок на указанное Положение либо определять право кредитных организаций самостоятельно устанавливать для себя ряд процедур по работе с наличной валютой.

Такое разделение, конечно же, нельзя назвать удобным: вместо одного основополагающего и руководящего документа по кассовой работе банкам придется руководствоваться несколькими при отсутствии принципиальной разницы в порядке работы с наличной валютой Российской Федерации или иностранной валютой.

Какова же причина такого разделения?

Рискнем провести анализ законодательства: в соответствии со статьей 34 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» на Банк России возлагаются функции по определению порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, а также по установ-лению правил хранения, перевозки и инкассации наличных денег для кредитных организаций. При этом статьей 29 указанного

Федерального закона предусматриваются понятия «наличные деньги» и «средство наличного платежа», коими являются банкноты и монета Банка России.

Таким образом, порядок работы с валютой Российской Федерации определяется Банком России в рамках реализации своих функций, заложенных в статью 34 вышеназванного Федерального закона, а порядок работы с наличной иностранной валютой — в рамках реализации статьи 4 этого Федерального закона (установление правил проведения банковских операций).

С юридической точки зрения все это выглядит вполне логично и вызывает большие сомнения лишь с точки зрения удобства работы банков.

Конечно, только удобство кредитных организаций не должно являться определяющим фактором при подготовке нормативного акта. Прежде всего нормативный акт по кассовой работе должен быть направлен на обеспечение сохранности денежной наличности и ценностей при их приеме, выдаче, пересчете и хранении, а также на обеспечение прозрачности проходящих через кассу денежных потоков, удобство составления, использования и контроля кассовых документов и отчетных форм. Вместе с тем все эти условия мог-ли бы быть реализованы и в едином нормативном акте.

Кредитные организации, разумеется, разрабатывают внутренние регламенты, в том числе и по кассовой работе. В свете выхода нового Положения работы в этой области безусловно прибавится, потому что в ряде моментов банки могли руководствоваться и Положением Банка России № 199-П без подготовки внутренних регламентов по тем вопросам, которые были там прописаны достаточно подробно. В ситуации, когда практически один и тот же вопрос регулируется двумя документами, проще сделать общий внутренний регламент по операциям с рублями, валютой и иными ценностями.

Терминология

Больший прогресс по сравнению с Положением Банка России от 09.10.2002 № 199-П (далее — Положение № 199-П) замечен в терминологии, которая применяется в Положении № 318-П.

Так, например, более не применяется понятие «кассовое обслуживание», даются понятие «кассовые операции» и перечень кассовых операций (прием, выдача, размен, обмен, обработка, включающая в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег).

В пункте 1.1 определено также, что физические лица, занимающиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации частной практикой, обслуживаются в порядке, установленном для юридических лиц.

Данную норму можно оценивать положительно, поскольку до принятия Положения

№ 318-П вопросы обслуживания таких физических лиц в нормативных актах Банка России не предусматривались.

Небольшие изменения произошли в определениях средств автоматизации и механизации кассовых операций.

Во-первых, применяемый в Положении № 199-П термин «электронный кассир» уходит в прошлое как имеющий некоторый налет жаргонизма. Вместо него вводится термин «кассовый терминал», по сути обозначающий то же самое (на Западе используют термин Teller Cash Dispenser (TCD). Насколько новое название отражает действительную сущность аппарата, интегрируемого в банковское программное обеспечение и по команде кассового работника выдающего определенную сумму наличности, судить сложно, все-таки в данном случае кредитные организации больше интересует содержание, а не форма.

Во-вторых, из определения автоматического сейфа уже не следует, что этот аппарат предназначен также и для хранения вложенной в него до момента изъятия денежной наличности, теперь это просто устройство, функционирующее в автоматическом режиме и предназначенное для приема наличных денег от клиентов. Таким образом, человеку, первый раз прикоснувшемуся к нормативной базе Банка России, будет немного непонятно, чем же автоматический сейф отличается от банкомата. Ведь согласно Положению № 266-П банкомат также предназначен в том числе и для приема наличных денег. Ключевое отличие автоматического сейфа от банкомата в том, что в банкомате зачисление суммы вложенных в него денежных средств на соответствующие счета происходит, как правило, непосредственно после вложения денег, а денежная наличность, вложенная в автоматический сейф, проводится по счетам бухгалтерского учета только после ее пересчета. Кроме того, автоматический сейф предполагает наличие у вносителя банковского счета, а банкоматы, осуществляющие прием наличности, помимо пополнения счетов могут осуществлять также прием платежей и обмен валюты.

