Функционал СЭД расширяется в сторону решения прикладных бизнес-задач и задач автоматизации процесса управления организацией
За последние несколько лет российский рынок систем электронного документооборота претерпел значительные изменения, связанные с качественными переменами в области применения СЭД. Они характеризуются проникновением специфических прикладных бизнес-задач в функциональность СЭД. Функционал систем электронного документооборота расширяется за счет появления новых решений для бизнеса, использующих сервисы документирования.
Автоматизация документооборота
Российский рынок СЭД активно развивается: растет число компаний, стоящих перед выбором систем электронного документооборота, и организаций, которые уже осуществляют ввод таких систем на уровне всего предприятия. С каждым годом увеличивается количество проектов по внедрению СЭД в отечественных финансовых учреждениях, что связано с благоприятным периодом жизни банковского рынка. Поскольку многие кредитные организации начали активно развивать свой бизнес и увеличивать сеть офисов, количество персонала, подразделений, то выросло и число участников документооборота. Если не автоматизировать документооборот, банк рискует погрузиться в жуткую пучину бюрократии, что, безусловно, негативным образом скажется на эффективности его бизнеса хотя бы потому, что решения по каждому вопросу будут приниматься очень долго.
Конечно, внедрение электронного документооборота пока не позволяет полностью отказаться от бумажного, тем не менее СЭД повышает скорость передачи информации, помогает осуществлять эффективный контроль за исполнением поручений, оптимизирует процессы согласования документов и формирования типовой отчетности. К тому же хранение документов в электронном виде избавляет от ведения бумажного архива, который занимает много места.
Для активного развития СЭД существует множество технологических предпосылок. Например, кардинально увеличился уровень проникновения Интернета, появились удобные смартфоны, планшеты и приложения для них, значительно снизилась стоимость телекоммуникационных услуг. Для сокращения издержек и улучшения качества и скорости обслуживания клиентов банки стремятся к централизации бэк-офисных и вспомогательных функций. Все эти факторы в совокупности существенно повышают экономическую эффективность и удобство использования СЭД.
При этом следует отметить, что крупные кредитные организации, успешно решив свои первоочередные задачи по автоматизации документооборота, приступают к решению более сложных задач, например активно занимаются управлением договорами и информационными активами в целом, качеством и анализом данных. То есть речь уже идет о том, что внедрение СЭД позволяет пользователям управлять некоторыми процессами целиком.
Требования к функционалу
Существует ряд основных текущих требований к функционалу СЭД:
- полноценное управление документами с поддержкой всего жизненного цикла информации (от создания документа до его отправки на архивное хранение);
- конфиденциальность информации с разграничением прав доступа для различных категорий пользователей СЭД;
- возможность применения электронной подписи, создания юридически значимого документооборота (данная позиция в основном интересна органам государственной власти);
- возможность кастомизации СЭД под потребности компании;
- способность интеграции с другими информационными системами, имеющимися в организации, с ERP- системами (в первую очередь с модулями HR, финансовым модулем),CRM, ПО кадрового учета, банковскими системами, бухгалтерскими системами (1С);
- обеспечение доступа к СЭД и работы с информацией и корпоративными приложениями с различных мобильных устройств (iPad, Android).
У банковских организаций в основном такие же требования к функционалу СЭД, как и у других предприятий. Но при этом есть отличительные особенности, касающиеся вопросов информационной безопасности. Например, система должна обеспечивать должный уровень конфиденциальности, должна быть устойчива к случайному или умышленному воздействию, в то же время должна обеспечивать наивысшую степень отказоустойчивости, должна обладать гибкими правами доступа к информации, чтобы сотрудник не смог использовать свои права или какие-то скрытые возможности в системе для несанкционированных действий. Наряду с этим необходимо наличие сертификатов ФСТЭК и ФСБ.
СЭД И ECM
Нередко аббревиатуры СЭД и ЕСМ становятся синонимами, и, говоря о рынке СЭД, многие подразумевают рынок ЕСМ (Enterprise content management). Основная единица, с которой работает СЭД, - это документ, имеющий реквизитную и информационную части (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа). Система электронного документооборота обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД могут входить модули автоматизации работы с договорами и обращениями граждан, работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т.д.
ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и, соответственно, иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости данных в разных документах, в обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде. Как правило, ECM включает модули управления документами, их образами (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов), а также модули управления записями, потоками работ, web- и медиаконтентом, знаниями и даже коллективным взаимодействием сотрудников при подготовке и использовании документов.
Определенная путаница между понятиями ECM и СЭД происходит по той причине, что система электронного документооборота помимо модулей автоматизации работы канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. Тогда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM.
По мнению экспертов, некоторое время назад системы документооборота фактически трансформировались в ЕСМ, то есть в системы управления контентом. При этом возникла другая проблема - интеграция ECM в существующую ИТ-инфраструктуру кредитной организации. Необходимо также понимать, что процесс развития ECM в банке обычно не завершается, система должна расти и совершенствоваться постоянно.
Современные тренды
Для отечественных систем электронного документооборота характерна функциональность в рамках таких мировых ИТ-трендов, как мобильность, облачность и социальность. Однако, по словам разработчиков, в России наметился целый ряд специфических отраслевых тенденций, определяющих в настоящее время развитие СЭД. Они были озвучены на состоявшейся крупнейшей отраслевой выставке DOCFLOW 2013, посвященной проблемам рынка СЭД/ECM.
По словам директора по развитию информационных систем ABBYY Россия, руководителя проекта DOCFLOW Натальи Львовой, тенденции российского рынка СЭД почти не отличаются от общемировых: мобильность, простота, удобство и рациональность систем, внедрение новых способов обработки информации, позволяющих работать с неструктурированными данными, а также облачные технологии. Эксперт, правда, сделала оговорку: «В России из-за опасений заказчиков в вопросах, связанных с безопасностью, «облака» используют в основном для решения инфраструктурных задач, а не для организации СЭД».
Российскому рынку СЭД/ЕСМ присущи и другие тренды. Так, по словам аналитиков, мы отходим от самого понятия «документ»: более значимой с точки зрения бизнеса и законодательства становится информация во всех ее форматах (например, электронное сообщение, профиль в социальной сети, переписка на форуме). Однако системы электронного документооборота в настоящее время не могут вобрать в себя все эти данные, поэтому сейчас возможно появление только определенных решений, хранящих в себе ссылку на такую неструктурированную информацию.
Мобильные технологии и индустрия СЭД/ECM
Выше уже отмечалось, что мобильность - это один из основных ИТ-трендов рынка систем СЭД/ECM. Мобильный доступ к документам и функциям СЭД дает руководству и сотрудникам предприятия повышенную независимость от внешних факторов.
Не так давно мобильные решения были рассчитаны в основном на руководителей высшего звена организаций, на топ-менеджмент. Именно от этой категории потребителей электронного документооборота поступали требования к мобильному рабочему месту в компании, разрабатывающие мобильные приложения. Однако в настоящее время с мобильными устройствами работают не только «топы», но и менеджеры среднего звена, которые предъявляют к системам новые функциональные требования, в том числе по интерфейсу и удобству использования.
На сегодняшний день главными, если не единственными, препятствиями массового подключения пользователей к корпоративным данным являются вопросы безопасности и поддержки разнородных устройств.
Автоматизация требует повышенной безопасности
Следует отметить, что проблема безопасности в плане сохранения конфиденциальности при автоматизации бизнес-процессов стоит острее, чем в случае простого хранения документов. Это объясняется тем, что в первую очередь автоматизируются такие ключевые процессы, как управление договорами, поэтому требования конфиденциальности по отношению к подобным документам и процессам выше.
Пока документ, над которым ведется работа, размещен в защищенной среде СЭД, он в относительной безопасности. Если пользователи, находящиеся в конечных точках, придерживаются четко разработанной инструкции по работе с электронной документацией, то компании следует перенести основную заботу о безопасности на внешний периметр сети. Проблемы возникают, когда сотрудники начинают использовать электронную почту, печатать, копировать документы и/или пересылать их во внешние организации, не слишком тщательно соблюдая рекомендации по обеспечению безопасности.
Начать дискуссию