Как составить график отпусков на 2025 год

До 17 декабря 2024 года все организации обязаны утвердить график отпусков. В этой статье разберем, как его правильно составить, утвердить и что делать, если потребуется внести изменения. Также расскажем о штрафах за отсутствие или несоблюдение графика отпусков.

График отпусков, согласно ст. 123 ТК — это документ, который упорядочивает предоставление оплачиваемых отпусков сотрудникам в течение календарного года. Этот документ важен как для работодателя, так и для сотрудников.

Кто должен составлять график отпусков и как это сделать

График отпусков составляют все компании, за исключением микробизнеса и некоммерческих организаций. Форма документа законом не регламентирована. Вы можете использовать стандартную форму Т-7, доработать ее под свои нужды или создать собственный шаблон. Например, можно включить лист ознакомления и собирать подписи сотрудников.

Учет мнений сотрудников и согласование с профсоюзом

Работодатель вправе учитывать пожелания сотрудников о датах отпусков, но не обязан. Однако при составлении графика он должен согласовать его с представительным органом работников (например, профсоюзом).

Минтруд подчеркивает, что график отпусков, как и любой локальный нормативный акт, требует согласования с профсоюзом.

Что важно помнить при составлении графика

Основные и дополнительные отпуска. Оплачиваемый отпуск может быть основным и дополнительным. К дополнительным относятся отпуска для работников с вредными условиями труда, ненормированным графиком и др.
Льготные категории сотрудников. Есть сотрудники, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, например:
- ветераны,
- доноры,
- многодетные родители,
- супруги военнослужащих,
- молодые специалисты до 18 лет.
Кого нужно добавить в график. В графике должны быть указаны все штатные сотрудники, включая совместителей и тех, кто работает по срочному договору. Исполнителей и подрядчиков, работающих по договорам ГПХ, включать не нужно.
Точная дата начала отпуска. В графике должны быть указаны даты начала отпуска, а не только месяц. Перенос или продление отпуска возможны только по согласованию с сотрудником (ст. 124–125 ТК). Одностороннее изменение графика запрещено.
Разделение отпуска. Сотрудники могут делить отпуск на части, но важно фиксировать такие изменения, чтобы избежать вопросов со стороны трудовой инспекции.
Исполнение графика отпусков. График должны соблюдать обе стороны. Заявление на отпуск, запланированный в графике, писать не обязательно, но работодатель должен издать приказ и ознакомить с ним сотрудника. Приказ служит основанием для выплаты отпускных и подтверждает факт предоставления отпуска.

Отпуск вне графика могут получить:

сотрудники-новички, которых не было в компании на момент составления графика;
сотрудники из льготных категорий.

Ответственность за отсутствие или несоблюдение графика отпусков

За отсутствие утвержденного графика компании грозят штрафы:

30 000-50 000 руб. за первое нарушение (ст. 5.27 КоАП),
до 70 000 руб. при повторном нарушении.

Индивидуальные предприниматели заплатят меньше:

до 5 000 руб. за первое нарушение,
до 20 000 руб. за повторное.

Для должностных лиц санкции могут быть еще строже: за повторное нарушение сотрудника могут дисквалифицировать на срок до трех лет.

Как создать график отпусков в 1С

Сформировать график отпусков удобно в программе «1С:Зарплата и управление персоналом». Чтобы это сделать, перейдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Графики, переносы отпуска».

Выберите команду «Создать» и документ «График отпусков».

В открывшемся окне укажите дату документа. Вы можете заполнить документ вручную или загрузить готовый график из файла.

Чтобы заполнить табличную часть документа вручную, выберите команду «Подбор» или «Добавить» и добавьте нужных сотрудников.

Укажите период отпуска для каждого сотрудника. Период отпуска предварительно согласовывается с руководителем и самим сотрудником.

Проверьте, что отпуска не пересекаются друг с другом у сотрудников одного подразделения. График отпусков должен утвердить руководитель компании или уполномоченные лица.

После того как вы заполните график отпусков, выберите команды «Записать» и «Провести». Нажмите на кнопку «График отпусков» и сформируйте печатную форму документа.