Одновременно следует отметить, что согласно определению автоматический сейф предназначен для приема денежной наличности от клиентов. Далее по тексту Положения предусматривается возможность вложения в автоматический сейф сумок с денежной наличностью кассовым работником внутреннего структурного подразделения кредитной организации (ВСП).

Ну и, в-третьих, банкоматы, кассовые терминалы, автоматические сейфы — все вместе это теперь «программно-технические средства». Здесь прослеживается попытка дистанцироваться от ранее применявшегося определения «программно-технический комплекс», поскольку программно-технические комплексы в соответствии с Законом № 54-ФЗ относятся к одному из видов контрольно-кассовой техники.

Изменения в терминологии, по мнению автора, внесли некоторую ясность, но в целом влияние на организацию кассовой работы они окажут небольшое.

Определение «кассовые операции» позволит окончательно снять периодически возникающий в кассовом мире вопрос: «Что конкретно можно осуществлять в операционной кассе вне кассового узла?»

Техническая укрепленность

Что же по сути изменилось в требованиях к банковским помещениям?

1. Установлен минимальный класс устойчивости к взлому для сейфов, расположенных в сейфовой комнате.

2. Установлен минимальный класс устойчивости к взлому для сейфов, в которых во внерабочее время хранится денежная наличность внутреннего структурного подразделения.

3. Требования к технической укрепленности помещений, в которых расположены программно-технические средства, определяются кредитной организацией.

Вообще в области работы с программно-техническими средствами кредитным организациям дано больше свободы.

Фактически дается карт-бланш для осуществления кассового обслуживания клиентов в открытой клиентской зоне с использованием кассовых терминалов (TCD) и сейфов с временной задержкой открытия (темпо-кассы).

Единственное, что следует отметить, так это пункт 1 приложения 1 к Положению № 318-П:

«1. Планировочное решение помещений для совершения операций с ценностями определяется кредитной организацией.

Помещения для совершения операций с ценностями располагаются таким образом, чтобы исключить возможность нахождения в них посторонних лиц, включая работников кредитной организации, ВСП, не связанных с осуществлением операций с наличными деньгами, а также визуального наблюдения указанными лицами за транспортировкой наличных денег между помещениями для совершения операций с ценностями».

То есть при загрузке и разгрузке кассового терминала, установленного в открытой клиентской зоне, необходимо обеспечить отсутствие клиентов, сотрудников отделения, не связанных с осуществлением операций с наличными деньгами (например, консультантов, специалистов по продажам и т.д.).

Следует отметить, что требование об исключении возможности нахождения в помещениях для совершения операций с ценностями посторонних лиц может быть выполнено только путем частичной изолированности этих помещений (барьер, банковская стойка со стеклом или иной способ обеспечения безопасности кассового работника и сохранности ценностей).

При большом клиентском потоке важность этого пункта тем более очевидна. Ведь если клиент и кассир общаются просто face-to-face, через стол, и при этом в отделении много клиентов (например, все пришли гасить кредиты), кассовому работнику, под ответственностью которого как минимум не- сколько десятков тысяч рублей, можно только посочувствовать. Ведь никто не даст гарантии, что сидящий напротив клиент не имеет никаких криминальных намерений. Такому клиенту абсолютно все равно, что сейф с временной задержкой открытия открывается через 5 минут после нажатия кнопки, а кассовый терминал выдаст деньги только после авторизации операции, к примеру, одновременно банковской картой клиента и кассира. Оснащать вход в клиентский зал металлоискателями и постом физической вооруженной охраны в условиях необходимости снижения издержек нерентабельно.

По мнению автора, оптимальным решением в данном случае может являться следующий комплекс мероприятий:

обязательно: — частичная изолированность рабочего места кассового работника (примером может служить многофилиальный системообразующий российский банк, принимающий таким образом коммунальные платежи от населения);

желательно: — страхование жизни и здоровья кассового работника, работающего в клиентском зале, — установление ему надбавки к заработной плате за риск (или путем регулирования ежемесячной премии), — установление программным путем верхнего предела суммы расходной кассовой операции (все, что свыше, к примеру, 20 тыс. руб., — в оборудованную кассу с бронестеклом и передаточным лотком), — оборудование рабочего места кнопкой тревожной сигнализации и «куклой», имитирующей корешок с банкнотами, — оборудование входа в клиентский зал детекторами металла.

Также в пункте 1.4 Положения № 318-П сохранен и скорректирован в пользу кредитных организаций механизм оборудования помещений для совершения операций с ценностями с использованием механизма страхования.

