Автоматизация бизнеса: завершен проект по внедрению 1С:ERP в компании «Гельтек-Медика»

Компания «Гельтек-Медика» — крупнейший российский производитель медицинских контактных средств для ультразвуковой и функциональной диагностики, офтальмологии, средств для ухода за веками и профессиональной косметики, дистрибьютор медицинских расходных материалов и оборудования для салонов красоты.

Помимо производства собственной продукции, компания «Гельтек-Медика» является дистрибьютором косметологических аппаратов производства Китай, Италия, Германия и других стран.

На предприятии уделялось большое внимание автоматизации управления и учета. 6 лет в качестве корпоративной информационной системы использовалось 1С:Управление производственным предприятием (1С:УПП). В конце 2015г. руководство стояло перед выбором: продолжаться развивать дальше 1С:УПП или перейти на новую систему 1С:ERP.

В системе 1С:ERP много полезных для бизнеса нововведений, именно она будет развиваться в ближайшие 10 лет и есть возможность ее бесшовной интеграции с 1С:Документооборотом. Продукт является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии, которое позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам. Именно поэтому было принято решение выбрать 1C:ERP площадкой для развития в ближайшие годы.

Партнером по внедрению стала компания 1С:Апрель Софт. Специалисты 1С:Апрель Софт провели обследование предприятия, в результате которого были зафиксированы следующие проблемы в бизнес-процессах:

• Большая часть учетной информации ведется в системе 1С:Управление производственным предприятием 8, а также параллельно заносится в журналы ручного учета или таблицы Excel, то есть нет единой учетной системы, позволяющей оперативно получить отчетные данные.
• На предприятии нет возможности получать оперативные данные по различным учетным данным, в частности, по выпуску продукции.
• На предприятии фактическая себестоимость изделия рассчитывается только в бухгалтерском учете. Причем правила расчета не соответствуют требуемым правилам расчета.
• На предприятии учет прослеживаемости от сырья до готовой продукции не автоматизирован, ведется в ручном режиме в журналах и в БДС. Это значительно усложняет учет, а также нет возможности получать информацию о входимости конкретной партии ТМЦ в конкретную партию ГП.
• На предприятии часть бизнес-процессов не автоматизирована вообще (например, учет давальческой схемы)

В феврале 2016 года совместно с компанией 1C:Апрель Софт был инициирован проект по внедрению 1C:ERP Управление предприятием2.2 параллельно c проектом по автоматизации 1С:Документооборот 8 КОРП, чтобы реализовать интеграцию двух систем.

Основной целью проекта стал расчет управленческой себестоимости единицы продукции с переходом на новую прогрессивную систему комплексной автоматизации учета и управления предприятия 1С: ERP Управление предприятием 2.2.

Кроме этого, ставились следующие цели:

• Перевод реализованных учетных функций в новою автоматизированную систему
• Разработка схемы получения управленческой себестоимости и ее реализация в новой автоматизированной системе
• Получение удобного инструмента контроля и отчетности
• Исключение повторного ввода данных на нескольких участках, наличие минимально достаточных данных на каждом рабочем месте
• Масштабируемость решения, внедренного в головном офисе, для последующего подключения обособленного подразделения, расположенного в г.Дедовск.
• Обеспечение целостности и достоверности данных.
• Разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм и отчетов.
• Гибкость, достаточная для изменений по мере роста и изменения бизнеса, возможность реализации долгосрочных требований компании.
• Минимизация ресурсов на администрирование системы.
• Возможность создания новых отчетов и настроек силами своих сотрудников.

