5 принципов работы с 1С, которые сберегут вам немало мотков нервов

Если вы ни разу не проклинали тот день, когда сели «за баранку этого пылесоса», значит, вы никогда не работали с 1С. Сбои, глюки, потерянные данные, кривые обновления — знакомая до зубовного скрежета история. Но, давайте будем предельно откровенны, далеко не всегда в причине проклятий виновата программа. Иногда мы и сами пренебрегаем прописными, казалось бы, истинами и находим приключений на свои прекрасные головы.

Каждый день бойцы нашей доблестной техподдержки спасают тех, у кого «все пропало» и раз за разом ласково объясняют, как делать так, чтобы ничего не пропадало. Да, многих проблем можно избежать, если соблюдать простые принципы работы с 1С. О них сейчас и поговорим.

Принцип 1. В любой непонятной ситуации создавайте резервную копию базы

И не надо закатывать глаза и фыркать «спасибо, кэп». Если бы этим золотым правилом никто не пренебрегал, мы могли бы смело сокращать штат техподдержки в два раза. Потеря данных и отсутствие резервной копии — это 4 обращения из 10. Хорошо еще, что мы в 42Clouds сами делаем бэкапы клиентских баз и храним их на серверах. А если нет такого доброго волшебника в голубом вертолете? Тогда:

Делаем раз: настраиваем автоматическое резервное копирование.

Надеяться на память не приходится. Тут аврал, там подгорает — не до бэкапов. Поэтому:

1. Идем в «Администрирование» — «Обслуживание».
2. Открываем подраздел «Резервное копирование и восстановление».
3. Переходим по ссылке «Настройка резервного копирования».
4. Ставим флажок «Выполнять автоматическое резервное копирование» и выбираем один из двух вариантов: «Регулярно по расписанию» (тут настраиваем частотность) или «При завершении работы» — тогда резервная копия будет создаваться при завершении сеанса администратора.
5. В поле «Каталог для сохранения резервных копий» указываем путь к папке, где будут храниться резервные копии. Это может быть и текущее рабочее место, и другой компьютер, и внешний носитель.
6. Теперь выберем срок, в течение которого программа будет хранить резервные копии. Или количество копий, например, только последние десять.
7. Жмем кнопку «Готово». Все, головная боль с бэкапированием — в прошлом.

Делаем два: пишем на стикере «Сначала сохранись» и вешаем на видное место.

Серьезно, перед каждым обновлением, перед процедурой ТиИИБ, перед установкой любого сервиса и вообще перед каждым серьезным чихом — сначала делаем копию. Это можно провернуть двумя способами:

Способ 1. Встроенный инструмент.

1. Идем в «Администрирование» — «Обслуживание».
2. Выбираем пункт «Создание резервной копии».
3. Указываем путь к папке, в которой будет храниться резервная копия.

Все, пара кликов — и вы уже обезопасили себя от «все пропало».

Способ 2. Выгрузка базы.

1. Открываем конфигуратор.
2. «Администрирование» — «Выгрузить информационную базу».
3. Выбираем папку и выгружаем туда базу в формате .dt

Чем удобен этот способ? Даже если у вас схлопнется компьютер, не будет запускаться 1С или Один разгневается на вас, то в формате .dt вы сможете закинуть базу в облачную 1С и продолжить с ней работать как ни в чем не бывало.

Совет из практики:

Умоляем вас, не храните все яйца в одной корзине. Складывать стопочкой резервные копии базы на одном компьютере — значит, доверить все одной железяке. Поломка, утеря, скачок напряжения — и все, все копии накрылись медным тазом. Куда безопаснее хранить копии в надежном облачном хранилище. Или хотя бы на внешнем носителе. Последнее не снимает риски утери или поломки, но по статистике съемные диски ломаются все же реже, чем компьютеры.

Принцип 2. Лучшее лечение — это профилактика

Пренебрегать профилактикой — наша национальная черта, но когда речь заходит про 1С, очень не рекомендуем так делать. В базе постепенно накапливаются файлы на удаление, дубли и прочие ошибки. Если ничего с этим не делать, то рано или поздно вы обнаружите себя за баранкой того самого пылесоса.

А ведь внутри программы уже есть отличный инструмент, который помогает избежать всей этой свистопляски — «Тестирование и исправление информационной базы» (ТиИИБ). Мы рекомендуем проводить эту процедуру каждый месяц (и своим клиентам тоже проводим ее ежемесячно), чтобы ваша база была всегда «веселой и бодрой».

Давайте посмотрим поближе на этот инструмент.

