Системы электронного документооборота становятся более эффективными и удобными в использовании.
СЭД в настоящее время можно считать одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов. Почти ни у кого уже не возникает сомнений по поводу реального эффекта от внедрения подобных решений. СЭД взяли на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, облегчения контроля деятельности банка, а также задачи оптимизации ежедневной работы персонала.
Эффективность СЭД
Большое количество проектов по внедрению систем электронного документооборота, которое отмечается в последнее время, связано с благоприятным периодом развития банковского рынка, считает директор департамента развития информационных технологий банка Хоум Кредит Кирилл Кибалко. Многие кредитные организации в настоящее время активно развивают свой бизнес: увеличивают сеть офисов, количество персонала, подразделений и т.д. Как следствие, растет число участников документооборота. Если его не автоматизировать, банк погружается в бюрократию, что приводит к длительному принятию решений по различным вопросам. Поэтому банки внедряют и развивают электронный документооборот, преследуя две основные цели. Во-первых, ускорение принятия решений и согласования различных вопросов. Во-вторых, снижение стоимости расходных материалов, например бумаги, на приобретении которой банк может значительно экономить.
Заместитель председателя правления Абсолют Банка Александр Чухлан-цев отмечает, что для любого предприятия существует насущная необходимость повышать эффективность документооборота как одного из основных бизнес-процессов. Тем более что современные технологии предлагают все больше средств для этого. «Внедрение электронного документооборота в общем случае пока не позволяет отказаться от бумажного полностью. Но тем не менее СЭД повышает скорость передачи информации, помогает осуществлять более эффективный контроль исполнения поручений, оптимизирует процессы согласования документов, формирования типовой отчетности. К тому же хранение документов в электронном виде избавляет от ведения бумажного архива, который занимает много места, требует автоматического формирования и ведения номенклатуры дел», - поясняет специалист.
Директор департамента информационных технологий ОАО АКБ «Международный финансовый клуб» Владимир Бескровный объясняет большое количество проектов по внедрению СЭД несколькими причинами. «Существенно снизилась стоимость телекоммуникационных услуг, кардинально увеличился уровень проникновения Интернета, появились удобные смартфоны и планшеты, а также приложения для них. Для сокращения издержек и улучшения качества и скорости обслуживания клиентов банки стремятся к централизации бэкофисных и вспомогательных функций. Все это значительно повышает экономическую эффективность и удобство использования СЭД», - подчеркивает эксперт.
На рынке СЭД за последнее время появился ряд новых решений и технологий, среди которых эксперты, в первую очередь, называют облачные решения и решения SaaS, мобильные приложения для планшетов и смартфонов, технологии, которые позволяют пользователю работать с документами при помощи обычных папок на рабочем столе, не взаимодействуя с системой. Востребованы также системы потокового ввода документов и распознавания текстов, такие как Abbyy и Captiva.
«Коробка» - быстро и дешево?
Системы электронного документооборота могут решать различные задачи, все зависит от существующего опыта автоматизации бизнес-процессов в компании. Организации, только получающие первый опыт, как правило, автоматизируют рутинные процессы - канцелярию, служебные записки. В этом случае можно говорить о внедрении коробочных СЭД. Термин «электронный документооборот» здесь понимается в узком смысле: в организацию приходит внешнее письмо, попадающее в раздел «входящие», производится его обработка определенным подразделением, предоставляется ответ. Вот и весь документооборот! Подобная деятельность по автоматизации канцелярии в крупных банках занимает всего около 5% от общей нагрузки на СЭД. Действительно, более «продвинутые» в части управления корпоративным контентом организации решают задачи следующего уровня - управление жизненным циклом договоров, создание единого финансового архива, иными словами, вопросы эффективности, взаимодействия, управления рисками.
«Полноценный электронный документооборот подразумевает выделение в организации бизнес-процессов, определение документов, посредством которых эти процессы двигаются, и описание для каждого из них индивидуального цикла обработки. Подчеркну, что этот цикл всегда индивидуален: в организациях он постоянно развивается, изменяется, совершенствуется», - рассказывает Кирилл Кибалко.
По мнению Александра Чухланцева, если сравнивать по абсолютному количеству внедрений, то лидировать все-таки будут коробочные решения, потому что их можно быстро внедрить, и они дешево стоят. «Особенно популярны коробочные решения среди некрупных государственных учреждений ввиду стандартизации ведения делопроизводства. На рынке существует множество готовых решений. Но если брать крупные компании, то здесь несомненным лидером будут заказные системы ввиду необходимости автоматизации специфических бизнес-процессов, существующих у конкретного заказчика. В этом случае кастомизация коробочного решения может выйти дороже, чем разработка системы с нуля», - объясняет свою точку зрения эксперт Абсолют Банка.
Российские или зарубежные?
Говорят, что на каждый товар есть свой купец. Так это, по всей видимости, обстоит и с СЭД. «Российские СЭД хорошо подходят для малых и средних банков за счет более конкурентных первоначаль- ных затрат и глубокой степени локализации, - говорит Владимир Бескровный. -Зарубежные СЭД более востребованы в крупных банках и банках с иностранным участием за счет использования гибкой и масштабируемой архитектуры».
По мнению Александра Чухланцева, если говорить о коробочных решениях, то здесь лидируют российские СЭД, потому что они ориентированы на автоматизацию делопроизводства в том виде, в каком оно существует в России. Возможен симбиоз: реализация системы руками российских разработчиков, но на платформе одной из существующих западных ЕСМ.
Кирилл Кибалко рассказал о том, что в банке Хоум Кредит в настоящее время используется российская разработка, но система перестала удовлетворять банк по самым разным параметрам. «Мы фактически на этой платформе прекратили дальнейшее развитие и сейчас размышляем над приобретением новой платформы. Наш анализ рынка свидетельствует о том, что российские системы предназначены для малых и средних предприятий - как по уровню их зрелости, так и по уровню зрелости разработчиков и консультантов, которые помогают эти системы внедрять. Я пока не видел ни одной российской СЭД, которая реально отвечает потребностям крупной организации», - рассказывает Кирилл Кибалко.
ЕСМ или ВРМ?
Какое-то время назад системы документооборота фактически трансформировались в класс систем управления контентом - Enterprise Content Management (ЕСМ). Наряду с этим системы автоматизации бизнес-процессов трансформировались в класс систем Business Process Management (ВРМ). Между собой эти два класса систем - Enterprise Content Management и Business Process Management - очень тесно пересекаются. Перед банком возникает вопрос, система какого класса нужна ему для работы: ЕСМ или ВРМ?
Все зависит от целей и задач, которые стоят перед компанией, считает Кирилл Кибалко. «Если главная задача организации - это работа с документами, их контекстом, значит, нужна система класса Enterprise Content Management. Если на первое место выходит исполнение конкретной задачи в виде некоего поручения, и таких задач нужно выполнить большое количество за относительно короткий отрезок времени, то здесь на помощь придет система класса Business Process Management. Нередко банки выбирают ЕСМ», - подчеркивает специалист.
Аутсорсинг СЭД
Аутсорсинг документооборота существует, но он еще недостаточно развит на российском рынке, считает Владимир Бескровный. «Ряд компаний предлагает такие услуги, включая потоковый перевод бумажных документов в электронный вид с последующим размещением в СЭД. Аутсорсинг может быть использован, например, когда требуется быстро организовать документооборот с одной или несколькими компаниями в рамках каких-либо проектов», - отмечает эксперт ОАО АКБ «Международный финансовый клуб».
В российских банках пока более развит аутсорсинг архивного хранения и обработки бумажных документов, считает Александр Чухланцев (Абсолют Банк). «На рынке все больше компаний предлагают услуги также по сканированию и оцифровыванию документов, и я уверен, что спрос на эти услуги будет расти и в банковской сфере», - говорит эксперт.
По мнению Кирилла Кибалко, аутсорсинг бумажного документооборота -распространенное явление на отечественном рынке. Банк Хоум Кредит пользуется услугами аутсорсинговых компаний, которые помогают хранить документы и иметь к ним доступ. Это непрофильная деятельность для банка, поэтому кредитная организация прибегла к сервисам аутсорсинговых компаний.
«К аутсорсингу электронного документооборота, то есть нахождению СЭД где-то в облаке, мы пока не пришли. Мы относимся достаточно консервативно к передаче наших данных на облачную обработку, потому что храним очень большие объемы персональных данных, которые требуют серьезной защиты. В этом вопросе нельзя полагаться на волю случая, а нужно быть уверенным в том, что банковская тайна и персональные данные будут сохранены», - резюмирует Кирилл Кибалко.
Начать дискуссию