5 ошибок бухгалтера, которые серьезно вредят бизнесу

Ошибка бухгалтера как ракета Илона Маска — неизвестно, когда взорвется и к чему приведет. Илон вовсю работает над стратегией, а мы подготовили топ-5 ошибок, которые вредят бизнесу не меньше, чем ракеты озоновому слою. Как не допустить и как исправить? Читайте в статье!

Самая популярная ошибка, за которую бывает мучительно больно и бухгалтеру, и руководителю — это неоптимизированное налогообложение в системе действующего законодательства. Иногда ИП не знают, какой налоговый режим используют: думают, что на упрощенке, а по факту это не так. Но проблема с налогами не только в разовом выборе варианта, нужно проверять ставки в регионе, чтобы не платить налоги больше необходимого. А если есть потребность в налоговых канинкулах, то использовать и этот механизм. Задача бухгалтера — выбрать приемлемый вариант и учесть региональные нюансы, чтобы не платить лишнее. Ведь порой это «лишнее» получается очень крупным.

Реальная история из практики нашего клиента бухгалтера-аутсорсера Натальи.

Наталья давно ведет две крупные организации и одного ИП. Ранее у этого ИП был бухгалтер, который считал все вручную и фиксировал информацию в КУДИР. Клиент дал Наталье КУДИР и попросил подготовить декларацию и посчитать налог. Выяснилось, что он платил 6% вместо 4%. Его доход за отчетный год был 2 287 000 руб. Он заплатил в налоговую 137 220 руб. вместо 91 480 руб. То есть почти на 50 000 руб. больше, чем требовалось.

Что делать, если бухгалтер выяснил, что ИП или организация не подавали уведомление на УСН и находятся на ОСНО:

• стоит все-таки проверить ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Возможно, уведомление о переходе на УСН подавали, но налоговая его потеряла.
• если организация или ИП уже применяли УСН (согласованную налоговыми органами), то подать уведомление они могут задним числом.
• заморочиться и закрыть ИП, чтобы открыть его снова. Прошлые уплаченные налоги не вернуть, но будущие можно сохранить. Да, не самый удобный вариант, но это цена недосмотра.

Вторая ошибка — это игнорирование автоматизации бизнес-процессов и диджитал-мира в целом. Мы не говорим о замене всей бухгалтерской работы автоматизированными системами. Мы говорим о том, что бухгалтер может уменьшить (или даже полностью убрать) рутину, ускорить свою работу и исключить ошибки. Не надо бездумно подключать все сервисы и услуги. Разберитесь, что нужно именно вам. В доказательство два мини-кейса от наших партнеров и клиентов.

Кейс № 1 бухгалтера Ольги.

Ольга взаимодействует с большим количеством контрагентов, с которыми заключают договоры руководитель и отдел продаж. Отсюда бесконечные проверки контрагентов и обмен документами с ними. Это все — уже задачи бухгалтера. Иногда приходилось проверять одного контрагента до 3-х часов. Если всё Ок, то появлялась следующая задача — настроить с ним документооборот.

Из вот этих особенностей бизнеса и выросла четкая потребность в автоматизации конкретных задач по работе с контрагентами. Ольга бесплатно тестировала сервис Проверка контрагентов от Маркета42. В нем проверка занимает минут 5. А обмен документами настроен прямо из 1С — никаких переключений и потерь. Семи дней теста хватило, чтобы фирма подключила сервис для постоянной работы.

Кейс № 2 владельца бизнеса по пошиву одежды.

У фирмы не так много контрагентов. Потребности проверять их нет, поэтому и сервисы из первого примера не нужны. Что нужно этой организации? Им нужно «уйти» от первички так, чтобы за них это делал вот тот парень. Этим парнем оказался сервис Fasta от Маркет42, это распознавание документов по сканам или фото. Опций сервиса оказалось достаточно, чтобы разгрузить бухгалтера.

Повторим, не надо кидаться во все тяжкие и тестировать всё без разбора. Поймите, что нужно именно вам, чтобы закрыть «бухгалтерские дыры». А дальше пробуйте сервисы. За бесплатную неделю можно оценить и понять, что необходимо на самом деле. А если хотите максимально автоматизироваться, то можно организовать подписку на маркетплейс сервисов для 1С.

Третья ошибка — не вовремя сданная отчетность и в результате штраф. Давайте будем честными, это может случиться даже у самого опытного бухгалтера. Причины разные: большой объем работы, количество отчетов, которое разнится от месяца к месяцу. Решения простые, тут Америку не открыть.

Во-первых, составьте себе чек-лист отчетностей на каждый квартал, распечатайте или используйте гугл документ. Главное — сделайте себе напоминание за несколько дней до сдачи.

Во-вторых, это сервисы автоматической отправки отчетностей. Помимо отправки отчетов в ФНС, Росстат, ПФР, ФСС, есть сервисы отправки отчетов о вакцинированных. Этот вопрос актуален, а сервис бесплатный — бери и отправляй.

Четвертая ошибка — бухгалтер не следит за законодательными изменениями. Но, как мы знаем, незнание законов не освобождает от ответственности. И ответственность по большей части ложится на владельца бизнеса. Проблема вот в чем: законы иногда меняются быстрее, чем о них узнают бухгалтеры и юристы. Чтобы быть в курсе, надо бесконечно мониторить все письма и разъяснения Минфина и налоговых органов. Это нереально, — скажете вы и будете правы.

Как систематизировать информацию? Чтобы не запутаться в принятых законах, которые публикуются на сайте Госдумы, и приказах ФНС и Минфина, выберете канал, который интрепретирует и объясняет все нюансы. Например, Бухгонлайн. Это, кстати, упростит и работу с первоисточником, тк зачастую нужен не весь закон, а лишь его конкретная статья.

Совет для тех, кто всё-таки самостоятельно хочет изучать первоисточники. Используйте официальный интернет-портал правовой информации. Публикация на этом портале приравнивается к размещению в печатной прессе.

Парад ошибок почти окончен. Мы подошли к последней — хаос в документах. Если для художника куча кисточек разных мастей в одном стакане — это норма, то для бухгалтера отсутствие порядка — серьезная проблема. Это замедляет работу: пока найдешь нужную бумажку или скан — забудешь, зачем искал. Какие органайзеры нужны для рабочего стола — это вопрос к ИКЕА, а мы подскажем, что можно автоматизировать и систематизировать, чтобы укротить документооборот.

Рекомендуем сервис МЕГАДОК для загрузки товарных документов, автоматической проверки почты и загрузки входящих документов в 1С. Его суперфункция — это сопоставление номенклатуры поставщиков (поиск совпадений по словам).

Ошибки, бухгалтерские или просто человеческие, это опыт, который помогает расти и становиться эффективнее. Главное — не наступать на одни и те же грабли.