Пунктом 1.7 Положения № 199-П преду- сматривалась возможность самостоятельного по согласованию со страховой компанией определения кредитной организацией уровня технической укрепленности своих помещений для совершения операций с ценностями, в случае если денежная наличность кредитной организации (филиала) застрахована на сумму не менее установленного ей (ему) минимального остатка наличных денег в операционной кассе. Таким образом, если кредитная организация хотела сама определять уровень укрепленности для своего внутреннего структурного подразделения, она долж-на была страховать наличность этого внутреннего структурного подразделения на сумму не менее суммы минимального остатка, установленного в целом по кредитной организации.

Учитывая, что лимиты ответственности страховщика по каждому месту хранения ценностей определяются исходя из других критериев, таких, например, как средние остатки ценностей, максимальные остатки, частота возникновения за период времени остатков, значительно превышающих средние, и т.д., такое завышение лимита ответственности делало применение данного механизма экономически невыгодным. В новом Положении сумма страхования для случая внутреннего структурного подразделения должна быть не менее суммы минимального остатка хранения наличных денег, установленного именно этому внутреннему структурному подразделению.

Ответственность за сохранность ценностей

Ряд изменений коснулся вопросов возложения ответственности за сохранность ценностей.

Во-первых, четко и однозначно определена возможность возложения ответственности за сохранность ценностей во внутреннем структурном подразделении на кассового работника этого внутреннего структурного под-разделения (п. 1.3).

В Положении № 199-П этот вопрос был прописан косвенно, редакция второго абзаца пункта 2.7.1 при большом желании позволяла толковать этот пункт по-разному.

В новом документе прямо указано, что по распорядительному или иному документу кредитной организации хранение наличных денег во внутреннем структурном подразделении может выполняться одним кассовым работником.

Однако такое хранение, по мнению автора, целесообразно организовывать все же лишь в небольших отделениях с установленными в них сейфами для хранения денежной наличности во внерабочее время.

При оборудовании банковского отделения хранилищем ценностей количество должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, по мнению автора, должно оставаться на уровне не менее чем два человека в целях обеспечения необходимого уровня со-хранности ценностей банка. Разумеется, этот конкретный необходимый уровень руководство каждого банка определяет для себя самостоятельно, исходя из принятой в банке системы управления операционным риском.

Во-вторых, снято имевшееся в Положении № 199-П требование, согласно которому второе должностное лицо, ответственное за со-хранность ценностей, должно обязательно назначаться из числа руководства кредитной организации, филиала, внутреннего структурного подразделения (или иного подразделения кредитной организации, филиала, внутреннего структурного подразделения).

Это нововведение будет иметь положительный эффект для кредитных организаций, имеющих разветвленную сеть небольших отделений, оборудованных при этом хранилищами ценностей (сейфовыми комнатами).

Например, если небольшой операционный офис имеет в своем штате руководителя, трех операционистов, двух-трех кассиров и нескольких специалистов по продажам, то в случае отпуска или болезни руководителя операционного офиса до настоящего времени приходилось либо нарушать Положение № 199-П, возлагая ответственность за со- хранность ценностей на неруководящего сотрудника, либо возлагать ответственность на руководящего сотрудника, чье рабочее место и круг обязанностей мало пересекаются с работой данного операционного офиса, либо вводить практически «фиктивные» руководящие должности в штате операционного офиса (отделы численностью 1–2 человека). Такая ситуация не оказывала особого влияния на бизнес, но самим фактом своего существования отнимала время, которое необходимо было тратить на решение связанных с ней вопросов.

В-третьих, предусмотрена возможность оформления коллективной материальной ответственности не только для работников кассы пересчета (п. 2.3.15 Положения № 199-П), но и для любых других работников, осуществляющих операции с денежной наличностью (п. 1.7 Положения № 318-П).

Это особенно важно для случаев, когда невозможно разграничить ответственность за сохранность ценностей.

Например, из хранилища пропали деньги. Есть два ответственных лица — заведующий кассой и руководитель дополнительного офиса, кто-то из них совершил хищение. Проведено служебное расследование, которое не смогло однозначно установить виновного в пропаже денег (разумеется, описанный пример, когда служба безопасности не нашла виновных, следует рассматривать действительно как пример). Недостачу возместили оба ответственных лица. В результате одно из них — в выигрыше, другое — безвинно пострадавшее.

В случае коллективной ответственности при недоверии кого-либо из членов бригады к другому такой договор просто не будет заключен.

(Продолжение статьи читайте в журнале)