СЭД в настоящее время считается одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов. Но возложенные на них функции они выполняют только в том случае, если выбор решения осуществляется продуманно.
Почти ни у кого уже не возникает сомнений по поводу реального эффекта от внедрения СЭД. Они взяли на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, облегчения контроля деятельности банка, а также оптимизации ежедневной работы персонала. Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации, даже за пределами офиса.
Каждому - свое
Задачи, которые решают банки с помощью организации электронного документооборота, настолько многообразны, что фактически каждая финансово-кредитная организация выстраивает свою систему ценностей при оценке СЭД. Все зависит от того, какая из задач рассматривается банком как приоритетная, а это, в свою очередь, в немалой степени связано со спецификой бизнеса той или иной кредитной организации.
«СЭД для банка должна решать две основные задачи: автоматизировать операционный и хозяйственный документооборот», - считает начальник управления развития SAP ХКФ Банка Олег Большу-нов. Специалист поясняет, что хозяйственный документооборот в ХКФ Банке реализован при помощи функциональности SAP Records and Case Management (RCM). Здесь обрабатываются такие документы, как хозяйственные договоры, заявки на оплату, доверенности. Централизованной системой пользуются порядка тысячи людей, распределенных по всей сети банка.
«Система обеспечивает высокую производительность во всех регионах присутствия банка, строго разграничиваются права пользователей, поддерживается версионность документов. СЭД автоматически выбирает маршрут согласования на основании правил и оргструктуры банка, реализовано множество отчетов для удобства пользователей, например отчет по контролю исполнительской дисциплины. Есть инструменты для гибкой настройки интерфейса. Реализованы два основных механизма замещения, а также гибкая корректировка маршрутов согласования пользователем», - рассказал Олег Большунов.
«СЭД хранит документы, обеспечивает прохождение маршрутов согласования и доступ к любым формам поиска нужного документа. Система предоставляет огромное количество возможностей пользователям. Отсутствие СЭД в организации приводит к увеличению времени на согласование документов, к возможной потере документов. СЭД также помогает организовать рабочие встречи, осуществить циркуляцию документооборота, оперативно предоставляет справочную информацию», - прокомментировал начальник отдела развития систем электронного документооборота Пробизнесбанка Евгений Подбельский.
Не менее высоко оценивает роль СЭД в организации работы с документами заместитель начальника управления документационного обеспечения РосЕвроБанка Анастасия Черкесова. По ее словам, СЭД обеспечивает высокую эффективность при работе с документами, гарантирует их сохранность и доступность с одновременным оперативным выполнением всех действий по их обработке и распространению. «СЭД позволяет ускорить поиск необходимой информации и обеспечить возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов. Таким образом, система делает документоориентированные процессы в банке абсолютно прозрачными и контролируемыми для руководства», -подчеркивает специалист.
Начальник отдела сопровождения ДБО банка «Интеркоммерц» Юрий Фролов при оценке плюсов, получаемых банком после внедрения системы электронного документооборота, выстраивает следующую шкалу: «Во-первых, происходит ускорение бизнес-процессов. Документы и задачи, которые требуют согласования, теперь вместо трех дней могут быть сделаны за один-два дня, так как они переходят в следующую инстанцию сразу же после их исполнения. Во-вторых, оптимизируется контроль сроков выполнения работ, занятости персонала и, как следствие, реальная оценка продуктивности работы каждого сотрудника. Любой руководитель может получить в пределах своей компетентности информацию о сотруднике: сколько и за какой период он выполнил работ, в каких проектах принимал участие, как соблюдал сроки исполнения. Таким образом, деятельность специалиста в любой момент времени может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Контроль над подчиненными, как показывают наблюдения, увеличивает производительность их труда на 5-15%. И наконец, достигается экономия на канцтоварах, ведь для ознакомления сотрудников банка с приказами и с их заданиями тратится достаточно много бумаги, чернил, порошка в ксероксе и т.д., а также рабочее время сотрудника, который это будет печатать».
Как выбрать СЭД
Но, как уже отмечалось, мало понимать, какую пользу потенциально способна принести банку система электронного документооборота - необходимо правильно выбрать решение, а это возможно только в том случае, если банк-заказчик четко формулирует требования к продукту. Впрочем, справедливости ради нужно сказать, что набор этих требований на рынке уже устоялся в немалой степени потому, что банки умеют учитывать и опыт своих конкурентов в деле внедрения СЭД, и собственные ошибки.
«СЭД для банка должна соответствовать таким актуальным требованиям, как удобство использования, гибкость в адаптации под нужды заказчиков, масштабируемость как минимум в пределах страны, отказоустойчивость, удобство и скорость доработок», - объясняет Евгений Подбельский (Пробизнесбанк).
Юрий Фролов (банк «Интерком-мерц») подчеркивает, что помимо уменьшения материальных издержек, производительности, надежности и понятного интерфейса, актуальными требованиями к СЭД могут быть следующие:
- соответствие требованиям ФЗ № 152 «О защите персональных данных»;
- ведение базы нормативных документов;
- использование ЭЦП и шифрования данных;
- возможность интеграции с внутренними банковскими системами;
- разграничение прав доступа и ведение истории действий с документами;
- возможность согласования и контроля исполнения заявок, распоряжений, приказов;
- осуществление мгновенного доступа к архиву документов по определенным атрибутам.
Способы внедрения СЭД
Еще одним испытанием для банка может стать и сам процесс внедрения: к нему эксперты также советуют подходить вдумчиво - анализировать не только качество приобретенного решения, но и другие, не менее важные аспекты.
«При интеграции СЭД стоит обратить внимание прежде всего на наличие типичных и специализированных бизнес-процессов именно банковского документооборота, то есть связанных непосредственно с банковской деятельностью. Конечно, это следует принимать во внимание в том случае, если есть необходимость автоматизировать большую часть бизнес-процесса банка», - указывает Юрий Фролов (банк «Интеркоммерц»).
Заместитель директора департамента информационных технологий АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков подчеркивает: «Важную роль играет и компания, внедряющая систему, - необходимо обратить внимание на уровень компетенции консультантов, на наличие опыта реализации подобных проектов в масштабах, сопоставимых с вашим проектом». Эта рекомендация, впрочем, уместна и при выборе других систем: специалисты подчеркивают, что наличие у компании-разработчика хорошей экспертизы зачастую оказывает решающее влияние на выбор заказчика. Что неудивительно: никому не хочется принимать на себя риски неопытного вендора. Наличие успешно реализованных проектов становится своего рода гарантией. Помимо этого, особое внимание на этапе подготовки к внедрению необходимо уделять и обучению персонала банка. В противном случае у сотрудников может возникнуть чувство отторжения: им будет сложно перестроиться для работы в новой системе.
Сергей Поляков (Связь-Банк) делится собственным опытом по реализации соответствующего проекта: «Учитывая стратегическую цель и задачи проекта по внедрению СЭД, мы должны были выбрать такую систему, которая бы позволила обеспечить прозрачность всех процессов документооборота, их управляемость, контроль исполнения этапов и повышение исполнительской дисциплины. Для нас очень важен аспект оперативности принятия решений. Каждое решение, независимо от того, было оно принято на совещании, указано в служебной записке или заявлено в качестве идеи, оперативно документируется, его исполнение контролируется. Система позволяет нам поддерживать в банке высокий уровень исполнительской дисциплины».
«При внедрении СЭД в первую очередь нужно учитывать разнообразные риски, которые могут возникнуть на любом этапе проекта, поэтому необходимо непрерывно контролировать все направления и аспекты внедрения и развития системы», - отмечает Анастасия Черкесова (РосЕвроБанк).
Не останавливаться на достигнутом
Олег Большунов (ХКФ Банк) уверен, что, внедрив выбранное решение по организации электронного документооборота, банк не должен останавливаться на достигнутом. Желание получать новые плюсы от автоматизации процесса работы с документами вполне объяснимо. По его словам, в этом году в ХКФ Банке планируется внедрить юридически значимый внутренний документооборот с использованием ЭЦП, расширить список обрабатываемых документов, например авансовые отчеты сотрудников. «А в следующем году планируем распространить использование ЭЦП на документооборот с контрагентами и партнерами, которые продают продукты банка. Это позволит существенно оптимизировать затраты на хранение, печать и пересылку документов, а также еще ускорить сам процесс», - делится планами специалист.
«Развитие СЭД в нашем банке происходило по мере выявления потребностей в том или ином направлении. Сейчас мы заинтересованы в интеграции всех процессов в едином информационном пространстве. Это становится актуально с учетом задач по повышению операционной эффективности банка на фоне снижения расходов на поддержание необходимой компетенции персонала и повышения требований к скорости адаптации новых специалистов», - рассказывает заместитель председателя правления ЛОКО-Банка Андрей Люшин.
Как хорошо известно, рынок не стоит на месте: по мере роста финансовой грамотности клиентов и в силу конкуренции банковская деятельность становится сложной и диверсифицированной. Соответственно, увеличиваются и требования к работе с документами, и объем документации. Поэтому нет ничего удивительного в том, что банкиры все чаще стараются приобретать системы электронного документооборота, что называется, на перспективу, чтобы можно было наполнить новым функционалом.
Начать дискуссию