Когда образуется дебиторская задолженность
Дебиторка образуется в следующих ситуациях:
предоплата. Компания внесла аванс, но необходимый товар или услугу пока не получила;
отсрочка. Клиент воспользовался услугами или заказал товары, но выбрал отсроченный платеж в качестве оплаты. В результате образуется дебиторская задолженность у поставщика, пока клиент не оплатит всю сумму;
переплата. Может возникнуть по товарам, услугам, налогам, зарплате и другим платежам;
штрафы. Например, компания столкнулась с нарушением установленных сроков при поставке заказов и обратилась в суд. Поставщик признал свою вину и должен уплатить пени и штрафы, связанные с неустойкой.
Почему важно работать с дебиторской задолженностью
Если не вести учет и не контролировать дебиторскую задолженность, бизнес столкнется с просрочками, дебиторка будет накапливаться и велик риск кассового разрыва. Давайте разберемся, как управлять дебиторской задолженностью и не отпугнуть клиентов.
«Подготовительная» работа
Перед началом сотрудничества с контрагентом вы можете «подстраховаться» и обезопасить себя от проблем с дебиторской задолженностью. Например, выполнить следующие действия:
собрать всю доступную информацию о партнере до подписания договора. Если у него есть долги перед другими контрагентами, возможно, не стоит начинать с ним работу;
попросить предоплату (возможно частичную) перед началом сотрудничества;
внести в текст контракта последствия за неустойки;
материально стимулировать сотрудников, если клиенты и контрагенты своевременно вносят платежи (этот пункт мы разберем ниже);
страховать предпринимательские или финансовые риски;
уменьшить в договоре срок на обязательное претензионное урегулирование.
Это предварительные шаги, некоторые из них вы можете использовать как до начала сотрудничества с контрагентом, так и в процессе.
А теперь давайте разберемся, что делать с уже имеющейся дебиторской задолженностью. Составили подробный чек-лист, как работать с дебиторкой и на что обратить внимание.
Чек-лист: как работать с дебиторской задолженностью
Шаг 1. Ведите учет дебиторской задолженности
Это необходимый этап, чтобы понимать, с чем нужно работать. Соберите все данные о задолженностях, группируйте их по менеджерам, договорам и клиентам. Не забудьте зафиксировать размер долга, срок оплаты и контактные данные клиентов и контрагентов.
Шаг 2. Разбейте дебиторку на категории
Рекомендуем разбить дебиторскую задолженность на 5 групп:
будущая. Платежи, срок погашения которых еще не наступил;
текущая. Деньги, которые должны поступить в текущем периоде;
просроченная. Платежи, которые не перечислили в срок;
проблемная. Деньги, которые сложно взыскать с контрагента;
безнадежная. Долги контрагентов, у которых истек срок давности или те, которые невозможно получить.
Шаг 3. Назначить ответственных
В зависимости от категории дебиторской задолженности могут быть разные ответственные лица. Работу с текущей дебиторской задолженностью можно поручить менеджерам по продажам. С проблемной задолженностью лучше справятся юристы, а с безнадежной — бухгалтер (он сможет грамотно ее списать).
Шаг 4. Подготовьте инструкции
Разработайте регламенты и порядок действий при работе с дебиторской задолженностью. Сотрудники будут понимать, как действовать в той или иной ситуации и смогут оперативно принимать подходящие решения.
Шаг 5. Установите критерии для классификации дебиторской задолженности
Безнадежная дебиторская задолженность – это всегда убытки для бизнеса. Важно определить и проинформировать сотрудников, когда возвращать задолженность не имеет смысла, а когда за деньги можно «побороться».
Шаг 6. Подготовите скрипты звонков и шаблоны писем
Менеджерам по продажам и другим работникам приходится напоминать об оплате. Чтобы упростить работу вашим сотрудникам, подготовьте скрипты и шаблоны.
Шаг 7. Используйте KPI при работе с дебиторской задолженностью
Финансовая мотивация не помешает при работе с дебиторкой. Используйте KPI, чтобы сотрудники эффективнее работали с взысканием долгов.
Шаг 8. Предлагайте клиентам досрочно оплатить товары или услуги
Например, за досрочную оплату предложите клиенту скидку на товар или доставку. Но не увлекайтесь, чтобы самому не уйти в минус.
Шаг 9. Напомните клиенту о себе
С клиентами приятно оставаться в дружеских отношениях. Поэтому попробуйте напомнить о платеже за 5–10 дней до наступления срока оплаты. Так вы повысите шансы на получение денег в нужный вам период.
Шаг 10. Используйте акты сверки
Акт сверки — это документ, который помогает сверить информацию о платежах с вашей стороны и со стороны контрагента. Предположим, сотрудник на стороне клиента что-то перепутал и забыл вам перевести деньги. Когда вы отправите партнеру акт сверки, он увидит, что ошибка на стороне его компании, и, скорее всего, исправит ситуацию.
Как работать с дебиторской задолженностью: итоги
Как вы уже поняли, волшебных инструментов при работе с дебиторкой нет. Но есть проверенный и пошаговый алгоритм действий, который гарантированно приведет к снижению сумм дебиторской задолженности и поможет эффективно управлять этим процессом.
Идеальный гид по быстрой интеграции платежных систем с 1С
Забирайте бесплатный чек-лист для успешного запуска
Реклама: ООО «ЭР Софт», ИНН: 7716509296, erid: LjN8KFAn3
Начать дискуссию