7 признаков того, что вы круто сдаете годовую отчетность

Если при фразе «годовая отчетность» у вас не дергается глаз, значит, ваша нервная система — все. Или это значит, что вы попали в тот редкий процент спецов, которые обладают таким уровнем самоорганизации, что умеют сдавать отчетность как надо, а не через то место, которое при бабушке не назовешь.

Сравним два образа. Принятый: безумный аврал, апокалипсис, все горит, контрагенты ушли в подполье, сотрудники прячутся под столами, бухгалтер неистовствует и рвет волосы на голове (хорошо, если на своей), потому что ей в офис к пяти, а надо еще с цветами погулять, собаку в садик отвести и детей полить. И тот, который считают мифическим: все документы на месте, бухгалтер размеренно работает и сдает все отчеты заранее, чтобы было время внести правки.

Давайте взглянем на 7 признаков того, что бухгалтер сдает отчетность, как профи, и не сваливает всю вину на начальника, контрагентов, сотрудников или собаку. Да, нейтрализовать чужое разгильдяйство — тоже навык, и мы обязательно о нем поговорим.

1. Вы умеете заранее избавляться от рутины

Рутинных задач у бухгалтеров всегда хватает, но в отчетный период они как серпом по самому мягкому. Если делегировать их некому, нужно уметь выкручиваться и исключать «человеческий фактор», а именно договариваться с руководителем, чтобы откладывал то, что можно отложить и не тягал на каждое совещание.

Для сотрудников заранее подготовить подробные инструкции о том, как заполнять авансовые отчеты, заявления на отпуска, вычеты и прочие документы. И оговорить сроки, в которые вас не стоит лишний раз беспокоить. Вы удивитесь, какими все могут быть смышлеными и организованными, если знают, что на вас свалить не получится.

2. У вас налажен график сверки с контрагентами

Для сверки документов с контрагентами нет специального регламента и жестко установленных сроков. И обычно это оборачивается тем, что сверка проводится, когда уже «горит», все психуют и орут по телефону.

Такого не бывает у тех бухгалтеров, которые взяли себе за правило проводить сверку документов по графику. Внесли в расписание и проводят (да, так можно). Как часто? Каждый определяет сам. Большинство наших партнеров делают это 1 раз в месяц — и этого обычно достаточно, чтобы к началу отчетного периода все было по полочкам.

Совет из практики: для автоматизации процесса можно использовать сервисы 1С, например, 1С:Сверка.

3. Вы наглядно фиксируете сроки и соблюдаете их

Знаете, за что чаше всего получают штрафы в отчетный период? Ага, за просрочку. Во-первых, сложно удержать в голове кучу дедлайнов. Во-вторых, многие откладывают до последней минуты. А в последнюю минуту, как известно, зависает компьютер, отваливается интернет или вы застреваете в лифте.

Так что самая полезная привычка — ставить себе дедлайн за 1-2 дня до сдачи. И соблюдать его. Сложно, да, когда есть куда отложить, но зато действенно.

4. Вы умеете составлять контрольные листы по каждому отчету и пользуетесь ими

Декомпозиция целей — золотой метод, который стоит применять и при сдаче отчетности. Если у вас есть контрольные листы, в которых прописаны шаги по каждому отчету, вы сразу разгружаете себе голову и можете наглядно следить за продвижением. Например, по НДС: проверить, все ли документы проведены, проверить наличие счетов-фактур, проверить нужный счет, сверить обороты счетов, сформировать декларацию и т.д. Все эти шаги мы заносим в лист, проставляем сроки и отмечаем выполнение.

Приятный бонус — контрольные листы снимают тревожность. Когда вы видите, как идут дела, сколько еще осталось выполнить, а сколько уже сделано — это успокаивает и дает чувство контроля над ситуацией.

5. Вы умеете не делать руками то, что можно автоматизировать

Мы уже рассказывали о том, какие операции пора перестать делать руками, и эта инфа остается актуальной. А в этой статье напомним, что главный пожиратель времени — это ручной ввод первички. И тут есть только два варианта:

• Делегировать. То есть на постоянной основе или только на время отчетности привлекать другого бухгалтера на ввод первички.
• Автоматизировать. Не обязательно заказывать отдельную разработку, можно воспользоваться уже готовым решением. Например, Fasta отлично справляется с вводом первички и требует не больше 30 секунд на страницу.

Главное в автоматизации — найти баланс между финансовой выгодой и временными затратами. Правильно подобранные решения помогут сэкономить и время, и деньги. Но при этом автоматизация ради автоматизации — это чистая потеря денег.

6. У вас есть четкое понимание технических особенностей сдачи отчетности

Возвращаясь к третьему пункту, есть прекрасное наглядное доказательство того, как много людей откладывают сдачу отчетов до последней минуты: каждый раз сервера принимающей стороны намертво ложатся. И частенько отчет вообще не удается отправить вовремя. Разумный бухгалтер знает такие нюансы.

Тут тоже два решения:

• Самому отслеживать сроки и отправлять на 1-2 дня раньше дедлайна.
• Отдать дело в роботизированные руки и автоматизировать процесс сдачи. Например, 1С:Отчетность прекрасно справится с этой задачей и отправит отчет прямиком из 1С в контролирующий орган в заданный срок.

7. Вы наладили процесс получения документов от сотрудников

Нет повести печальнее на свете, чем повесть о получении документов от сотрудников. Например, сайт Бухгалтерия.ру проводил опрос среди своих читателей, чтобы выяснить, что им больше всего мешает при сдаче отчетности. Редакция ожидала, что пальму первенства возьмут постоянные изменения законодательства, но нет, они даже в пятерку не вошли. 40% бухгалтеров назвали главной проблемой несданную вовремя первичку.

40% бухгалтеров не смогли получить от сотрудников собственной организации документы. 40%, Карл!

Конечно, можно посетовать на разгильдяйство сотрудников, а можно взять дело в свои руки и завести уже журнал учета первичной документации и принимать ее под подпись и с жестко оговоренными сроками. Да, спасибо вам сотрудники не скажут. Зато вы не попадете в 40%.

Казалось бы, довольно очевидные и прозрачные навыки. Но, увы, ими владеет не так много бухгалтеров, как хотелось бы. Менталитет нам не изменить, но вот работать над собой и своими привычками мы точно можем.

Человеческая поддержка 1С в облаке 24/7

Попробуйте облако бесплатно -- 7 дней тестового полета ;)

Хотите подключиться или протестировать облачную 1С?

Оставьте нам свои контакты, наш менеджер свяжется с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным