Как упростить работу с контрагентами в 1С и снизить риск ошибок

Главный камень преткновения при работе с контрагентами — огромное количество пресловутого «человеческого фактора». Забывчивость, невнимательность, одна мелкая пропущенная ошибка... казалось бы, ничего страшного, все мы иногда ошибаемся. Но только не в бухучете. Здесь каждая досадная мелочь может стоить штрафа или многочасовой «ловли блох».

И что делать? Либо прокачивать концентрацию и «стальные булки» до нечеловеческого уровня, либо — минимизировать риск ошибок. Сделать это можно самыми разными способами и средствами в зависимости от потребностей и особенностей работы. Давайте посмотрим, как в 1С можно упростить работу с контрагентами.

Удаление дублей

Одна из самых распространенных проблем при работе со справочником контрагентов — это «нечаянные» дубли. Например, при вводе документов на отгрузку сотрудник не находит по поиску контрагента (опечатался, название неправильно запомнил, не так искал), а документы надо проводить срочно. Тогда он создает нового контрагента, хотя на самом деле нужный уже существует в системе. В итоге дебиторская задолженность «висит» на одной компании, а кредиторская — на другой.

Вариаций такой ситуации — масса. Справиться с этой проблемой можно несколькими способами:

• использовать метод «Ввод по строке», о котором мы расскажем дальше,
• строго регламентировать правила наименования контрагентов и проводить периодические проверки,
• прогонять базу через «Тестирование и исправление информационной базы» (ТиИИ)
• использовать сервис «Контроль данных».

Метод ввода по строке

Большинство пользователей 1С для выбора контрагента в документе нажимают на кнопку «...» и ищут глазами нужного контрагента, иногда помогая себе вводом первых символов наименования с клавиатуры. Но гораздо удобнее делать это при помощи метода «Ввод по строке».

Его суть заключается в том, что необходимый элемент можно выбрать, написав необходимое наименование в самом реквизите документа. Программа сама найдет и подставит необходимый элемент. При этом можно писать наименование не полностью, а только ввести первые значащие символы: если найдутся совпадения, то появится список выбора, из которого нужно будет выбрать правильный элемент.

При таком поиске не остается шансов, что сотрудник не найдет контрагента и создаст дубль. Как мы уже говорили, это распространенная проблема.

Контроль данных

Еще один вариант свести к минимуму ошибки при вводе данных контрагентов — автоматически ограничить заполнение необходимых реквизитов. Сделать это можно при помощи простого сервиса 1С «Контроль данных».

Сервис дополняет 1С: Бухгалтерия и помогает исключать ошибки при работе с документами и справочниками.

Что можно сделать с его помощью:

• Ограничить допустимые значения реквизитов. Разрешить каждому пользователю продажу только с определенных для него складов и организаций.
• Добавить обязательное заполнение нужных реквизитов. Можно сделать обязательным заполнение любых важных реквизитов, которые не обязательны в типовом решении, но нужны для вашего учета.
• Проверять ввод номенклатуры. Устанавливать, для каких контрагентов с каких складов разрешено выполнять отгрузку.
• Проверять корректность ввода документов. Настраивать ограничения для папки номенклатуры в зависимости от ее вида: например, материалы — только в папку «Материалы», товары — только в папку «Товары», остальное — в любую другую папку, кроме первых двух.
• Запретить пользователю доступ к определенным документам реализации
• Разрешить пользователю редактировать только те документы, по которым он является ответственным

Идеально подойдет тем, кто не хочет использовать дорогостоящие решения автоматизации или не имеет потребности глубоко автоматизировать процесс.

Правильное именование

Путаница с поиском контрагентов в справочнике часто возникает из-за того, что в базе организовано не самое удобное именование контрагентов. Как мы знаем, в карточке контрагента есть два поля для именования: «Наименование» и «Полное наименование». Обычно их заполняют одинаково по формуле ООО «Рога и копыта». И тогда для поиска по строке придется каждый раз набирать ООО пробел кавычка, а потом уже вводить значимые символы.

Гораздо логичнее в поле «Наименование» записывать Рога и копыта, ООО, а вот в поле «Полное наименование» — привычную формулу ООО «Рога и копыта». Казалось бы, мелочь, а облегчает жизнь.

Также при заведении нового контрагента стоит указывать ИНН и КПП для облегчения поиска возможных дублей контрагентов.

Первичка

Для тех, у кого контрагенты передают и подписывают документы в печатном виде, особенно остро стоит вопрос ввода первичной документации. Проблемы тут, собственно, две: прорва времени, потраченная на рутинный перенос данных, и большая вероятность ошибок — даже самый грамотный и внимательный бухгалтер может пропустить опечатку, которая потом всплывет в самом неожиданном месте (не сошлась одна цифра, а проблем, как будто спутник на орбиту не вышел).

Первую проблему можно решить наймом дополнительного сотрудника, но от человеческого фактора это не избавит. А вот обе проблемы одним выстрелом можно закрыть при помощи автоматизации решения. Сервис 1С «Fasta: автоматизация ввода первички» поможет избавиться от рутинной работы.

