ТОП-7 пожирателей времени бухгалтера и способы их побороть

Профессия бухгалтера оказалась на третьем месте по уровню стресса среди сотрудников. В исследовании hh.ru 69% опрошенных бухгалтеров пожаловались на нервное напряжение, связанное с вечным цейтнотом, тотальной нехваткой времени и натянутыми отношениями в коллективе. Мы решили разобраться: кто же «пожирает» время бухгалтера и что можно с этим сделать?

Поговорили со своими клиентами и коллегами, исследовали результаты опросов и исследований, почитали обсуждения на форумах и конференциях и в итоге выделили 7 основных пожирателей времени, на которые жалуются большинство опрошенных:

1. Совещания

Многие руководители и клиенты уверены, что бухгалтер обязан присутствовать на каждом стратегическом совещании. Даже тогда, когда обсуждается маркетинговая стратегия компании, закупка подарков для партнеров, график работы сотрудников или разработка миссии и корпоративных ценностей. Ну а что? Вдруг надо узнать, вписываемся ли мы в бюджет или спросить, какие суммы были в прошлом году?

Увы и ах, чаще всего бухгалтеру если и задают вопросы, то один-два, которые требуют на ответ 5 минут. А сидеть на совещании приходится час-два. Даже два часа в неделю — это восемь часов времени. Целый рабочий день, слитый впустую на «послушать высшие чины». Наверняка у вас найдется способ потратить эти часы продуктивнее.

Решение: простое, как и все гениальное. Договоритесь с руководителем, что во время совещания вы будете находиться на рабочем месте, и, если к вам возникнет вопрос, вам можно позвонить по телефону или скайпу. Или, раз уж он так настаивает на личном присутствии, поясните, что задач много и вы можете делать их прямо на совещании с ноутбука.

Лайфхак: руководители прекрасно понимают язык цифр и конкретного профита. Если вы можете обосновать, почему компании будет выгоднее дать вам работать, а не заставлять сидеть на совещании, вам непременно пойдут на встречу. А если не пойдут — это отличный повод подумать о целесообразности дальнейшего сотрудничества.

2. Обучение сотрудников

Если у вас не дергается глаз от тысячного повторения вопроса «Как заполнить авансовый отчет?», поздравляем, вы — человек со стальными нервами. Остальные таким похвастаться не могут и жалуются на то, что устали объяснять одно и то же по кругу. А уж если посчитать все это обучение в эквиваленте потерянного времени, то можно увидеть потерянный отпуск.

Решение: «психануть», сесть один раз и подготовить инструкции для сотрудников. Подробные. Когда дело касается обучения, всегда лучше объяснять так, как будто ваши сотрудники вдвое глупее, чем кажутся. Парадоксально, но это работает. Пишите для чайников.

Потом все эти инструкции красиво выкладываются на общий гугл-диск или внутренний сервер, а всех коллег с вопросами вы сможете смело посылать в папку.

3. Выбивание документов

Иногда нам кажется, что у менеджеров по работе с клиентами есть какое-то тайное соревнование «кто сможет как можно дольше утаивать первичку от бухгалтерии» или «кто принесет документы позже всех и останется жив». Это только кажется, что от бухгалтера в этой ситуации требуется не так много: ему же не сложно напомнить. Не сложно. Но эти постоянные напоминания незаметно пожирают немало времени, а если в итоге еще приходится самому связываться с контрагентами, то ставки возрастают.

Решение: как советуют наши клиенты-бухгалтеры, есть одно не очень приятное, зато очень действенное средство — журнал учета первичной документации (и любых других документов, которые должны сдавать сотрудники бухгалтерии). Да, под роспись. Да, с ответственностью.

Да, бюрократия. И вас непременно помянут недобрым словом, а то и не одним. Но, как говорит одна наша замечательная клиентка: «Пожалуйста, пусть считают меня стервой. Зато в документах порядок и я ни за кем не бегаю».

4. Рутина

В последнее время слово «рутина» приобрело романтический флер благодаря блогерам с их милыми morning routine, но мы то с вами знаем, что рутина — то еще жадное болото, готовое поглотить все ваше свободное время. В бухгалтерии без рутинных задач никуда: ввод первичной документации, перенос данных из одной программы в другую, подготовка отчетов, сверка документов с контрагентами, загрузка чеков и номенклатуры, рассылка актов... продолжать можно долго, суть одна — время, которое сливается на муторную и не особо интеллектуальную работу.

Решение: собственно, решить это можно только двумя путями: либо нанимать дополнительного сотрудника и отдавать рутинные задачи ему, либо по максимуму автоматизировать процесс.

Лайфхак: поделимся нашими любимыми инструментами для автоматизации рутин и усредненным расчетом экономии времени.

1. Ввод первичной документации — сервис «Fasta: автоматизация ввода первички»

Время до: от 1 до 5 часов

Время после: 10-15 минут

2. Электронная отчетность — сервис «1С:Отчетность»

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

3. Клиент-банк — сервис «1С:ДиректБанк»

Время до: 10-30 минут

Время после: 1-3 минуты

4. Обмен документами с контрагентами — сервис «1C:ЭДО»

Время до: 5-10 минут (на одного контрагента)

Время после: 1 минута

5. Сверка данных с контрагентами — сервис «1С:Сверка»

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

6. Проверка контрагента — сервис «1СПАРК Риски»

Время до: 3-5 часов на одного контрагента

Время после: 3-5 минут на одного контрагента

7. Загрузка данных из Excel — сервис «Простая загрузка документов в 1С из Excel»

Время до: от 30 минут до 3 часов

Время после: 5-15 минут

8. Загрузка чеков ФНС — сервис «Чеки ФНС — > 1С»

Время до: 30-60 минут

Время после: 5-10 минут

9. Подготовка справок о среднем заработке — сервис «Справки о среднем заработке»

Время до: 10-30 минут (на одну справку)

Время после: 3-5 минут

10. Подготовка и рассылка актов сверки — сервис «Акты сверки »

Время до: 10-20 минут (на одну сверку)

Время после: 1-2 минуты

5. Поиск и исправление ошибок

Поднимите руку те, кто хоть раз пялился в программу учета до рези в глазах, выискивая ошибки и несоответствия. Заодно и размялись. Поиск ошибок и тем более их исправление — это самая обидная потеря времени, потому что в этот момент вы делаете второй раз одну и ту же работу. А уж это непередаваемое чувство, когда мучали-мучали отчет, отправили наконец, а он прилетает обратно с пометкой «исправить».

Решение: можно было бы, конечно, посоветовать не ошибаться, но от опечаток и путаницы от усталости никто, увы, не застрахован. Так что в этом случае тоже можно рекомендовать электронных помощников: программы не устают, у них не замыливается глаз, они не опечатываются. Сервисы из списка выше помогут сократить большую часть ошибок.

6. Неравная борьба с 1С

Как бы хорошо вы ни знали программу 1С, у вас все равно могут возникнуть с ней сложности: новые возможности или глюки после обновления, подглючивает, тупит, не проводится, не сохраняется — даже если редко, но бывает всякое. Самостоятельные попытки разобраться могут сожрать немало времени и даже не подавиться.

Решение: обращайтесь к специалистам. Если есть штатный — отлично, если нет — лучше поискать хорошего консультанта 1С. Наши клиенты решают этот вопрос проще: на двух тарифах 42Clouds из трех есть бесплатные консультации 1С.

7. Режим аврала и переработки

Порой складывается впечатление, что в глазах руководителя идеальный бухгалтер — тот, который постоянно тушит пожары, героически остается в офисе до ночи и выходит работать в праздники и выходные. На самом деле, если сотрудник находится в перманентном аврале, значит, что-то пошло не так: либо на него сваливают объем работы «за двоих», либо сам бухгалтер не умеет управлять своим временем и продуктивностью.

Решение: если вы уверены, что работы слишком много, просите подмогу. Если объем заданий адекватный, тогда озаботьтесь своим распределением времени и вспомните, когда последний раз были в отпуске. Чаще всего снижение продуктивности говорит не о том, что вы ленитесь или бездарно управляете временем, а о том, что вы крепко измотались. Перерывы в течение рабочего дня, качественное восстановление, полноценный отдых — вот главный залог хороших результатов работы: «как отдохнешь, так и поработаешь».

Берегите свое время, не стесняйтесь искать компромиссы с руководителем и клиентами. Как показывает практика, и те, и другие охотно идут навстречу, если им объяснить на пальцах и в часах, что вы можете потратить свое время более продуктивно и принести больше пользы, если займетесь не нудной рутиной, тушением пожаров и тысячным совещанием, а стратегическими задачами.