Запускаем базу в режиме «Конфигуратор», заходим в «Администрирование», выбираем «Тестирование и исправление ИБ». Там смотрим на функции:

• «Реиндексация таблиц информационной базы» — нужна для того, чтобы перестроить индексы для таблиц. Как показывает практика, этот инструмент решает 90% проблем.
• «Проверка логической целостности информационной базы» — пригодится, чтобы найти и исправить ошибки базы.
• «Проверка ссылочной целостности информационной базы» — с ее помощью можно проверить, все ли ссылки ведут на фактические документы, и удалить лишнее.
• «Пересчет итогов» — чтобы пересчитать итоги за все время существования базы. Как и реиндексация, никогда не бывает лишним.
• «Сжатие таблиц информационной базы» — для того, чтобы почистить файлы, которые вы отправили на удаление. По умолчанию программа их сразу не удаляет, только помечает на удаление, но продолжает хранить.
• «Реструктуризация таблиц информационной базы» — длительная процедура на перестройку всей базы. Зато сделает новые базы со старыми данными, но без ошибок.

И никакой магии. Если есть годный встроенный инструмент — надо использовать.

Принцип 3. Привязка к рабочему место — злое зло

Если вам никогда не приходилось ехать через весь город в офис, чтобы срочно исправить какую-нибудь ошибку или еще срочнее провести документ — то вам фантастически везло. Но такое везение не может длиться вечно, поэтому от греха подальше лучше всегда иметь возможность удаленного доступа.

Обычно используются такие варианты:

• Публикация базы через web-сервер и работа с web-интерфейсом 1С.
• Подключение к базе через маршрутизируемый туннель «точка-сеть» посредством тонкого или толстого клиента 1С.
• Подключение к серверу удаленных рабочих столов посредством шлюза терминалов с обязательной сертификацией соединения.

Их реализацию стоит доверить «специально обученному человеку», например, сисадмину компании, если только вы сами не компьютерный гений. Если же доверить некому, а удаленку хочется, есть еще один вариант — размещение 1С в облаке. Тут есть еще бонус, потому что у вас под рукой всегда будут технические специалисты техподдержки и консультанты 1С, которые по одному звонку решат все возникающие проблемы.

В любом случае, на дворе 21 век, так что иметь доступ к базе с телефона — это уже мастхэв, а не каприз. Так что удаленка поможет сэкономить немало времени и нервов.

Принцип 4. Используйте по максимуму

1С хороша тем, что у нее масса возможностей настройки и «доработки напильником». Изменение размера шрифтов, расположения окон и кнопок — не блажь, а вопрос удобства работы, за которой вы проводите кучу часов своей жизни.

Чтобы использовать возможности программы по максимуму, надо:

• Не полениться и изучить внутренние возможности. Мы однажды видели, как бухгалтер чуть не расплакался, когда увидел, что документы, оказывается, можно проводить списком, а не ручками каждый по отдельности.
• Следить за обновлениями и читать раздел с новыми возможностями. Поверьте, разработчики не ради красоты все это пишут, если знакомиться с новыми функциями вовремя — не потеряете кучу времени на старых способах. 1С постоянно что-то допиливают и частенько выкатывают полезный функционал. Надо только снять каску.
• Следить за классными специалистами области. Сейчас у многих бухгалтеров есть свои блоги, где они делятся разными фишками, лайфхаками и иже с ними.

И еще один вопрос повышения уровня удобства и скорости работы — использование горячих клавиш. Они действительно упрощают работу. Если распечатать подсказки и положить/повесить на видное место, то через пару недель вы заметите, насколько проще и быстрее стали выполняться рутинные задачи (естественно, если вы пользуетесь горячими клавишами, а не просто смотрите на подсказки).

Принцип 5. Не делайте то, что за вас могут сделать роботы

Отрицать автоматизацию бухучета — это как продолжать предсказывать погоду по народным приметам вместо того, чтобы посмотреть прогноз погоды и карту осадков. Другой вопрос в том, что автоматизация — слишком обширное понятие. И чаще всего его воспринимают как трудоемкий процесс, который включает в себя найм программиста, составление ТЗ, разработку, тестирование и прочее, прочее.

Да, это тоже имеет право на жизнь, если у вас огромная корпорация и вам нужно супер-индивидуальное решение. Во всех остальных случаях можно пользоваться готовыми. У 1С есть немало разработок в этом направлении, которые закрывают большинство болей бухгалтера.

А есть и еще более гибкий подход — сервисы 1С по подписке. Найти их можно в маркетплейсе Маркет42. Здесь собраны и официальные сервисы, и разработки от сторонних талантливых программистов. Все сервисы доступны для бесплатного тестирования, а формат по подписке делает процесс максимально гибким.

Эти пять принципов звучат довольно просто, но, к сожалению, им следуют немногие специалисты. А ведь можно и подстелить соломку заранее, чтобы потом не рвать на себе волосы, что «все пропало». Будьте бдительны и работайте в удовольствие!

Работайте с комфортом в облаке

Попробуйте бесплатно - тестируйте облачную базу и проникайтесь духом современной бухгалтерии

Хотите подключиться или попробовать облачную 1С?

Оставьте нам свои контакты, наш менеджер свяжется с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение