Действовать на опережение, значит, быть готовым к форс-мажорам и непредвиденным ситуациям. Для этого не нужны способности супермена. Лучше сделать упор на развитии своих профессиональных навыков. В статье расскажу, какие 3 умения помогут отвечать «Всегда готов!» перед сдачей отчетностей.
Навык под номером 1
Организовать порядок в первичке
Звучит как само собой разумеющееся, согласна. Но только представьте, что 70% проблем при проверках и в отчётностях связаны с первичкой. Чем больше операций, тем больше первички. Чем больше первички, тем больше вероятность ошибиться. Круговорот первички в бухгалтерии :) Часть первички, если там допущены ошибки, конечно, можно исправить. Но есть целый блок документов, которые исправлять нельзя.
Какую первичку нельзя исправлять:
1. Это кассовые и банковские документы:
- приходный кассовый ордер (форма № КО-1)
- расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
- платежные поручения и иные банковские документы
2. БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ
Если в них обнаружатся нестыковки, то придется создавать новый документ. Но и с теми документами, которые можно править, тоже заморочки. Ведь заверять придется лицу, которое подписало исходный документ, указав ФИО.
Игнорировать первичку не получится. Напомню, что штраф за ее отсутствие от 10 000 до 30 000 рублей. Плюс штрафы за оформление от налоговой, как самой организации, так и тем, кто ответственен за эти документы. Последним придется отдать за нарушения от 2 000 до 3 000 рублей. Еще не забудьте, что если не будет подтверждающего расходы документа, то эти расходы автоматически исключат из налогооблагаемой базы. А это причина, чтобы доплатить налог на прибыль. А ещё, а ещё, а ещё… С первичкой этих «а ещё» можно насобирать на целый томик «Войны и мира». Но если знаем, где можно упасть - подстилаем соломку.
Что можно сделать, чтобы обуздать первичку
Первое. В идеале подключить ЭДО, если процессы предполагают большой объем дистанционного получения документов. Это во многом ускорит взаимодействие с партнерами и упростит ведение налоговой отчетности.
Второе. Если у вас облачная бухгалтерия, то бесплатно протестируйте сервисы типа Мегадок. Он помогает с загрузкой документов в 1С в ручном и автоматическом режиме.
Сейчас подходящий момент попробовать облачную 1С. Мы в 42Clouds дарим бесплатный месяц аренды 1С при подключении до 11.11.21 по кодовому слову «skills».
Третье. Если вы пользователь локальной версии 1С, то можно начать с сервиса Fasta. Он доступен не только для облачной 1С, но и для локалки. Это сервис- виртуоз: до 30 секунд на одну страницу без дублей и ошибок. К тому же обмен первичкой с контрагентами возможен прямо в 1С.
Когда вы подключите сервис, то больше никогда не будете вводить руками в 1С:
- счет-фактуру
- ТОРГ-12
- акты выполненных работ
- счета на оплату
- паспорт РФ
Поэтому смело берите чашку кофе в руки, теперь они свободны :)
Навык под номером 2
Настроить резервное копирование
Звучит просто, да? А теперь представьте, что в самый ответственный момент вы теряете данные. Все.
Не допустить проще, чем потом испытать 50 оттенков безысходности.
Вот алгоритм настройки автоматического резервного копирования:
Шаг 1 - зайти в «Администрирование» — «Обслуживание».
Шаг 2 - открыть подраздел «Резервное копирование и восстановление».
Шаг 3 - перейти по ссылке «Настройка резервного копирования».
Шаг 4 - поставить флажок «Выполнять автоматическое резервное копирование» и выбрать «Регулярно по расписанию» (тут настраивается частотность) или «При завершении работы» — тогда резервная копия будет создаваться при завершении сеанса администратора.
Шаг 5 - в поле «Каталог для сохранения резервных копий» указывать путь к папке, где будут храниться резервные копии. Это может быть и текущее рабочее место, и другой компьютер, и внешний носитель.
Шаг 6 - выбрать срок, в течение которого программа будет хранить резервные копии. Или количество копий, например, только последние десять.
Шаг 7 - нажать кнопку «Готово».
Эти 7 шагов обезопасят вас от форс-мажора и сглаза. Но учтите, что хранить резервные копии на одном компьютере рискованно. Гораздо безопаснее - использовать облачное хранилище.
Навык под номером 3
Уметь быстро проверять контрагентов
Важно быть начеку в отношении контрагентов. Это связано и с пресловутой первичкой, и с налоговой проверкой. Ведь налоговая может изъять документы не только у организации, которую проверяет, но и у контрагентов, с которыми сотрудничает проверяемый бизнес. Это поясняется в Письме ФНС от 17.09.2021. Поэтому работаем на опережение и проверяем контрагентов заблаговременно. Для этого есть специальные сервисы.
Нужно сверить представленные контрагентом данные:
- Адрес регистрации в ЕГРЮЛ (в случае если контрагент ООО)
- ФИО руководителя (в случае если контрагент ООО)
- ИНН
- ОГРН
Дополнительные параметры для анализа партнеров:
- Оцените источники дохода контрагента
- Подумайте о заказчиках контрагентов: сколько их, надежны ли они?
- Есть ли ликвидные активы у контрагента (на случай возникновения долга)?
- Нет ли долга у вашего партнера перед кем-то еще?
- Оцените в ретроспективе взаимодействие контрагента с вами и другими партнерами: на сколько он ответственен и в срок ли он выполняет свои обязательства?
Если всё говорит о том, что контрагент надежный, то за этот блок можно не беспокоиться. Можно настроить процессы работы с партнерами и не дергаться по этому поводу.
Какое резюме напрашивается после этого списка hard skills? Проще выработать рабочие привычки, которые упростят не только будничные задачи, но и период «контрольных срезов». Поэтому забирайте 3 навыка в копилку высокоэффективных бухгалтеров.
Эксперт 42Clouds по автоматизации бизнеса и бухучета Александра А.
Начать дискуссию