Главные этапы проекта:

Этап 1. Подготовка к проведению проекта;

Этап 2. Детальное обследование;

Этап 3. Моделирование процессов, промежуточная документация (ЛН)

Этап 4. Реализация системы(кодировка);

Этап 5. Подготовка системы к опытной эксплуатации (НСИ, обучение);

Этап 6. Опытная эксплуатация;

В ходе проекта специалистами 1С «Апрель Софт» было сделано:

1. Создание моделей для каждого внедряемого блока c учетом особенностей отражения операций в «1С:ERP Управление предприятием 2.2»
2. Определение правил ведения НСИ
3. Обучение пользователей
4. Опытная эксплуатация блоков
5. Перевод блоков в промышленную эксплуатацию

 Кроме этого, были реализованы следующие потребности Заказчика:

• Автоматизация АРМ для мобильных приложений
• Для автоматизации задач службы качества сделана существенная доработка системы.
• Настроена бесшовная интеграция ERP и ДО (параллельно велся проект по внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП»).
• В блоке Продажи реализован новый функционал: автоматическое списание по сериям
• Автоматизирован входной контроль сырья (с учетом ситуации, когда непроверенное сырьё не может поступить в работу)
• Автоматизирован промежуточный и выходной контроль готовой продукции, а также контроль при хранении
• Разработана схема списания образцов
• Доработаны механизмы по распределению расходов, относящихся на финансовый результат, в себестоимость продукции для целей управления предприятием; разработано ряд отчетов для анализа себестоимости.

Произведена интеграция со следующими подсистемами:

— Модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP Управление предприятием 2.2

— 1С-Битрикс.

Особенности и уникальность проекта:

• Фактически полностью удаленный проект: использованы Skype для обсуждений, удаленное обучение пользователей с видеозаписью, удаленное подключение для решения вопросов, поддержка пользователей ведется с использованием программного продукта Итилиум, ред.4.4.
• Произведен последовательный запуск на двух производствах (г. Дедовск и г. Москва): первый запуск прошел в Москве, второй в Дедовске с разницей в одну неделю. Это позволило провести второй запуск с учетом всех вопросов, которые возникли на запуске в г .Москва.
• Автоматизация АРМ оператора производства для мобильных приложений (работа на любом WEB-клиенте).
• Ежедневное использование 12 планшетов Samsung, причем не в режиме чтения данных, а в режиме ввода первичной информации на производстве online.
• Обеспечен мягкий поэтапный переход с 1С: Управление производственным предприятием 8 и 1С:ERP Управление предприятием 2.2 путем реализации двухстороннего почасового обмена между 1С:Управление производственным предприятием 8 и 1С:ERP Управление предприятием 2.2, для исключения ручного дублирования данных в двух системах и обеспечения целостности информации для всех видов отчетности).
• Для задач службы качества автоматизирован входной контроль сырья (с учетом ситуации, когда непроверенное сырьё не может поступить в работу), промежуточный производственный и выходной контроль готовой продукции.
• Настроена бесшовная интеграция 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и 1С:Документооборот.
• В блоке Управление производством реализован помощник диспетчера: автоматическое определение потребности, формирование заказов в производство и резервирование серий.
• В основную конфигурацию 1С:ERP Управление предприятием 2.2 включен модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP Управление предприятием 2.2 .
• Объединена конфигурация 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и конфигурация по приему заказа с сайта на Битриксе.
• Разработан следующий функционал: обработки, которые позволяют распределять затраты по оборудованию на продукцию, которая производилась этим оборудованием пропорционально количеству, весу; обработка по распределению отдельных статей на фиксированный перечень номенклатурных позиций; обработка по включению стоимости коммерческих расходов в стоимость реализованной продукции по каждой номенклатурной позиции.

 Результаты проекта:

• Организовано ведение учета по сериям по сырью и готовой продукции. Обеспечены: прослеживаемость использования серий сырья, и из какого конкретно сырья произведена каждая партия продукции.
• В едином информационном пространстве 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и 1С:Документооборот 8 проходят процедуры согласования договоров, заказов, заявок на расход денежных средств.
• Разработан механизм автоматического подбора серий по методу FEFO с учетом того, что партия поставки сырья или продукции прошла проверку качества.
• Организован обмен документами реализации с отдельными покупателями.
• При работе с заказами покупателей используются статусы, что позволяет в любой момент времени получить информацию о текущем состоянии заказа.
• Организована ордерная схема работы с удаленным подразделением, что позволяет отслеживать отправку и получение ТМЦ, разделяя их по отражаемым операциям.
• Созданы дополнительные формы для экспортной реализации, различные оперативные управленческие отчеты.
• Разработан механизм оперативного учета выполненных операций, расхода материалов, параметров качества, параметров работы оборудования. Организована прослеживаемость использования материалов, оперативное получение информации о ходе производственного процесса.
• Организован прозрачный учет материалов в цехах через выделение цеховых кладовых.
• Разработаны инструменты для регистрации качественных параметров, как входного сырья, так и выпускаемой продукции, а также параметров в процессе производства.
• Разработаны аналитические и статистические отчеты для отслеживания параметров качества номенклатуры, требуемых для косметической продукции;
• Разработаны отчеты, с помощью которых можно оперативно получить достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
• Разработан помощник диспетчера производства, позволяющий автоматически (по расписанию) по потребностям формировать заказы на материалы для производства, производить резервирование материалов по этапам и переводить этап в состояние «К выполнению» при полной обеспеченности этапа.

«1С:Документооборот 8 КОРП» внедрен в рамках следующих подсистем:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов (работа с входящими и исходящими документами, работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, положения, инструкции, методички));
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения задач и поручений;
• Учет рабочего времени;
• Работа с проектами;
• Внутренний форум компании;
• Организация встроенного почтового клиента.

 Экономический эффект от внедрения (%):

• сокращение трудозатрат в подразделения;
• ускорение получения управленческой отчетности на 40%;
• ускорение получения регламентированной отчетности;
• ускорение обработки заказов;
• снижение объемов материальных запасов;
• сокращение расходов на материальные ресурсы;
• сокращение производственных издержек на 20%;
• сокращение операционных и административных расходов на 20%;
• рост оборачиваемости складских запасов составляет 5,5%;
• рост производительности труда в производстве составляет 15%
• сокращение длительности простоев оборудования на 15,5%;
• снижение производственного брака;
• сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг;
• снижение себестоимости продукции / услуг;
• сокращение дебиторской задолженности;
• увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг на 15,5%;
• рост прибыли;
• увеличение прозрачности управленческой отчетности на 40 %.

Инструменты для регистрации качественных параметров, как входного сырья, так и выпускаемой продукции были реализованы в собственной разработке "Апрель Софт: Управление качеством. Расширение для 1С:ERP". Это новое решение для компаний, которым важен контроль качества продукции на протяжении всего производственного процесса.

Апрель Софт: Управление качеством. Расширение для 1С:ERP предназначен для автоматизации следующих направлений деятельности производственной организации:

• ведение перечня показателей контроля качества, которые используются и контролируются на предприятии по сырью, полуфабрикатам, комплектующим и готовой продукции;
• регистрация нормативов показателей качества, отслеживание истории их изменения;
• формирование заявок на проведения проверок параметров качества в подразделения, осуществляющие замер и регистрацию показателей;
• внесение и хранение в системе данных о фактических значениях показателей качества.

Апрель Софт: Управление качеством. Расширение для 1С:ERP позволяет:

• Регистрировать показатели качества и всегда иметь к ним доступ.
• Контролировать работу ОТК: процесс проведения замеров и регистрации показателей.
• Оперативно принимать решения в случае обнаружения недопустимых отклонений от норм при производстве продукции.
• Собирать и анализировать информацию о поставляемом сырье и выбирать поставщиков качественного сырья.
• Получать информацию с производства: в чьей смене, на каком участке чаще случается некачественный выпуск.
• Не допустить отпуск некачественного сырья в производство и некачественной продукции покупателю.

 С. Кирш (собственник компании «Гельтек-Медика»):

Мы провели ревизию всех бизнес-процессов и стало ясно, как оптимизировать работу. То есть внедрение новых программных продуктов стало поводом посмотреть на работу компании со стороны и перестроить работу.

В настоящее время специалисты фирмы-франчайзи 1C:Апрель Софт оказывают консультационные услуги сотрудникам компании "Гельтек-Медика.