Компания — Заказчик занимается производством и продажей оборудования. До знакомства с фирмой-франчайзи 1С:Апрель Софт у Заказчика была только программа 1С:Бухгалтерия 8, которая помогала вести бухгалтерский учет, упрощенный расчет зарплаты, отражать первичные операции прихода деталей и отгрузки изготовленного товара.
В 20... году компания столкнулась с проблемой учета деталей и товаров на складах, которые к тому же территориально удалены от головного офиса. Так же перед клиентом стояла задача автоматизировать работу производства, осуществлять планирование выпуска продукции на основании заявок покупателей. Менеджеры по продажам фиксировали договоренности с клиентом в таблицах Еxcel или в личных блокнотах, а заявки на производство передавались в бумажном виде. В связи с этим назрел ряд проблем, которые необходимо было решить:
- Руководство компании не владеет централизованной информацией обо всех своих текущих и потенциальных клиентах.
- Менеджеры по продажам не могут оперативно получить информацию о сроках выполнения заказов на производство, поэтому приходится устно узнавать подробности у коллег.
- Материалы хранятся разрознено на разных складах, у кладовщика нет четкого понимания в какой момент и какие материалы нужно будет отгружать с какого склада.
- Отслеживание выполнения графика платежей клиентов менеджеры ведут самостоятельно вручную, а информацию об оплатах получают в бухгалтерии.
- Не существует инструмента проведения аналитики продаж (по регионам, по покупателям, по менеджерам).
- Невозможно провести стратегическое планирование остатков.
- Нет аналитики по закупкам.
В части производственных задач и складского учета типовой функционал 1С:Бухгалтерия 8 не закрывал всех потребностей Заказчика. С необходимостью автоматизировать склады и производство компания обратились к специалистам 1С:Апрель Софт.
В короткие сроки Заказчик организовал личную встречу со специалистами отдела автоматизации для более детального обсуждения потребностей и проведения экспресс-обследования бизнес-процессов компании.
После ряда переговоров специалисты 1С:Апрель Софт провели для клиента демонстрацию прикладного решения 1С:Управление небольшой фирмой со сквозными примерами для большей наглядности, какие именно возможности есть у данного программного продукта в типовом функционале.
Основа, от чего можно было оттолкнуться для автоматизации деятельности, Заказчику понравилась. Далее специалисты отдела автоматизация совместно с клиентом наметили ряд доработок в программе, прописали техническое задание, а также спланировали даты выполнения каждого этапа работ.
В результате была собрана единая база клиентов Заказчика, часть информации была выгружена из таблиц Еxcel, часть пришлось занести вручную.
После необходимых доработок заявки клиентов теперь оформляются с помощью документа «Заказ покупателя». На основании Заказа покупателя, формируются заказы на производство, в которые автоматически попадают материалы, необходимые для изготовления продукции. Добавлена возможность заведения одного заказа на производство на основании нескольких заказов покупателей, что значительно облегчает работу. В свою очередь материалы, списываемые в Заказе на производство, могут браться сразу из нескольких складов, в связи с этим добавлена возможность указывать склад списания в табличной части документа.
Руководству компании больше не нужно опасаться, что недобросовестные сотрудники могут «увести» за собой клиентов. Вся клиентская база хранится централизованно. Договоренности с покупателями фиксируются в базе 1С. Продавцы могут в любой момент сориентировать клиента, на какой стадии находится его заказ, когда он будет готов, и если сроки меняются — оперативно об этом уведомить. Таким образом, значительно повышена лояльность клиентов. График платежей заносится на этапе формирования заказа и в дальнейшем оперативно контролируется в программе.
Оптимизирована работа кладовщика. Введено понятие минимального и максимального остатка на складе. За счет использования инструмента «Анализ потребности запасов на складе», сотрудник может оперативно понять какими именно материалами необходимо обеспечить склад — если раньше он тратил по пол дня на анализ заказов из производства вручную, теперь программа сама собирает все потребности в одном отчете и опираясь на рекомендованные минимальные остатки дает «совет» специалисту. Организовано перемещение материалов между складами. Ведется учет товаров и материалов по характеристикам. Организован удаленный доступ складов к основной базе
В результате значительно снижены трудозатраты специалиста отдела логистики, площадь складских помещений можно сократить вдвое — за счет того, что материал на складе практически «не простаивает».
Помимо оперативных задач программа позволила Заказчику автоматизировать и управленческий учет. Руководителю теперь не обязательно собирать со всех сотрудников отчеты по оперативной деятельности. У него есть свои инструменты в программе, где автоматически выводятся все финансовые показатели по фирме за любой период и на любую дату.
Специалистами отдела автоматизации 1С: Апрель Софт было проведено индивидуальное обучение сотрудников по должностям, выполнены первоначальные настройки в программе и доработан функционал. Оказываются консультации пользователям,
Также настроена синхронизация 1С:Управление небольшой фирмой с 1С:Бухгалтерия 8, что позволяет сократить рутинные операции сотрудников компании и работать в единой информационной системе 1С.
В настоящее время внедрение продукта продолжается с активным участием специалистов фирмы-франчайзи 1С:Апрель Софт.
Автоматизация управленческого учета
Как повысить эффективность работы предприятия. Смотреть вебинар.
Начать дискуссию