Переход на электронный документооборот соответствует требованиям к современной компании. Это позволяет экономить время сотрудников, деньги и ресурсы, которые связаны с ведением бумажного архива, а также снижает риск ошибок связанных с человеческим факторов. Но многие руководители все же откладывают переход на ЭДО. Бумажный документооборот кажется таким привычным, есть страх, что электронные документы могут исчезнуть из-за ошибки или утечки информации, что это невыгодно, и т. д.
Но когда все больше контрагентов компании переходит на ЭДО, не настало ли время отбросить последние сомнения и оценить все преимущества?
- 1С-ЭДО уже встроен в 1С. Возможность обмена электронными документами встроена в типовые решения: 1С:Бухгалтерия 8,1C:Управление небольшой фирмой, 1С:Управление торговлей 8, 1С:Розница, 1С:Комплексная автоматизация и др., Сервис не требует интеграции и выгрузки во внешние модули отправляемых и принимаемых документов.
- Легко начать обмениваться документами. Достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы 1С и получить от него подтверждение.
- Экономия ресурсов компании. Решается проблема экономия пространства помещения для компаний с большим бумажным документооборотом: архив электронных документов не требует отдельных помещений, стеллажей, папок. Можно забыть про траты на бумагу, расходные материалы, курьерские службы и почтовые службы. А также про безответственных курьеров.
- Экономия времени сотрудников. Конечно, в компании может быть отработана до идеала система ведения и систематизации документов в бумажном виде и поначалу сотрудникам может быть непривычно. Но в скором времени персонал, ответственный за документы, оценит скорость создания, редактирования, передачу необходимого документа. Кроме того, электронный документ найти быстрее и легче, чем бумажный, буквально в пару кликов. Снижаются ошибки, связанные с человеческим фактором, так как документы формируются автоматически. Сокращается и ввод входящих документов в программу.
- Удобство. Накладные, счета-фактуры автоматически формируются на основе входящих документов, бухгалтеру не придется сверять реквизиты. Директор может подписывать сразу несколько документов, используя электронную подпись.
- Надежность и безопасность. Доставка электронного документа происходит в соответствии с требованиями нормативных актов, которые регулируют работу операторов ЭДО. Полная конфиденциальность и сохранность документов гарантируется. Архив электронных документов является частью программы 1С. Можно создавать резервную копию электронного архива.
Какими именно документами можно обмениваться в 1С-ЭДО?
- счет на оплату;
- счет-фактура;
- документ о передаче товаров при торговых операциях;
- документ о передаче результатов работ, оказании услуг (ранее Акт выполненных работ);
- корректировка реализации;
- УПД/УКД;
- произвольный электронный документ и др.
Каким компаниям подойдет 1С-ЭДО?
- крупным и средним компаниям с большим документооборотом — сервис поможет грамотно организовать документооборот, существенно сократить время на обмен документами, избавит от ведения бумажного архива;
- небольшим компаниям — гораздо проще на начальном этапе организовать систему документооборота, что в дальнейшем даст возможность увеличивать количество контрагентов, развивать бизнес, а также экономить на расходах на ведение бумажного документооборота;
- для всех компаний с обширной географией контрагентов — быстрый обмен документами.
Можно ли оценить экономическую эффективность от использования 1С-ЭДО?
На сайте ФНС России вы можете воспользоваться «Калькулятором эффективности внедрения электронного документооборота» и рассчитать примерные сведения об экономическом эффекте от перехода на ЭДО.
Все еще есть сомнения? Попробуйте 1С-ЭДО бесплатно в фирме-франчайзи 1С:Апрель Софт. Начните новую безбумажную главу вашей компании уже сейчас.
Начать дискуссию