«Все яйца в одной корзине». Стоит ли вести учет нескольких компаний в одной 1С?

После первой волны коронавируса в рядах удаленных бухгалтеров прибыло. Многие штатные бухгалтеры разорившихся фирм ушли в аутсорс и стали независимыми сотрудниками. Есть и обратная сторона процесса: компании тоже стали отказываться от штатных сотрудников ради экономии.

С аутсорсингом в выигрыше все: и бухгалтер может поднять свой заработок за счет нескольких клиентов, и компания может вести учет за сравнительно небольшую плату. Казалось бы, идеальная схема.

Но, как и в любой «идеальной» схеме, не обошлось без подводных камней. Сейчас поговорим об одном из них: использовании одной базы 1С для ведения нескольких организаций внутри нее. Чаще всего, к этому способу прибегают именно удаленные бухгалтеры.

Так поступают по нескольким причинам:

• компания-клиент не имеет собственной 1С;
• компьютер бухгалтера недостаточно мощный для полноценной работы нескольких баз;
• бухгалтер изначально ставит условие о том, что ведет учет в своей базе: так привыкла, удобнее.

Клиенты полностью передают ведение учета и не заботятся об 1С. Так как есть более важные задачи. Теперь ведение бухучета — задача специалиста. Специалист, со своей стороны, также ограничен в средствах: технических и материальных. Поэтому бухгалтерия клиента увязывается в одну базу с бухгалтериями других клиентов.

Когда так можно

Мы не говорим, что ведение нескольких баз в одной 1С — вселенское зло. Иногда такой вариант действительно удобен в версиях ПРОФ и КОРП с корректным разделением на информационные базы. Например, когда в рамках одной компании работает несколько юридических лиц. Тогда совместное ведение бухучета может даже стать преимуществом: в некоторых случаях можно использовать общие справочники. Это полезно, но именно в случае работы обособленных подразделений одной компании.

Описываемый сценарий, когда несколько клиентских баз ведутся в одной, сюда не вписывается.

Как соседствуют несколько компаний в одной 1С? Плюсы и минусы

Давайте подробнее разберемся, стоит или нет вести несколько баз в одной программе. Для этого рассмотрим плюсы и минусы «складывания яиц в одну корзину».

Плюсы:

• Сама структура 1С позволяет параллельно вести учет нескольких организаций в рамках одной базы.
• Отдельно взятая программа занимает больше места на жестком диске. Если у бухгалтера 5-7 клиентов, то уже нужно задумываться о резервных копиях на всякий пожарный. Если вся информация находится в одной базе, то ее должно бы проще сохранять и резервировать.
• Не нужно распыляться между несколькими программами: все всегда в одном месте, под рукой.

Просто и удобно? Конечно. Но есть подвохи. Подвохи, критичные как для бухгалтера, так и для компании-клиента.

Минусы:

• Если клиенту понадобится забрать свои данные, то за разделением базы необходимо обращаться к программистам. И услуга эта — дорогостоящая. Особенно, когда нужно выгрузить данные нескольких компаний по отдельности.
• С увеличением количества организаций, увеличится и объем информации в рамках одной базы. А это уже сложность. Могут возникать ошибки, да и сама 1С становится все тяжелее и неповоротливее.
• Если база по тем или иным причинам перестанет работать, то потеряны будут данные всех клиентов одновременно.
• Маленькие базы быстрее запускаются и работают. Стремительное увеличение объема данных негативно сказывается на быстродействии;
• Обновления проводятся в ручном режиме и нерегулярно. Если так происходит, то в базе могут возникать ошибки, а формы документов не соответствовать установленным в законодательстве нормам.

И как тогда быть?

Естественно, такие сложности — не повод отказываться от ведения нескольких клиентов. Но и покупать отдельную «коробку» для каждого — тоже сомнительный вариант с точки зрения финансовой выгоды.

Отличное решение —вынести 1С в облако. Например, на платформе 42Clouds можно разместить сколько угодно баз без дополнительных затрат. Для этого существует технология разделителей. Она применяется для размещения неограниченного количества клиентских 1С. А специалист поможет с переносом и проконсультирует, как сделать разделение баз. Переезд в облако не такой уж и долгий — в один день можно обернуться даже с запасом. Во время первой волны коронавируса 42Clouds перевозили клиентов на удаленку за 1-2 часа.

Как работает технология разделителей?

Данные каждой базы 1С помещаются в единый массив данных (читай, единую базу). И нет, это не та же технология, которая разделяет информационные базы в самой 1С — «коробка» все равно упрется в размер дискового пространства и мощность компьютера.

Разделители позволяют каждой компании работать полностью обособленно, при этом никогда не пересекаясь с данными других организаций.

Технология работает таким образом, что объем дискового пространства не увеличивается при добавлении новой информации. То есть, можно размещать сколько угодно баз 1С без риска забить жесткий диск.

Какие еще преимущества дает технология разделителей:

• Скорость работы. Управление единым массивом данных требует меньше ресурсов.
• Обновление 1С. Все базы обновляются централизованно с выходом новых версий. Бесплатно и в автоматическом режиме.
• Снижение стоимости на аренду 1С. Поскольку дисковое пространство не используется, доплачивать за размещение новых баз не нужно.
• Возможность использования дополнительных сервисов по подписке из Маркет42.
• В любой момент можно выгрузить данные, если это необходимо.

Есть ли недостатки?

Как и в любой другой системе, у разделителей есть свои минусы. К ним можно отнести:

• сложность в доработке. Периодически возникает необходимость внести изменения в стандартную конфигурацию 1С. Вопрос можно решить, создав расширение к 1С, дополняющее типовой функционал, но не изменяющее его.
• поскольку база централизована и обновляется для всех одновременно, то все пользователи работают в одной и той же редакции 1С. Но решить вопрос также просто — можно развернуть рядом файловую 1С нужной редакции.

Так, в рамках сервиса Аренда 1С можно размещать неограниченное количество баз и вести учет по каждому клиенту отдельно. Бухгалтер при этом может не беспокоиться о проблемах с клиентами: данные каждого предприятия в любой момент и без проблем могут быть выгружены.

Технология разделителей не позволит базам занимать дополнительное дисковое пространство внутри аккаунта. Сколько бы клиентов ни захотело воспользоваться вашими услугами, доплачивать за дополнительное место не придется.

Вы можете быть уверены в том, что 1С всегда будет свежего релиза, так как обновления производятся автоматически.

Не потребуется заботится об обновлении или увеличении технических мощностей, так как все находится в облаке.

Итого, можно решить вопрос с размещение клиентских баз, используя облачную 1С и технологию разделителей. Так вы перестанете упираться в потолок одной программы и обеспечите себе базу для дальнейшего развития бизнеса. А вашим клиентам — возможность надежно разместить 1С и развиваться вместе с вами.