На одну страницу Fasta тратит не больше 30 секунд, в то время как человек справляется за 5-10 минут в зависимости от плотности. Сервис распознает следующие документы:

• счет-фактура
• ТОРГ-12
• универсальный передаточный документ (УПД)
• акты выполненных работ
• счета на оплату
• паспорт РФ

Fasta основана на технологии ABBYY Lingvo, что гарантирует высокую точность распознавания, отсутствие ошибок и опечаток. Идеально подходит тем, кто работает с большим количеством контрагентов.

Мегадок

Если с вводом бумажной документации и ее копиями в изображениях все понятно, то с переносом электронных файлов все уже интереснее. Многие компании, которые не используют 1С, по старинке присылают все документы в формате .xls — да, горячо любимые таблички Excel, которые потом надо кропотливо переносить в 1С. И ведь в Excel оформляют что угодно: счета, прайс-листы, номенклатуры и любые другие данные.

Когда таких контрагентов много, а почта завалена документами, надо искать способы разгрузить себя. Для этого есть отличное решение — сервис 1С Мегадок, который можно настроить так, что он сам выгружал нужные документы из почты и переносил их в 1С.

Мегадок имеет многофункциональное использование: он умеет проверять почту, хранить файлы, обрабатывать загрузки. С его помощью легко найти исходный документ и открыть его в 1С — не нужно мучаться с файлами на диске. Можно задать условия и настроить автоматическую проверку почты на наличие писем с вложениями.

Но нет, Мегадок не устроит в 1С свалку из всех вложений, которые приходят к вам на почту. Он будет проверять только избранные письма, которые попадают в 1С согласно заведенным профилям. В профилях задаются настройки: от какого партнера, с какого адреса, с какими названиями темы письма, текста и прочими условиям проверять письма.

И даже если письмо соответствует всем условиям, Мегадок переносит только предварительный документ, который автоматически появляется в 1С. Остается только нажать пару кнопок, чтобы в 1С создался счет, заказ, приход. На каждое вложение создается отдельный входящий документ, который хранит файл и информацию.

Документы можно также загружать без почты — загрузка из файла на диске, по ссылке, другой источник данных. Достаточно зайти в журнал и создать новый входящий документ.

Сервис может стать настоящим спасением для тех, у кого не настроен прямой обмен документами с контрагентами в 1С.

Сверка документов

При большом количестве контрагентов сверка документов (регулярная или перед отчетным периодом) может превратиться в настоящую головную боль. Сверка требует не только большого количества времени, но и предельной концентрации, ведь от внимательности бухгалтера зависит очень многое.

Этот процесс тоже можно автоматизировать, для этого есть готовое решение от 1С — сервис 1С:Сверка. Он поможет снизить риск расхождений и ошибок при подаче сведений в ИФНС.

Что он умеет?

• Проводить сверку непосредственно из 1С без выгрузки данных: отправлять запрос, получать и загружать данные о выданных счетах-фактурах у поставщиков.
• Предоставлять информации о счетах-фактурах покупателям в ответ на их запросы.
• Автоматически сопоставлять счета-фактуры контрагентов и своей организации.
• Делать удобные отчеты с результатами сверки — с выделением расхождений и расшифровкой до исходного документа.

Проверка благонадежности

Каждый раз, заключая сделку с контрагентом, приходится сначала проверять его на благонадежность. Раньше этим не особенно заморачивались, но с тех пор, как компании стали нести ответственность за заключение сделок с неблагонадежными партнерами (ох уж эта формулировка «отсутствие должной осмотрительности при заключении контракта»), вопрос встал особенно остро.

Самостоятельная проверка одного контрагента может занять от нескольких часов до нескольких дней. И это не такая уж проблема, когда вы заключаете пару сделок в год. А что делать, если вы сталкиваетесь с новыми контрагентами по десять раз в месяц или чаще? Тут либо оплачивать услуги специальных сервисов, либо обращаться с готовому решению от 1С.

1С: Контрагент — это проверка благонадежности и быстрое заполнение реквизитов контрагентов в одном флаконе. Сервис помогает экономить время и здорово упрощает подготовку к проверке налоговой декларации по НДС — все реквизиты клиентов и поставщиков заполняются в соответствии с требованиями ФНС.

Какие у него есть функции?

• Быстрый ввод реквизитов нового контрагента по ИНН или наименованию.
• Простая оценка благонадежности компании при помощи специального «Досье».
• Проверка изменений реквизитов контролирующих органов (ИФНС и филиалов ПФР и ФСС).
• Работа с классификатором ФИАС без загрузки базы адресов в 1С.

При большом количестве новых контрагентов 1С:Контрагент — выгодное вложение средств. И этот же сервис решает проблему верного именования контрагентов, о которой мы говорили в начале статьи.

Все перечисленные в материале сервисы и методы могут существенно упростить работу с контрагентами, но с одной «поправкой на ветер». Как и любые другие способы автоматизации, эти надо применять там, где есть проблемные участки. Например, нет смысла оплачивать Мегадок, если ваши контрагенты не присылают вам документы на почту, или устанавливать 1С:Контрагент, когда у вас появляются новые партнеры раз в два года.

Человеческая поддержка 1С в облаке 24/7

Попробуйте облако бесплатно -- 7 дней тестового полета ;)

Хотите подключиться или протестировать облачную 1С?

Оставьте нам свои контакты, наш менеджер свяжется с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение