Преодолеваем трудности по закупке канцтоваров в банк

Просчитывать регулярные расходы и выбирать оригинальные аксессуары проще с «БО»

Нелегкие будни банковского АХО объяснить просто: именно банки, помимо стандартного набора канцтоваров, используют в своей работе специфическое банковское оборудование. А к нему, соответственно, требуются особые, не совсем обычные канцелярские принадлежности. В банкоматах используется особая бумага без оптических меток для термического чекового принтера, для работы кассового оборудования и роs-терминалов нужна специфичная чековая бумага, процессинговому центру необходима фольга для окраски при индент-печати и фольга для эмбоссера. Существует и другое оборудование, которое не часто распространено в каких-либо организациях, кроме финансовых. Только в банке есть такие специфические помещения, как процессинговый центр, депозитарий, сейфовая и кладовая ценностей — именно они делают банк банком. Оборудование и оснащение этих помещений очень специфично и требует особого подхода к закупкам. Ведь сотрудникам здесь требуются вакуумные упаковщики, детекторы валют и счетчики банкнот, сургучницы и пломбиры.

Классический канцелярский набор в банке в целом такой же, как и в других крупных организациях. Только объемы потребления и закупок канцтоваров постоянно растут. «Если банк позиционирует себя на рынке как стремящийся войти в число крупнейших, то ему необходимо, кроме предоставления на рынок новых банковских продуктов, еще и развивать банковскую сеть, открывать представительства в регионах и дополнительные офисы, — говорит начальник хозяйственного управления банка «Союз» Андрей Василенков. — Соответственно, затраты на канцелярскую продукцию возрастают. Помимо увеличения количества приобретаемой канцелярской продукции, растет и ее стоимость, ведь инфляцию никто не отменял. Кроме того, пять–десять лет назад и ассортимент канцелярской продукции был более скудным, чем сейчас».

В целом параметры потребления канцелярских принадлежностей по номенклатуре и количеству определяются результатами деятельности банка. Зависят они и от его специфики: так, у розничного банка параметры потребления канцелярской продукции отличаются от банка, работающего преимущественно с юридическими лицами. Особенно быстро растут темпы закупок бумаги и оригинальных картриджей.

Банк «Союз» помог «БО» просчитать размер стоимости канцелярской продукции в пересчете на каждого специалиста. Итак: на каждого нового сотрудника банка в бюджет затрат на канцелярию закладывается 1000 рублей разовых затрат, и далее по 200 рублей в последующие месяцы. Несложно просчитать ежемесячные затраты банка на канцелярию, умножив количество сотрудников на 200. Исключение в сумме затрат составят лишь затраты на руководителей высшего звена, на которых суммы затрат по канцелярии значительно выше, и выявить здесь средние цифры практически невозможно.

Самые большие затраты по канцелярии — это, безусловно, расходы на бумагу. Вне зависимости от того, что создано огромное число компьютерных программ и введен электронный документооборот, специалисты говорят, что потребление офисной бумаги формата А4 не уменьшилось.

Нормы месячного потребления канцелярии определены для разных отделов банка индивидуально. Чаще эти нормы носят статистический характер и прежде всего нужны для планирования и бюджетирования последующих расходов. По опыту больше всего бумаги и других канцелярских принадлежностей потребляют кредитный и операционный департаменты, ориентированные на розничный сектор, а также департамент бухгалтерского учета. Так, в банке «Агропромкредит» среднестатистические показатели потребления бумаги формата А4 на одного сотрудника составляют около одной пачки в месяц. В то же время у сотрудников вышеперечисленных операционного, кредитного и бухгалтерского департаментов — порядка 14 пачек на сотрудника в месяц.

Именно специфика работы, а также количество новых сотрудников, но никак не сезонность, влияют на объемы потребления бумаги и прочей разнообразной канцелярии в банке. С другой стороны, настоящие «бумажные всплески» происходят в период подготовки квартальных и годовых отчетов, при проведении аудиторских проверок и проверок Центробанка. «Когда работает комиссия или аудит, то потребление бумаги и картриджей в пересчете на месячную норму возрастает примерно на 30%, — делится управляющий делами банка «Агропромкредит» Андрей Сницаренко. — Это связано с тем, что по требованиям ЦБ все данные должны подаваться не только на электронных, но и на бумажных носителях. Также примерно на 20–25% увеличивается потребление бумаги и в период подготовки отчетности».

При этом цены на бумагу растут регулярно. Если в 2005 году стоимость пачки бумаги формата А4 начиналась от 96–97 рублей, то сегодня она перевалила за 120 рублей. Таким образом, за три года цена на бумагу, доля расходов на которую в общем «канцелярском» бюджете в среднем составляет около 45%, увеличилась примерно на 25%. Правда, здесь следует учесть, что бумага всегда растет в цене быстрее, чем другие канцелярские принадлежности.

Чтобы просчитать уровень затрат на бумагу, возьмем для примера головной офис одного из банков, входящих в топ-20, с численностью сотрудников порядка 1600 человек. Если отнести к категории много употребляющих сотрудников порядка 300 человек, а остальных сотрудников считать исходя из стандарта потребления 1–2 пачки в месяц, то минимальные затраты на бумагу в месяц составят более 700 тыс. рублей, максимальные — около 900 тыс. рублей. В период аудита «бумажные» затраты вряд ли будут ниже 1,2 млн рублей.

Потреблять разумно, лишнего — не позволять!

Отчет и проверка — святое! В другие периоды сотрудникам банка лишнего не позволяют, ориентируют на разумное потребление канцтоваров по согласованной номенклатуре и не допускают лишних расходов, не подкрепленных реальной необходимостью. «Первоначально сбор информации о потребностях в канцелярских принадлежностях и специальном оборудовании происходит на стадии подготовки бюджета, когда формируются объемы закупок канцтоваров с учетом среднестатистических объемов их потребления, — продолжает Андрей Сницаренко («Агропромкредит»). — А текущий сбор заявок на закупку товаров, будь то крупная покупка, например принтер или шкаф, или повседневные канцпринадлежности, производится в среднем один раз в неделю. Мы не считаем нужным создавать большие запасы «канцелярки», однако по некоторым позициям, таким как бумага и картриджи, определен и постоянно поддерживается уровень неснижаемого запаса».

Специалисты административно-хозяйственного отдела банка регулярно изучают предложения рынка производителей и поставщиков и стараются отслеживать новинки. Но при этом подходят к ним крайне взвешенно, лишнего не допускают: в номенклатуру внесут только совсем незаменимый элемент, который напрямую влияет на повышение эффективности и производительности труда или улучшает имидж организации. Из последних новинок специалисты банка «Агропромкредит» выделяют переплетный термоагрегат, использование которого позволяет оперативно осуществлять переплет (а в случае необходимости и многоразовый переплет) архивных документов.

Если к новинкам и расширению ассортимента «канцелярки» банковские службы АХО подходят осторожно, то в отношении цены широко распространенной канцелярии предпочитают особо не скупиться. Здесь чаще используется принцип «лучше меньше, но лучше». Например, по рассказам специалистов по закупкам, попытки приобрести авторучки у производителей с ценой около 10–12 рублей за штуку чаще всего заканчиваются неудачей. Практика показывает, что у таких авторучек очень низкое качество, по истечении двух-трех месяцев они просто перестают писать. Получается, что деньги потрачены, а результата нет. В то же время уже в ценовой категории 23–25 рублей можно купить ручки хорошего качества и по пишущим характеристикам, и по сроку хранения. Работать с такой продукцией гораздо приятнее.

Наиболее дорогая продукция приобретается для сотрудников, работающих с VIP-клиентами, и руководства. Здесь банк закупает продукцию высокого качества (ежедневники, кляссеры для визиток, планинги), выдержанную в корпоративной цветовой гамме и содержащую корпоративную символику банка.

И главная категория канцтоваров для разгула фантазии и бюджета — корпоративные подарки и сувениры. И хотя интересные новинки появляются на рынке не часто, можно найти оригинальные варианты. Выбор за читателем.